1. Hierdie omsendbrief is hersien en herroep Omsendbrief: 0040/2007 in sy geheel.

2. Ingevolge artikel 38(1)(d) van die Wet op Openbare Finansiele Bestuur, (WOFB), 1999 (Wet 1 van 1999), moet elke bestuurder 'n stelsel in plek he vir die beheer en beveiliging van bates. Die Hoof van die Departement moet ook 'n bateregister he wat die presiese ligging van sodanige bates aandui. 'n Volledige rekord moet gehou word van alle Aklas verrekenbare items (bv. tafels, stoele, rekenaars, faksmasjiene en ander arbeidsbesparende toestelle) wat in die besit van die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) is.

3. Na afloop van die onlangse voorraadopname, is 'n inventaris van al die items (meubels en toerusting) wat aan elke amptenaar toegeken is, deur die betrokke amptenaar onderteken en agter die deur van elke ligging waarvoor hulle verantwoordelik is, geplaas. Die items moet dus daar wees wanneer die ouditeur-generaal die bateregister oudit.

4. In Omsendbriewe 0028/2005 en 0041/2005, gedateer 23 Mei 2005 en 17 Augustus 2005 onderskeidelik, is amptenare versoek om geen bates tussen kantore te verskuif sonder om die Direktoraat: Verkrygingsbestuur van sodanige verskuiwings in kennis te stel nie. 'n Verskuiwingsvorm moet vir hierdie doel voltooi word.

5. Gedurende die voorraadopname vir 2017/18 en die voorlegging van die bateregister vir ouditering, is opgemerk dat verantwoordelikheidsbestuurders dikwels nie voldoen het aan die maatreels wat in die bogenoemde omsendbriewe uiteengesit is nie, aangesien voorraaditems sonder die voorlegging van verskuiwingsvorms verskuif is.

6. Alle verantwoordelikheidsbestuurders word weereens versoek om die volgende prosedures streng na te kom:
6.1 Geen item mag uit 'n ligging verskuif word tensy 'n verskuiwingsvorm (Bylae A) voltooi en goedgekeur is nie.
6.2 Enige item wat gesteel of vermis raak, moet ingevolge die verliesbeheerprosedure, dadelik by die departementele verliesebeheerbeampte asook die batebestuureenheid aangemeld word sodat die bateregister bygewerk kan word.
6.3 Indien daar 'n tekort aan enige item is of enige item oortollig/beskadig is, moet die betrokke batebestuurafdeling, deur middel van 'n surplusse/tekorte vorm (Bylae B), in kennis gestel word. Die batebeheerbeampte(s) sal dan die nodige prosedures volg en die behoorlik voltooide en ondertekende vorm aan die batebestuursafdeling (vir die aandag van mnr HG Barnes) by Hoofkantoor voorsien. Geen ondiensbare/onbenutte item(s) mag in die gang of naby hysbakke gelaat word nie. In sodanige gevalle moet kennis van die oortollige items per rekwisisie gegee word, vergesel van 'n voltooide PGWC 002-vorm, sodat die betrokke item(s) verwyder kan word.
6.4 Die batebestuureenheid moet ook van alle aankope, geskenke en verskuiwings in kennis gestel word om te verseker dat die bateregisters deurlopend bygewerk word.
6.5 Indien enige nuwe toerusting direk by 'n kantoor deur 'n verskaffer afgelewer word, byvoorbeeld, rekenaars (tafel- of skootrekenaar) of meubels, moet dit dadelik by die batebestuureenheid aangemeld word, waarna die eenheid sal reel vir die merk en aanbring van staafkodes op die items en die bateregister dienooreenkomstig bywerk. Vir tafelrekenaars, moet aangedui word wie die gebruiker sal wees, die rekenaar se presiese ligging asook die toepaslike reeksnommer. Dit is die taak van die amptenare om met die Sentrum vir e-Innovasie te reel om die rekenaars te installeer. Indien 'n bestaande rekenaar vervang word, moet die besonderhede van die vervangde rekenaar voorsien word en die afskryf daarvan aangevra word deur van 'n Log 1- rekwisisievorm gebruik te maak. Al hierdie inligting word benodig om die bateregister by te werk.
6.6 Indien 'n staafkode-etiket van enige item los of verlore raak, moet dit dadelik by die batebestuureenheid aangemeld word wat dan sal help om die etiket weer aan te heg of te vervang.

7. Verantwoordelikheidsbestuurders word ook versoek om 'n amptenaar aan te stel (een vir elke direktoraat of distrikskantoor) wie se posbeskrywing die take van 'n batebeheerder vir die betrokke direktoraat of distrikskantoor moet insluit ('n posbeskrywing vir 'n batebeheerder is hierby aangeheg as Bylae C). Elke verantwoordelikheidsbestuurder sal versoek word om die naam van die persoon wat aangestel is, aan mnr A Betz by die volgende adres te stuur:

Kamer 620, 6de Vloer Grand Central Towers Kaapstad


8. Dit is die voorneme dat die instruksies vervat in hierdie omsendbrief te alle tye nagekom word in 'n gees van wedersydse samewerking.

9. Navrae rakende die inhoud van hierdie omsendbrief kan aan die volgende amptenare gerig word:

Mnr A Betz tel. 021 467 2805
Mnr H Barnes tel. 021 467 2049

10. Verantwoordelikheidsbestuurders word versoek om alle personeel van die inhoud van hierdie omsendbrief in kennis te stel.


GETEKEN: BK SCHREUDER
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2018:09:10

"Public Finance Management Act (PMFA), 1999 (Act 1 of 1999)"  (grootte: 487 KB)
Bylae A: "Asset Movement Form"  (grootte: 52 KB)
Bylae B: "Reporting of Surpluses/Shortages"  (grootte: 55 KB)
Bylae C: "Job description - Asset controller"  (grootte: 60 KB)