Ingevolge artikel 40(1)(c) van die Wet op Openbare finansiële Bestuur moet hierdie departement jaarlikse finansiële state aan die ouditeur-generaal voorlê teen 31 Mei 2006. Dit is dus nodig om die Departement se boeke voor 30 April 2006 te sluit. Die sluitingsdatum wat voorsien word, is 26 April 2006. Gedwonge sluiting sal deur die Nasionale Tesourie geaktiveer word in geval ‘n departement nagelaat het om sy boeke betyds af te sluit en om hierdie rede word ‘n dringende beroep gedoen op alle partye om te let op die volgende paragrawe en te verseker dat die nodige vereistes en verantwoordelikhede nagekom is.

Die verwerking van betalings vir Maart 2006 op BAS moet voltooi wees teen nie later nie as 12:00 op 31 Maart 2006. LOGIS-betalings moet voltooi wees teen nie later nie as 28 Maart 2006. ‘n Dringende beroep word gedoen op alle rolspelers om te verseker dat soveel betalings as moontlik vir die 2005/2006-finansiële jaar voorgelê word.

R&V-voorskotte affekteer nie die sluiting van die finansiële jaar nie en die normale BAS-betaaldatums sal steeds van toepassing wees. Aangesien R&V-uitgawes slegs teen bewilligde fondse belas word nadat die eis geprosesseer is, is dit belangrik dat alle uitstaande eise vir die 2005/2006-finansiële jaar betyds geprosesseer moet word. Aangesien hierdie eise op PERSAL geprosesseer word, moet hulle nie later nie as op 17 Maart 2006 ingedien word. Enige eise wat na hierdie datum ingedien word, sal teen die 2006/2007-finansiële jaar belas word. In die geval dat ‘n eis minder is as die voorskot, moet alle verskille voor 31 Maart 2006 terugbetaal word .

Alle kantore verantwoordelik vir die uitreiking van BAS-kwitansies moet verseker dat kwitansies vir Maart 2006, ongeag die depositodatum, verreken word in verrekeningsmaand Maart (03) en dat alle kwitansies in afwagting, op BAS toegewys is.

Alle kleinkasuitgawes tot op 31 Maart 2006 moet gedurende Maart verreken word.

Dit is noodsaaklik dat die korrekte posdatums te alle tye op BAS gebruik word, veral wanneer joernaalinskrywings t.o.v. korreksies vir die 2005/2006 finansiële jaar gedurende Maart vasgelê word. Alle magtigers moet ook seker maak dat joernale met inskrywings t.o.v. Maart 2005 betyds binne hulle werkvloei gemagtig word.

Alle uitstaande transaksies met ‘n status van open, reject, to be rejected, incompl, tobeact, tobeau en rejauth moet onderhou, gemagtig of gekanselleer word. ‘n Uitstaande transaksieverslag per funksionele area (betalings, joernale, ens.) kan op BRS aangevra word by die Reporting functionality (Other Reports). Die gebruikers hiervoor verantwoordelik kan van hierdie verslag geïdentifiseer word vir die doeleindes van die finalisering van die uitstaande transaksies. Alternatiewelik kan ‘n Outstanding Transaction Enquiry-dialoog nageslaan word vir die uitstaande transaksies vir die areas van die Creditor Management en Creditor Payment-funksionele areas. Die keerdatum vir uitstaande transaksies wat aangesuiwer moet word is 15 April 2006.

Die verantwoordelike beamptes moet verseker dat alle Bank- en Persal-inskakelingsuitsonderings uitgeklaar word voor finale sluiting. Die BAS-stelselkontroleur moet verseker dat alle Persal-lopies ingeskakel het op die BAS en dat die BMG-inskakelings ook plaasgevind het.

Die Bankweseafdeling moet verseker dat alle dringende betalings (NAPS) op BAS vasgelê is vir die 2005/2006-finansiële jaar. ‘n Bankrekonsiliasie moet saamgestel word vir Maart 2006 om die bankstaat te balanseer soos op 31 Maart 2006.

Om bates-en-lasterekeninge korrek op die finansiële state te klassifiseer is dit noodsaaklik dat die nodige stappe gedoen word om hierdie rekeninge uit te klaar om die korrekte balanse te reflekteer, bv. kredietbalanse op skuldrekeninge. In die geval van beleggingsrekeninge van spesiale fondse moet die balanse gerekonsilieer word vir doeleindes van finale state.

Ten opsigte van bedrae wat deur ander departemente verskuldig is, is dit ‘n vereiste dat sertifikate van bevestiging van uitstaande bedrae ingedien word vir ouditdoeleindes vir elke departement met wie die WKOD ‘n transaksie aangegaan het. Briewe van bevestiging moet uitgestuur word binne een maand na jaareinde (m.a.w. 30 April) en teruggestuur word nie later nie as 25 Mei 2006, om departemente in staat te stel om die korrekte balanse in hulle finansiële state te reflekteer.

Alle inkomste wat vir die finansiële jaar ontvang is, moet gereeld toegewys en oorbetaal word aan die Provinsiale Inkomstefonds.

Die voorlopige sluiting van die 2005/2005-finansiële jaar, d.w.s. Maart 2006, sal plaasvind op 21 April 2006. Dit impliseer dat slegs BAS-gebruikers wat aangeneem is met periode-opening en -sluitingsfunksies (Rekeningekontroleur) in staat sal wees om verdere regstellings (joernale) vir Maart 2006 te prosesseer voor finale afsluiting wat op 26 April 2006 sal plaasvind. Alle BAS-gebruikers word versoek om te verseker dat al die nodige aanpassings gemagtig is voor bogenoemde voorlopige afsluitingsdatum, nl. 21 April 2006.

U hartlike samewerking en voldoening aan bogenoemde vereistes sal hoog op prys gestel word.