1. Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) het ‘n nuwe Sentrale Onderwysbestuursinligtingstelsel ontwikkel wat dit onder andere moontlik maak dat die beweging van leerders en personeel na, binne en vanuit die stelsel gevolg kan word. Hierdie stelsel sal inligting aangaande elke individuele leerder en personeellid bevat en deurlopend bygewerk word. Aanvanklik sal hierdie stelsel van toepassing wees op alle openbare gewone skole en spesiale skole.
2. Die bekendstelling en aanvangs van hierdie stelsel begin in Julie 2005.
3. Die huidige dataversamelingsproses is baie omslagtig en tydrowend en onderhewig aan verskeie soorte onakkuraathede. Die oorskakeling na ‘n elektroniese stelsel vir die versameling van gegewens sal baie van die huidige tydrowende en moeisame datahanteringstake op skool- sowel as hoofkantoorvlak uitskakel. Die invoer van ‘n elektroniese stelsel sal ook die voordele inherent tot webgebaseerde oplossings meebring.
4. Betroubare data sal ook die doeltreffende voorsiening van onderwysbronne en -personeel aan skole bevorder en die administratiewe las wat op skole rus, verlig.
5. Skole en OBOS’e sal ten volle ingelig word aangaande die aard en werking van die SOBIS gedurende promosietoere wat in Julie 2005 sal begin. Die WKOD het ‘n eksterne diensverskafferskonsortium, Deloitte en SAB&T, aangestel om die versameling van alle leerder- en personeeldata te behartig. Hierdie data sal oorgedra word na die sentrale databasis. Skole sal bekendgestel word aan die diensverskaffer gedurende hierdie sessies en sal ook die nodige dokumentasie ontvang.
6. Die individuele leerder- en personeelinligting sal voltooi word op eenmalige sensusvorms wat as dokumentêre bewys behou sal word. Die versameling van hierdie data sal deur die skool en die diensverskaffer behartig word. ‘n Niegekoppelde programmatuuroplossing sal gebruik word om hierdie inligting in elektroniese formaat op die databasis te omskep en om dit op die databasis vas te lê. Alle leerder- en skoolpersoneeldata behoort teen Oktober 2005 in die sentrale databasis vasgelê te wees.
7. Na bevorderings aan die einde van die jaar sal alle leerders per skool in die sentrale databasis geklassifiseer word óf as bevorder na die volgende graad óf as steeds in dieselfde graad. Die onaktiewe leerders van ‘n skool (daardie leerders wat nie deel vorm van die promosieuitslae nie) sal van die skoolrekord verwyder word. Die sensus sal dan voltooi word en aan elke leerder sal ‘n unieke WKOD-verwysingsnommer toegeken word, wat daardie leerder sal behou tot hy of sy die stelsel verlaat.
8. Vanaf Januarie 2006 sal enige leerderbeweging in die stelsel deur ‘n stelsel van aanvanklike inskrywingsvorms of oordragvorms gereël word wat in die SOBIS vasgelê sal word.
9. Die rol van die prinsipaal en die gedelegeerde skooladministrateurs sal sentraal tot die behoorlike funksionering van die SOBIS staan. Dit is daarom van kritieke belang dat skole die SOBIS-proses van die begin af korrek moet verstaan en administreer en die stelsel op die voorgeskrewe wyse in stand moet hou.
10. ‘n Baie omvattende netwerk van samewerking sal tussen die skooladministrasie, die kringbestuurder en die SOBIS-administrateurs sal by die hoofkantoor gehandhaaf moet word.
11. Die Promosietoerprogram
No.DuurItemAanbieder
1.30 minRegistrasieDeloitte-admin
2.10 minVerwelkoming en
bekendstellings		OBOS Direkteur
3.50 minAanbieding – Behoefte aan en
aard van die nuwe stelsel		Dir: Onderwysnavorsing
4.30 minLogistiek van dataversamelingDeloitte-admin.
5.60 minUitdeel van pakette – uitruil
van inligting		Deloitte-admin.
6.20 minAfsluitingKringbestuurder/ IKT

12. Ons wil graag almal wat betrokke is bedank dat hulle hulle pligte nagekom het om sodoende ‘n administratiewe stelsel te skep wat tot die wedersydse voordeel van al die onderwysinrigtings kan dien.


GETEKEN: P. PRESENT
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2005:07:14