| 1. |
Ten einde te verseker dat faksimileedienste by Hoofkantoor (Grand Central Towers en Goue Akker-gebou) en OBOS'e glad verloop, is faksmasjiene aan die onderskeie komponente toegewys. |
| 2. |
Ten spyte daarvan word klagtes soos die volgende steeds by Hoofkantoor ontvang:
Faksnommers is beset. Fakse kom nie by hulle bestemmings uit nie. Navrae wat per faks gerig word, word nie beantwoord nie. Faksfasiliteite word nie gebruik vir dit waarvoor hulle bedoel is nie, naamlik die ontvangs en versending van dringende amptelike korrespondensie. Fakse is te lank. Dit is nie alleen onekonomies nie, maar bring ook mee dat die telefoonlyn waaraan die masjien gekoppel is vir lang tydperke beset bly. Dit veroorsaak opeenhopings, vertragings en onnodige navrae. Die inligting kan per gewone of voorkeurpos, wat meer doeltreffend is, versend word. Die meeste inligting kan per e-pos versend word. Faksfasiliteite word vir private doeleindes aangewend. Minder dringende inligting wat deur die bodediens behartig kan word, word tussen kantore te Hoofkantoor gefaks. Daar word nie rekord gehou van inkomende/uitgaande fakse nie.
|
| 3. |
Ten einde die doelmatige en ekonomiese aanwending van faksimileedienste te verseker en dienslewering te verbeter, word die volgende maatreëls onmiddellik van krag: |
| 3.1 |
Beheermaatreëls rakende faksfasiliteite
Slegs fakse tot ‘n maksimum van 5 bladsye mag voortaan versend word. Indien 'n boodskap hierdie perk oorskry, moet dit goedgekeur word deur ‘n assistentdirekteur of 'n beampte met 'n gelykwaardige of hoër rang. Beamptes moet hulle werksaamhede so beplan dat die behoefte aan die uitstuur van fakse beperk word. Beamptes wat faksboodskappe goedkeur, moet hulle name in drukskrif onderaan hulle handtekeninge aanbring. Die Algemene Registrasie op die 6de vloer van Grand Central Towers is verantwoordelik vir algemene faksfasiliteite by hoofkantoor en moet, om onnodige vertraging met die aflewering van fakse te vermy, op die hoogte gehou word van verskuiwings en roterings. In die geval van OBOS'e moet sodanige inligting aan die Hoofregistrasieklerk wat vir algemene faksfasiliteite verantwoordelik is, voorsien word. (besonderhede hieronder) Die instruksies op die aangehegte goedgekeurde vorm vir faksboodskappe (WKOD-33) moet streng nagekom word, dit wil sê slegs swart ink en drukletters moet gebruik word. Slegs beamptes met 'n rang gelyk aan of hoër as Senior Beampte mag boodskappe goedkeur. In plaas van fakse moet die bestaande bodediens gebruik word vir die versending van dringende korrespondensie tussen die onderskeie direktorate by Hoofkantoor. Daar kan ook vir hierdie doel van die departementele sneldiens gebruik gemaak word. Die finansiële implikasies van faksboodskappe moet in ag geneem word voordat goedkeuring vir die versending daarvan verleen word. (Die eenheidskoste van faksboodskappe word op dieselfde grondslag as dié van telefoonoproepe bereken.) Die aangehegte pro forma-register moet vir rekord-, kontrole- en navraagdoeleindes ingevul word deur die afdeling verantwoordelik vir die versending/ontvangs van fakse. Hierdie register moet te alle tye beskikbaar wees vir inspeksie deur die oudit- en rekordbestuurkomponente. Alle fakse wat ontvang of versend word, moet deur die direktoraat verantwoordelik daarvoor op die WKOD se Gevallebestuurstelsel (GBS) aangeteken word. Die vergunning om amptelike faksfasiliteite vir privaatdoeleindes te gebruik, kan in hoogs uitsonderlike en verdienstelike gevalle deur senior beamptes gemagtig word.
|
| 4. |
Enige navrae in hierdie verband kan gerig word aan me M Fick 021 467 2758 of me F Manie 021 467 2756. |
| 5. |
Bring asseblief die inhoud van hierdie minuut onder die aandag van alle belanghebbendes. |
GETEKEN: W.L. CARELSE
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2004:11:02
|