1. Inleiding
1.1 Die doel van hierdie omsendbrief is om distrikskantore en skole oor die prosedure vir die verkryging van meubels en toerusting in 2018 vir 2019 in te lig.
1.2 Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) het 'n driejaarmeubelkontrak om aanvullende meubels te vervaardig en aan alle skole in die Wes-Kaapse Provinsie te verskaf. Hierdie kontrak sluit 31 skoolmeubelitems op die aangehegte katalogus (Bylae A) in. Skole mag slegs items vanaf die lys met meubel- en toerustingitems op die aangehegte WCED 026A- en 026B-vorm (Bylae B en C) aanvra.
1.3 Meubels moet op die WCED 026A-vorm (Bylae B) aangevra word.
1.4 Toerusting moet op die WCED 026B-vorm (Bylae C) aangevra word.

2. Prosedure vir die prioritisering en verkryging van addisionele meubels en toerusting vir bestaande skole (aanvullings)
2.1 Alle versoeke vir meubels en toerusting vanaf bestaande skole moet teen 02 Februarie 2018 op die korrekte vorm by die skool se kringbestuurder ingedien word.
2.2 Die WCED 026A-rekwisisievorm vir meubelaanvullings en die WCED 026B-rekwisisievorm vir toerustingaanvullings moet volledig ingevul en dan ook geteken word.
2.3 Distriksdirekteure of hul gedelegeerde amptenare sal meubel- en toerustingversoeke in alle kringe evalueer en 'n prioriteitslys met items ooreenkomstig die beskikbare begroting saamstel. Dit impliseer dat alle meubels en/of toerusting wat deur skole aangevra word nie geprioritiseer kan word as die koste van die versoeke die beskikbare begroting oorskry nie. Die prioriteitslys sal teen 23 Februarie 2018 na die Hoofdirektoraat: Distrikte vir goedkeuring gestuur word.
2.4 Die gedelegeerde amptenare by distrikskantore sal skole skriftelik in kennis stel of hul versoeke of gedeeltes daarvan goedgekeur, gewysig of afgekeur is. Daar word aanbeveel dat skole met hul kringbestuurders opvolg oor watter aangevraagde meubel- en/of toerustingitems geprioritiseer is.
2.5 Vanaf die begin van die nuwe boekjaar, wat op 01 April 2018 begin, sal die Direktoraat: Inrigtingshulpbronondersteuning by Hoofkantoor bestellings vir die goedgekeurde meubels en toerusting verwerk en plaas.

3. Waarborgtydperk en defektiewe meubels
3.1 Die meubels en toerusting het 'n eenjaarwaarborgtydperk vanaf die datum van aflewering by die skole met die volgende bepalings:
3.1.1 Skole wat defektiewe meubels ontvang het, moet Hoofkantoor betyds in kennis stel deur 'n skriftelike verslag na die volgende e-posadres te stuur: Mpumelelo.Hendricks@westerncape.gov.za.
3.1.2 De WKOD sal met verskaffers skakel ten einde herstelwerk aan of vervanging van meubels en toerusting, wat binne die eerste jaar na ontvangs deur die skool onklaar geraak het, so spoedig moontlik te reël.
3.2 Defektiewe meubels of toerusting wat herstel kan word, moet behoorlik gestoor word om verdere skade te verhoed.
3.3 Indien skole sou besluit om meubels direk vanaf verskaffers te bestel, sal betaling vir sodanige bestellings vir die rekening van die skool wees.
3.4 Skole word aangeraai om gebruik te maak van hul jaarlikse norme-en-standaarde-toekennings en skoolfondse vir die aankoop en/of instandhouding van meubels en toerusting wat nie deur die distrikskantoor geprioritiseer is nie.

4. Bestuur van meubels en toerusting by skole
4.1 Skole moet 'n verkrygingskomitee stig, wat verantwoordelik sal wees vir die byhou van rekords van meubels en toerusting wat in die skool se besit is (kyk riglyne, Basiese Finansiele Stelsel vir Skole).
4.2 Uitgediende meubels of toerusting moet afgeskryf en verwyder word nadat 'n besluit by 'n beskikkingsvergadering daaromtrent geneem is. Die notule van die vergadering moet sodanige besluit reflekteer en by die skool op rekord gehou word.
4.3 'n Afskrif van die minuut waarna in paragraaf 4.2 verwys word, moet na Mpumelelo.Hendricks@westerncape.gov.za gestuur word om te verseker dat die Subdirektoraat: Toerusting en Meubels by Hoofkantoor die skool se elektroniese meubel- en toerustingrekord, wat voorheen deur die skool vasgele is, op SOBIS bywerk. Van nou af sal alle meubels en toerusting wat by skole afgelewer word deur die Subdirektoraat: Toerusting en Meubels by Hoofkantoor op SOBIS vasgele word. Skole sal steeds die geleentheid kry om addisionele meubels wat met hul eie fondse aangeskaf is van tyd tot tyd op SOBIS vas te le om bygewerkte meubel- en toerustingrekords te verseker.
4.4 Skole moet hul inventarisrekords jaarliks bywerk (inventarisvoorraad, beskikkings en tekorte). Hierdie rekords moet gebruik word om die behoefte aan aanvullende meubels en toerusting te bepaal.
4.5 Ten einde bates teen diefstal te beveilig, word skole aangemoedig om alle meubels en toerusting duidelik te merk.

5. Dankie vir u samewerking met hierdie belangrike sake.


GETEKEN: BK SCHREUDER
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2017:10:27

Bylae A: "School furniture catalogue 2016 - 2019"  (grootte: 626 KB)
Bylae B: WKOD 026A  (grootte: 25 KB)
Bylae C: WKOD 026B  (grootte: 21 KB)