1. U word hiermee in kennis gestel van ‘n bedrogskema wat ‘n ernstige bedreiging vir die finansies van u skool kan inhou. Die bedrogskema kan die volgende behels:
1.1 ‘n Skool (skool A) ontvang ‘n oproep van ‘n persoon wat hom/haar voorstel as ‘n amptenaar van die een of ander staatsdepartement en die skool meedeel dat ‘n bedrag geld die skool toekom. ‘n Gepaste rede sal dan verskaf word oor hoekom dié bedrag skool A sou toekom en dat hierdie bedrag in die skool se bankrekening inbetaal sal word.
1.2 Skool A word dan later weer deur dieselfde persoon geskakel om te sê dat die geld in die skool se bankrekening inbetaal is en die depositostrokie aan die skool gefaks word. Die bedrag op die depositostrokie is heelwat meer as wat aanvanklik aan die skool gesê is die skool sal ontvang. ’n Rukkie later word die skool weer geskakel en meegedeel dat ‘n fout begaan is deurdat te veel geld in die skool se bankrekening betaal is en dat die verskil skool B toekom. Hy/sy sal dan versoek dat hierdie bedrag in skool B se bankrekening betaal word. Die bankbesonderhede van skool B word dan verskaf. Later dieselfde dag of die volgende dag sal ‘n ander persoon wat hom/haar as die prinsipaal van skool B voordoen, skakel en bevestig dat die bedrag sy/haar skool toekom.
1.3 Gewoonlik sal skool A skool B betaal sonder om die deposito te verifieer. Heelwat later, gewoonlik met ontvangs van die bankstate, sal skool A die fout agterkom en besef dat die oorspronklike deposito gestop is of dat daar nooit enige deposito gemaak is nie.
2. Skole word ernstig versoek om, wanneer hulle ‘n soortgelyke oproep ontvang, die volgende in gedagte te hou:
2.1 Skole word skriftelik, op die amptelike WKOD-briefhoof, van finansiële toekennings in kennis gestel.
2.2 Alle betalings vind via elektroniese oorbetaling plaas. Kontant- en tjekbetalings is deur hierdie provinsie uitfaseer.
2.3 ‘n Skool moet aandring op ‘n skriftelike versoek om die terugbetaling van fondse wat sogenaamd verkeerd oorbetaal is.
2.4 Terugbetalings moet slegs plaasvind nadat die maandelikse bankstate met die kasboek gerekonsilieer is en die Beheerliggaam die betaling goedgekeur het. Betalings tussen skole moet sover moontlik vermy word.
3. Bring asseblief die inhoud van hierdie minuut onder die aandag van alle belanghebbendes.
4. U samewerking word waardeer.


GETEKEN: EI MEYER
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2005:10:26