1. In ooreenstemming met die bepalings van Omsendbrief 0005/2012 en 0024/2014, gedateer 10 Februarie 2012 en 11 Junie 2014 onderskeidelik, word bestuurders/toesighouers en prinsipale daaraan herinner dat daar van hulle vereis word om verlofvorms binne 14 dae na die gebruik van die verlof in te dien. Die doel van hierdie communique is om die bepalings van hierdie omsendbriewe te herhaal en af te dwing.

2. Die Departement word oorval met navrae van werknemers wat redes vir salarisaftrekkings vir verlof sonder betaling aanvra lank nadat die verlof gebruik is. In die meeste sodanige gevalle is verlof om verskeie redes nie deur die bestuurder/toesighouer of prinsipaal aanbeveel nie, die werknemer het nie voldoende verlofkrediet gehad nie, die 8-weke-reël was van toepassing, of daar was 'n gebrek aan bewyse om die aansoek om verlof te ondersteun. Hierbenewens is daar ook navrae waar die salarisse van werknemers, wat op kort kennisgewing om onbetaalde verlof aansoek gedoen het, nie gevries kon word nie, wat tot 'n oorbetaling ten opsigte van die salaris in plaas van verlof sonder betaling gelei het.

3. Ten einde die proses te versterk, en in 'n poging om die salarisoorbetaling binne die voorgeskrewe tydperk te verhaal, word die aandag van bestuurders/toesighouers en prinsipale op die volgende proses gevestig:
3.1 Sodra dit beskikbaar is, moet enige aansoek om verlof wat nie vir goedkeuring aanbeveel word nie dringend by die Department ingedien word, nie later nie as die voorgeskrewe 14 dae soos in die bogenoemde omsendbriewe uiteengesit. Dit is die bestuurder/toesighouer of prinsipaal se verantwoordelikheid om die werknemer in kennis te stel indien verlof nie aanbeveel word nie, asook die redes daarvoor. Origens word bestuurders/toesighouers en prinsipale versoek om die WKOD van die kontakbesonderhede van hierdie werknemers te voorsien (e-posadres en selfoonnommer). 3.2 Dit sal die Department in staat stel om dadelik verlof sonder betaling te implementeer en reëlings te tref om dit te verhaal.
3.2
3.3 Indien die werknemer onvoldoende verlofkrediet het, die 8-weke-reël oortree het, en/of daar 'n gebrek aan bewyse bestaan, sal verlof sonder betaling dadelik op PERSAL geimplementeer word om te reël dat die salarisoorbetaling verhaal kan word.
3.4 Wat aansoeke om onbetaalde verlof vir lang tydperke (d.w.s. onbetaalde studieverlof, oorsese besoeke, verlenging van kraamverlof, ens.) betref, sal sodanige verlof slegs oorweeg word indien die aansoek drie maande vooruit gedoen is om sodoende die Department in staat te stel om betyds vir die opskorting van die salaris vir die tydperk waarvoor aansoek gedoen is, te reël.
3.5 Eweneens word enige tydelike ongeskiktheidsverlof wat deur die Departement afgekeur word, ongeag of dit vir kort of lang tydperke is, op PERSAL geimplementeer om te reël dat die salarisoorbetaling binne die tydsraamwerk verhaal word, soos uiteengesit in die Beleid oor Ongeskiktheidsverlof en Aftrede weens Swak Gesondheid (PILIR).
3.6 Die Direktoraat: Diensvoordele sal werknemers van verlof sonder betaling (alle kategoriee) in kennis te stel. Dit sal gevolg word deur 'n brief wat deur die Direktoraat: Finansiele Rekeningkunde uitgereik sal word om hulle van die bedrag van die salarisoorbetaling, asook die besonderhede vir die verhaling daarvan in kennis te stel. Werknemers kry die geleentheid om na elke brief (vyf dae nadat die brief van die Direktoraat: Diensvoordele ontvang is, en 30 dae nadat die brief van die Direktoraat: Finansiele Rekeningkunde ontvang is) hul besorgdhede uit te spreek.

4. Die inhoud van hierdie omsendbrief moet asseblief onder die aandag van alle betrokkenes gebring word.


GETEKEN: BK SCHREUDER
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2017:07:11