1. Die 2006 Jaarlikse Opname vir openbare gewone skole sal aanlyn plaasvind deur middel van die SOBIS-databasis. Privaatskole is nog nie op die SOBIS-databasis ingesluit nie en word dus versoek om die konvensionele jaarlikse opnamevorm in te vul en die terugsendingsprosedure te volg soos aangedui op die opnamedokumentasie wat aan privaatskole uitgereik is.
2. Soos aangedui in Minuut 0005/2006, behoort SOBIS die Departement in staat te stel om inligting oor bestaande leerders te redigeer, om geregistreerde leerders oor te plaas na skole, om nuwe leerders van buite op SOBIS te registreer, om leerders tussen skole oor te plaas en om die besonderhede uit die kits- en jaarlikse opnames aanlyn te werwerk en te redigeer
3. Instandhouding van die akkuraatheid van die Databasis

Dit is van kardinale belang dat alle transaksies met die databasis wat by ‘n skool uitgevoer word, afgehandel moet word sodat die leerderkomponentdata vir die jaarlikse opname daaruit verkry kan word. Dit beteken dat ALLE

  • oorplasings na,

  • oorplasings uit,

  • nuwe registrasies,

  • deregistrasies,

  • bywerk van vakkeuses vir VOO-bandleerders, en

  • bywerk van leerderinligting in velde soos buitemuurse aktiwiteite deur die skool ingevul moet word.

Alle skole wat by SOBIS ingesluit is, is gewys hoe om transaksies met die databasis uit te voer. Bykomende hulp is beskikbaar van die veldverteenwoordigers van Deloitte en SAB&T, die inbelsentrum by telefoonnommer 0800 204 800, en die SOBIS-kantoor by enige van die volgende telefoonommers: 021 467 2289/ 2290/ 2291/ 2292/ 2293/ 2294/ 2295 / 2297/ 2220/ 2221.

Bykomende funksies in die databasis word tans ontwikkel en dit is dus noodsaaklik dat die personeel wat die SOBIS-stelsel by skole in stand hou, bewus bly van nuwe SOBIS-ontwikkelings deur middel van die nuusbrokkies wat voorsien word.

Let daarop dat die registrasie van Senior Sertifikaat-kandidate in 2006 via SOBIS sal geskied. Die Direktoraat: Eksamens sal skole binnekort omtrent die nuwe proses inlig.
4. Jaarlikse Aanlynopname
4.1 Leerderkomponent (Afdeling 2)

Die aanlynopnameverslag sal slegs die opnamedata korrek weerspieël nadat al die oorplasings, nuwe registrasies en deregistrasies afgehandel is. Die prinsipaal en die SOBIS-bestuurspan moet seker maak dat alle databasis-transaksies afgehandel is ten einde die stelsel in staat te stel om die korrekte totale vir die skool saam te stel.

Die prinsipaal moet die korrektheid van die jaarlikse-opnamesyfers wat vir die skool se leerderkomponent saamgestel is, afteken deur op die afteken-knoppie te klik en ‘n afskrif van elke bladsy vir die skool se rekords te druk. Die aftekenproses kan plaasvind vanaf Woesdag, 15 Maart 2006, maar moet afgehandel wees op Dinsdag, 28 Maart 2006.
4.2 Ander komponente (Afdelings 1, 3, 4 en 5)

Afdeling 1: Die algemene inligting oor die skool sal voorsien word met ruimtes waarin enige veranderinge aangedui kan word.

Afdeling 3: Ingevulde fisiesehulpbrontabelle sal voorsien word indien inligting beskikbaar is. Anders moet skole self hierdie tabel invul deur die korrekte inligting in te tik.

Afdeling 4: Hulpbron- en toerustingtabelle sal voorsien word en dit moet deur elke skool ingevul word.

Afdeling 5: Finansiële vrae moet ook deur elke skool beantwoord word.
4.3 Jaarlikse Aanlynopname: Aftekening
4.3.1 Sodra die onderskeie afdelings van die aanlynopname tussen 15 en 28 Maart afgehandel is, moet elke afdeling se afteken-knoppie geklik word om die finale afhandeling van daardie afdeling aan te dui.
4.3.2 Druk asseblief elke afgetekende afdeling uit en liasseer ‘n getekende en gedateerde afskrif vir die skool se rekords.
4.3.3 Elke skool se vordering met die invul van die afdelings van die jaarlikse opname sal gemonitor word en elke aftekening sal outomaties op die databasis aangeteken word.
5. SOBIS-prysuitdeling en die Konsortium
5.1 ‘n Prysuitdelingsfunksie sal op 22 Maart 2006 gehou word. Pryse, gegrond op ‘n aantal kriteria, sal aan skole oorhandig word wat by uitnemendheid die instelling en funksionering van SOBIS by die skool ‘n uitstekende sukses gemaak het. Skole sal in kennis gestel word.
5.2 Die opdrag van die konsortium is uitgebrei sodat hulle ‘n oudit op 100 skole oor die provinsie heen kan uitvoer om vas te stel of daar ‘n betroubare korrelasie is tussen die SOBIS-databasis en die werklike situasie by skole. Die proses is tans aan die gang en sal voortduur tot Mei 2006.
6. Vanaf 1 April 2006, moet alle SOBIS-navrae gerig word aan die Direktoraat: Onderwysnavorsing by telefoonnommer 021 467 2290 of 467 2289, of aan die nommers wat hierbo gegee word.
7. Dankie vir u samewerking en geduld met die inwerkingstelling van hierdie nuwe stelsel.


GETEKEN: F.A. BOOYSE
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2006:03:03