| 1. | Die Nasionale Minister van Basiese Onderwys het die regulasies vir die betaling van kompensasie vir die vrystelling van die betaling van skoolgeld aan skole wat skoolgeld vra in nasionale kwintiel 4- en 5-skole in Staatskoerant No. 33971 van 28 Januarie 2011 uitgereik. |
| 2. | Kompensasie vir die vrystelling van die betaling van skoolgeld sal altyd vir die vorige skooljaar wees, bv. kompensasie wat in 2018 betaal word, is vir vrystellings wat gedurende die 2017-skooljaar toegestaan is. |
| 3. | Die volgende vrystellings van die betaling van skoolgeld sal vir wettige eise in aanmerking kom: |
| 3.1 | 'n Leerder wat outomaties vrygestel word aangesien hy of sy 'n weeskind is of deur sy of haar ouers verlaat is. |
| 3.2 | 'n Leerder aan wie 'n armoedeverwante staatstoelaag betaal word. |
| 3.3 | 'n Leerder wie se ouers aansoek gedoen het om vrystelling van die betaling van skoolgeld en wie se aansoek deur die beheerliggaam toegestaan is (let daarop dat die aansoek en notule van die betrokke beheerliggaamvergadering vir skoolouditdoeleindes beskikbaar moet wees). |
| 4. | Tydsraamwerke
Skole moet teen 29 Junie 2018 die kompensasieproses vir skoolgeldvrystellings finaliseer. Alle eise moet teen 31 Mei 2018, volgens die proses soos uiteengesit in hierdie omsendbrief, op SOBIS gefinaliseer wees om genoeg tyd toe te laat vir die ouditproses wat in paragraaf 6 genoem word. Geen laat aansoeke sal aanvaar word nie. Elke aansoek sal deur die distrikskantoor bekragtig word en by Hoofkantoor vir betaling ingedien word. Betalings sal dan jaarliks voor of op 15 November aan kwalifiserende skole gemaak word. Datums vir die 2018-proses (vrystelling van die betaling van skoolgeld wat gedurende 2017 toegestaan is):
|
| 5. | Proses
Alle aansoeke moet via SOBIS ingedien word. Die minimum inligting wat vir die aansoek nodig is, is die skool se naam, OBIS-nommer, skool se straatadres - wat vooraf ingevul en deur die skool verskaf moet word, die naam en kontakbesonderhede van die persoon wat die vorm voltooi het, die totale getal leerders wat by die skool ingeskryf is, die lys met leerders wat in die vorige jaar van die betaling van skoolgeld vrygestel is, asook die Leerder-ID (SOBIS-nommer) van elk van hierdie leerders. Die proses is soos volg:
|
| 6. | Ouditering
Bylae B van die Staatskoerant sluit die riglyne vir die ouditeur in. Die volgende dokumente moet by die ouditeur ingedien word:
Die ouditeur moet die dokumente gebruik om die korrektheid van die inligting wat verskaf is te verifieer. Waar ondersteunende dokumentasie slegs in elektroniese formaat beskikbaar is, moet die ouditeur toegang tot die inligting versoek. Die ouditeur moet die toepaslike afdeling op die aansoekvorm voltooi en onderteken. Alle nienakoming en foutiewe inligting wat tydens die oudit geidentifiseer word, moet aangedui word. Die kringbestuurder moet alle nodige wysigings tydens die bekragtigingsproses aanbring. Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) sal nie . aansoek aanvaar wat nie deur die ouditeur onderteken is nie, of waar die ouditeur die geldigheid van die aansoek bevraagteken het nie. Die aansoeke moet as deel van die jaarlikse oudit van elke skool geoudit word. Die geouditeerde aansoekvorm moet by die kringbestuurder by die distrikskantoor ingedien word. Alle inligting wat ontvang is, sal onderhewig wees aan 'n geldigverklaringproses deur die WKOD. Indien daar bevind word dat enige inligting vals is, sal die betrokke skool onderhewig wees aan 'n sanksie wat kan insluit dissiplinere optrede teen die prinsipaal wat die inligting geverifieer het en/of die terugverkryging van enige betaling wat gemaak is. Laat indiening (d.i. na 29 Junie 2018), onvolledige inligting, gewysigde inligting, verkeerde inligting en inligting wat in 'n verkeerde formaat ingedien is, sal die aansoek ongeldig maak. Die oorspronklike, voltooide aansoekvorm (nie 'n afskrif nie) moet ingedien word. 'n Afskrif sal nie aanvaar word nie. Let asseblief daarop dat die WKOD slegs aansoekvorms, wat deur SOBIS verskaf word, sal aanvaar. |
| 7. | Berekening
Met die voltooiing van die bekragtigingsproses sal die WKOD die totale waarde van die eise wat ontvang is, bepaal. Daarna sal skole ingelig word of hulle kwalifiseer en die bedrae wat hulle sal ontvang. Die bedrag wat 'n skool per leerder ontvang, word soos volg bereken:
Voorbeelde van berekeninge:
Slegs wanneer al die eise ontvang is en die totale bedrag bepaal is, sal die WKOD in staat wees om te bepaal of 100% van 'n skool se eis betaal kan word. Hierdie totale bedrag sal onderhewig wees aan die totale jaarlikse begroting vir hierdie intervensie. Fondse sal voor of op 15 November gedurende die jaar waarin die aansoek gemaak is, aan kwalifiserende skole oorgeplaas word. |
| 8. | Hierdie omsendbrief vervang Omsendbrief 0004/2017. |
| 9. | Enige navrae aangaande die voltooiing van die aansoekvorm kan gerig word aan die kringbestuurder by die toepaslike distrikskantoor. |
GETEKEN: LJ ELY
WAARNEMENDE HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2018:01:29
