Wanneer handboeke by die skool afgelewer word, gaan die skool die faktuur na, onderteken dit en liasseer 'n afskrif van die afleweringsnota. Handboektitels en -hoeveelhede word in die skool se inventaris aangeteken. Die boeke word gestempel en 'n unieke nommer gegee.

Op die eerste dag van die skooljaar teken leerders vir elke boek wat aan hulle uitgereik is op 'n lys teenoor elke boek se nommer. Getekende boeklyste word deur die prinsipaal of die boekkomitee bewaar. In sommige skole het elke leerder 'n boeklys wat deur die leerder en die ouers onderteken moet word. Die boeke moet oorgetrek word sodat hulle langer hou.

Gedurende die eerste week van die derde kwartaal moet die leerders al hulle handboeke skool toe bring sodat dit deur die klasonderwysers nagegaan kan word. In sommige skole word 'n handboekkontroledag een keer per kwartaal gehou om te bepaal watter boeke op die lys verlore geraak het. Ouers word van verlore boeke in kennis gestel en word gevra om hulle te vervang of hulle vervangingswaarde te betaal. Leerders word boekrekeninge gegee en hulle word gereeld daaraan herinner. Die skool koop die boek(e) van 'n verskaffer aan en reik die nuwe boek(e) aan die leerder uit.

Aan die einde van die skooljaar word boeke by die vakonderwyser ingehandig op die dag waarop die eksamen afgelê word. Die onderwyser gaan elke boek na teen die boek se nommer en die leerder se naam. Andersins neem die handboekkomitee die handboeke in wat leerders na die boekestoor toe bring en gaan dit na teen die boeklyste.

'n Rekord word bygehou van boeke wat verlore is, betaal is en vervang is. Aan die einde van die jaar rapporteer die handboekkomitee aan die prinsipaal oor die aantal boeke wat uitgereik is en die aantal wat vir elke titel terugontvang is. Die algehele persentasie boeke wat teruggevorder is, word bereken. Die verslag sluit af met aanbevelings oor hoe om hierdie persentasie terugvorderings in die volgende jaar te verhoog.