1. Dit kom toenemend voor dat amptenare tydelike lêers self open. Hierdie lêers is nie op die Wes-Kaap Onderwysdepartement se Aanlyn- Elektroniese Lêeropsporingstelsel (LOS) geregistreer nie en strepieskodeplakkers word nie op die lêers aangebring nie. Die gevolg is dat daar nie behoorlike rekord van die betrokke lêers bestaan nie.
2. Hierdie optrede is strydig met die bepalings van die Wet op die Nasionale Argief en Rekorddiens van Suid-Afrika, 1996 (Wet 43/1996), aangesien dit ‘n vereiste is dat alle korrespondensie op die goedgekeurde liasseerstelsel in die toepaslike amptelike lêers geliasseer moet word. Verder is dit ‘n vereiste dat alle amptelike lêers deur registrasiepersoneel geopen, op die LOS geregistreer en van ‘n strepieskode voorsien moet word.
3. Ten einde te verseker dat daar aan die bogemelde voorskrifte voldoen word, word Hoofkantoorbeamptes versoek om seker te maak dat alle tydelike lêers deur registrasiepersoneel geopen word sodat dit in die register vir geopende lêers aangeteken en van ‘n strepieskodeplakker voorsien kan word. Dit is ook noodsaaklik dat registrasiepersoneel die tydelike lêers vernietig sodra die oorspronklike lêers opgespoor word en die korrespondensie daarop oorgeplaas is.
4. Tydelike lêers wat nie aan argiefvoorskrifte voldoen nie en nie oor strepieskodes beskik nie, sal nie as amptelike lêers beskou word nie en moet nie deur toesighouers aanvaar word nie.
5. Enige navrae in verband met die inhoud van hierdie minuut kan gerig word aan: 
Me M Fick   (021) 467 2758
Me F Manie  (021) 467 2756
6. Bring asseblief die inhoud van hierdie minuut onder die aandag van alle belanghebbendes.


GETEKEN: WL CARELSE
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2005:09:29