| 1.1 |
Die doel van hierdie omsendbrief is om distrikskantore en skole oor die prosedure vir die verkryging van meubels en toerusting in 2019 vir 2020 in te lig. |
| 1.2 |
Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) het 'n driejaar-meubelkontrak om meubels te vervaardig en aan alle skole in die Wes-Kaapprovinsie te verskaf. Hierdie kontrak sluit 31 skoolmeubelitems op die aangehegte skoolmeubelkatalogus (Bylae A) in. Skole mag slegs items vanaf die lys met meubel- en toerustingitems op die aangehegte WCED 026A- en 026B-vorms (Bylaes B en C) aanvra. |
| 1.3 |
Meubels moet op die WCED 026A-vorm (Bylae B) aangevra word. |
| 1.4 |
Toerusting moet op die WCED 026B-vorm (Bylae C) aangevra word. |
| 2. |
Prosedure vir die prioritisering en verkryging van bykomende meubels en toerusting vir bestaande skole (aanvullings) |
| 2.1 |
Alle versoeke vir meubels en toerusting van bestaande skole moet teen 01 Februarie 2019 op die korrekte vorm by die skool se kringbestuurder ingedien word. |
| 2.2 |
Die WCED 026A-rekwisisievorm vir meubelaanvullings en die WCED 026B-rekwisisievorm vir toerustingaanvullings moet volledig ingevul en dan ook geteken word. |
| 2.3 |
Distriksdirekteure of hul afgevaardigde amptenare sal meubel- en toerustingversoeke in alle kringe evalueer en 'n prioriteitslys met items ooreenkomstig die beskikbare begroting saamstel. Dit impliseer dat nie alle meubels en/of toerusting wat deur skole aangevra word, geprioritiseer kan word as die koste van die versoeke die beskikbare begroting oorskry nie. Hierdie prioriteitslys sal teen 22 Februarie 2019 na die Hoofdirektoraat: Distrikte vir goedkeuring gestuur word. |
| 2.4 |
Die afgevaardigde amptenare by distrikskantore sal skole skriftelik in kennis stel of hul versoeke of gedeeltes daarvan goedgekeur, gewysig of afgekeur is. Daar word aanbeveel dat skole met hul onderskeie kringbestuurders opvolg om navraag te doen oor watter aangevraagde meubel- en/of toerustingitems geprioritiseer is. |
| 2.5 |
Die Direktoraat: Inrigtingshulpbronondersteuning by Hoofkantoor sal aan die begin van die nuwe boekjaar, wat op 01 April 2019 'n aanvang neem, bestellings vir die goedgekeurde meubels en toerusting verwerk en plaas. |
| 3. |
Waarborgtydperk en defektiewe meubels |
| 3.1 |
Die meubels en toerusting het 'n eenjaar-waarborgtydperk vanaf die afleweringdatum by skole met die volgende bepalings: |
| 3.1.1 |
Skole wat defektiewe meubels ontvang het, moet Hoofkantoor betyds in kennis stel deur 'n skriftelike verslag na die volgende e-posadres te stuur: Moya.Paterson@westerncape.gov.za |
| 3.1.2 |
Die WKOD sal met verskaffers skakel om herstelwerk of vervanging so gou as moontlik te reël. |
| 3.2 |
Defektiewe meubels of toerusting wat nog herstel kan word, moet na behore geberg word om verdere skade te verhoed. |
| 3.3 |
Indien skole meubels direk van verskaffers af bestel, sal betaling vir sodanige bestellings vir die rekening van die skool wees. |
| 3.4 |
Skole word aangeraai om gebruik te maak van hul jaarlikse norme-en-standaarde-toekenning en skoolfondse vir die aankoop en/of instandhouding van meubels en toerusting wat nie deur die distrikskantoor geprioritiseer is nie. |
| 4. |
Hantering van meubels en toerusting by skole |
| 4.1 |
Skole moet 'n verkrygingskomitee stig, wat verantwoordelik sal wees vir die hou van bygewerkte rekords van meubels en toerusting in die skool se besit (kyk die riglyne, Basiese Finansiele Stelsel vir Skole). |
| 4.2 |
Uitgediende meubels of toerusting moet afgeskryf en verwyder word nadat 'n besluit by 'n verwyderingsvergadering daaroor geneem is. Die notule van die vergadering moet sodanige besluit weerspieël en by die skool op rekord gehou word. |
| 4.3 |
'n Afskrif van die minuut waarna in paragraaf 4.2 verwys word, moet na Moya.Paterson@westerncape.gov.za gestuur word om te verseker dat die Subdirektoraat: Toerusting by Hoofkantoor die skool se elektroniese meubel- en toerustingrekord, wat voorheen deur die skool vasgelê is, op SOBIS bywerk. Alle meubels en toerusting wat by skole afgelewer word, sal deur die Subdirektoraat: Toerusting by Hoofkantoor op SOBIS vasgele word. |
| 4.4 |
Skole moet hul inventarisrekords jaarliks bywerk (insluitend bykomende meubels aangekoop met hulle eie geld, voorraad in hulle besit, voorraad wat verwyder is, en tekorte aan voorraad) en sodanige rekords aan die Subdirektoraat: Toerusting by Hoofkantoor verskaf. Hierdie rekords moet gebruik word om vas te stel of daar 'n behoefte aan aanvullende meubels en toerusting is. |
| 4.5 |
Ten einde bates teen diefstal te beveilig, word skole aangemoedig om alle meubels en toerustingitems duidelik te merk. |
| 5. |
Dankie vir u samewerking in hierdie belangrike aangeleenthede. |
GETEKEN: BK SCHREUDER
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2018:11:09
|
 |