| 1. |
'n Voorraadopname het by WKOD kantore begin en sal tot 24 November 2006 voortduur.
|
| 2. |
Die diensverskaffer, Ngubane & Kie, sal u kantore besoek om die opname te maak, alle toerusting wat nie met die laaste opname gemerk is nie asook toerusting wat daarna aangekoop is met 'n strepieskode-etiket te merk en ook die "RSA"-merk op ongemerkte toerusting aan te bring.
|
| 3. |
Verseker asseblief dat:
|
| 3.1 |
'n batekontroleur aangestel is wat die diensverskaffer kan help om onduidelikhede uit te klaar en om toegang tot kantore te vergemaklik. Die bate- kontroleur is die persooon wat beheer uitoefen oor die inventarisitems en wat alreeds deur u kantoor geïdentifiseer is. 'n Aanstellingsbrief van u batekontroleur is aangeheg vir u ondertekening (Hoofkantoor uitgesluit).
|
| 3.2 |
die diensverskaffer toegang tot alle kamers en persele verkry.
|
| 3.3 |
sleutels tot geslote kantore (personeel wat met verlof of uitstedig is) verkry en beskikbaar gestel word.
|
| 3.4 |
alle items wat in 'n kabinet of kas gehou word, beskikbaar gestel word vir verifikasie en die merk daarvan.
|
| 3.5 |
alle skootrekenaars, kameras, rekenaars, ens. wat aan beamptes uitgereik is, vir ouditdoeleindes beskikbaar gestel word.
|
| 3.6 |
alle privaat eiendom in kantore duidelik met die woorde, "PRIVAAT EIENDOM" op die regterkant gemerk is en dat daardie items nie 'n strepieskode-etiket ontvang of in die inventaris opgeneem word nie.
|
| 3.7 |
alle uitgediende (nie in gebruik nie of stukkende) meubels en toerusting duidelik geïdentifiseer is.
|
| 3.8 |
'n 24 uur-bindingstydperk toegelaat word nadat die strepieskode-etiket aangebring is om te verhoed dat die etiket verlore raak.
|
| 3.9 |
meubels en toerusting nie gedurende die oudit tussen kantore verskuif word sonder dat die batebestuurder in kennis gestel is nie.
|
| 3.10 |
'n lys van meubels en toerusting wat van een kantoor na 'n ander geskuif is sedert die voorraadopname van Januarie 2006 aan die diensverskaffer beskikbaar gestel word.
|
| 4. |
Alle Verantwoordelikheidsbestuurders sal 'n uitdrukstuk ontvang wat die voorraaditems van alle kantore onder hul beheer reflekteer, en wat hulle binne 48 uur na ontvangs van die uitdrukstuk moet afteken. (Enige verskuiwing van meubels en toerusting na hierdie periode moet op die verskuiwingsvorms aangebring word soos uiteengesit is in Omsendbrief 28/2005 van 25 Mei 2005).
|
| 5. |
'n Getekende oorspronklike inventaris moet agter elke deur van elke kamer geplaas word en 'n getekende kopie moet geliasseer word.
|
| 6. |
Kopieë van alle getekende inventarisse moet op leêr geplaas word by die spesifieke kantoor/direktoraat en die proses moet deur die batekontroleur bestuur word.
|
| 7. |
Enige navrae oor die inhoud van hierdie minuut kan aan die volgende persone gerig word:
Mnr D Scholtz 021 467 2799
Mnr D Jacobs 021 467 2012
|
| 8. |
U samewerking sal waardeer word.
|
GETEKEN: W.L. CARELSE
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2006:10:25
|