1. Afgesien van die natuurlike konsentrasie van dokumente rondom spesifieke datums, soos die aanvang van die skooljaar, is daar by personeel wat met verlof gaan en graag die dokumente by hulle terugkeer vroeg in Januarie geredigeer en vertaal wil ontvang 'n tendens om die dokumente eers in Desember by die Taaldiens in te dien. Dit beteken dat taalkundiges verantwoordelik vir die redigering en vertaling van 'n dokument nie die betrokke personeellid kan raadpleeg oor aspekte daarvan nie en dat buitengewone druk op die Taaldiens geplaas word as van sy lede ook met verlof is.
2. Dit het dus vir die Taaldiens nodig geword om te versoek dat die volgende dokumente vir verspreiding aan skole vir die aanvang van die nuwe skooljaar ingedien word teen nie later nie as 15 November van die vorige jaar:
2.1 Enige dokument wat langer is as 2 bladsye en redigering in meer as een taal, en vertaling in 'n ander taal/ander tale, vereis
2.2 Enige dokument wat langer is as 10 bladsye en redigering in meer as een taal vereis
3. Enige dokumente soos die bogemelde wat na 15 November ontvang word, sal nie prioriteit geniet nie en sal ooreenkomstig normale prosedures gehanteer word.
4. Waar moontlik, moet die vertaling van dokumente in Afrikaans/Engels/Xhosa onderneem word deur lede van die betrokke direktoraat of afdeling, aangesien hulle meer bekend is met die spesifieke terminologie. Die oorspronklike dokument kan by die Taaldiens vir redigering ingedien word voordat dit vertaal word, en al drie taalweergawes kan dan ingedien word vir finale redigering en om in ooreenstemming met mekaar gebring te word.


GETEKEN: M.J. CHILES
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2004:09:17