1. ‘n Nuwe stelsel van drukwerk en verpakking met hoofsaaklik die volgende ten doel, sal vanjaar geïmplementeer word.
  • Digitale drukwerk op A3-papier wat in boekvorm gevou is

  • Unieke strepieskode op elke individuele vraestel (word vanjaar op ‘n beperkte groepie vraestelle getoets)

  • Plastiekverseëling van alle vraestelle

  • Die verpakking en lewering van vraestelle aan skole in sessie-volgorde. Dit sal verseker dat die korrekte vraestelle uit die kluis geneem word.

2. Let asseblief op die volgende definisies:

Binnesak - Groen (vir HG) of geel (vir SG) plastiekomhulsel (Dit vervang die bruin koevert en die deursigtige plastieksakkie.)

Buitesak - Deursigtige sak wat die binnesakke van ‘n sessie bevat (Dit vervang die klein kartondosies waarin die vraestelle in die verlede verpak is.)

3. Die nuwe proses is soos volg:
3.1 Druk en verseëling van eksamenvraestelle

Vraestelle word op A3-blaaie gedruk en in A4-boekvorm aan skole voorsien. Alle binnesakke word voorsien van ‘n wit etiket waarop ‘n strepieskode, die naam van die vak en die aantal vraestelle aangedui word. Vraestelle word verseël in eenhede van 2, 5, 10, ens. en dan vir SG in ‘n geel plastiekomhulsel (binnesak) en vir HG in 'n groen plastiekomhulsel (binnesak).

3.2 Verpakking van vraestelle
3.2.1 Eksamenvraestelle word per sentrum, per besending en per sessie verpak. ‘n Sessie verteenwoordig ‘n datum en die tyd, bv. 11-10-2004 om 9:00, ongeag die aantal vraestelle wat geskryf word. Sessie 2 is byvoorbeeld op 11-10-2004 om 14:00.
3.2.2 Binnesakke van ‘n spesifieke sessie word in 'n buitesak/buitesakke verseël. ‘n Sentrum kan verskeie buitesakke vir een sessie ontvang, veral wanneer dik vraestelle en groot getalle kandidate betrokke is. Elke buitesak word voorsien van ‘n groot wit etiket waarop die inhoud aangedui word. Benewens die buitesakke kry sentrums ook ‘n oorkoepelende verpakkingslys (per besending) wat die inhoud van die totale besending sal aantoon.
3.2.3 Die deursigtige buitesakke word verpak in groot kartondose wat stewig gekram en met wit plastiekbande verseël word.
3.3 Aflewering van vraestelle by skole
3.3.1 Prinsipale word versoek om by ontvangs die aantal kartondose baie noukeurig te tel voordat hulle die afleweringsnota onderteken.
3.3.2 Die kringbestuurder, prinsipaal en hoofopsiener moet teenwoordig wees as die vraestelle na ontvangs gekontroleer word. Die buitesak moet versigtig met ‘n skêr langs die stippellyn oopgeknip word sodat die herverseëlingsgedeeltes van die buitesak en die verseëlingsgedeeltes van die binnesakke nie oopgeknip word nie. Binnesakke mag onder geen omstandighede tydens die aanvanklike kontroleproses oopgemaak word nie. (Let asseblief daarop dat buitesakke twee verseëlings het. Die eerste verseëling word gebruik om vraestelle te verseël voordat hulle aan skole versend word. Die tweede verseëling wat eers bereik kan word as die buitesak oopgeknip word, is vir die herverseëling daarvan na afloop van die kontroleproses.)
3.3.3 Sodra die inhoud van elke buitesak individueel gekontroleer is, moet dit onder leiding van die kringbestuurder weer herverseël en volgens sessienommer in die betrokke inrigting se kluis gepak word. Die herverseëling van die buitesakke is baie belangrik, aangesien departementele, nasionale en eksterne moniteerders tydens hulle besoeke aan eksamensentrums sal kyk hoe die vraestelle in die buitesakke herverseël is.
3.3.4 Die volgende sertifiseringsproses moet op die dag van die betrokke eksamensessie in die eksamenlokaal voor die kandidate geskied. Die hoofopsiener en die opsiener moet op die aangewese plek op die plastiekbinnesak (geel/groen) sertifiseer dat die binnesak ongeskonde is, dat die korrekte vraestelle volgens die eksamenrooster op die regte tyd oopgemaak word en dat die eksamen ingevolge die regulasies afgeneem word. Nadat dit op elke binnesak gedoen is, mag hulle oopgeknip word. Die leë plastieksakkies moet weer in die buitesak geplaas word en na afloop van die eksamen vir ouditdoeleindes/ondersoek na enige moontlike onreëlmatighede in die inrigting se kluis bewaar word.
4. Indien u enige navrae rakende die nuwe proses het, skakel gerus vir mnr CA Berry by 021 467 2265 of mnr A du Toit by 021 467 2955.
5. Bring asseblief die inhoud van hierdie minuut onder die aandag van alle betrokkenes.


GETEKEN: A.P. CLAUSEN
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2004:09:20