1. Hierdie omsendbrief herroep Omsendbrief 0032/2016.

2. Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) het die volgende proses goedgekeur:
2.1 WKOD-inrigtings- en/of hoer-onderwysinrigtingslokale kan vir amptelike vergaderings gebruik word. Sodanige vergaderings vereis 'n samewerkingsooreenkoms (SWO), wat die inhoud van die aangehegte konsep-SWO (aangeheg as Bylae A) inkorporeer. Hierdie ooreenkoms moet voor die aanvang van die spesifieke geleentheid deur albei partye aangegaan en onderteken word. Die WKOD-ondertekenaar moet ten minste op direkteursvlak wees.
2.2 Die koste en die bepalings en voorwaardes wat op albei partye van toepassing is, moet sonder enige dubbelsinnigheid in die SWO gespesifiseer word. Hierdie koste kan redelike vergoeding vir addisionele uitgawes insluit wat die inrigting moet aangaan deur die toenemende gebruik van elektrisiteit, water (gebruik van toilette), toiletpapier en enige oudiovisuele fasiliteite en/of sekuriteitsdienste wat deur die inrigting voorsien word.
2.3 Sommige WKOD- en/of hoer-onderwysinrigtings kan spyseniering as deel van die verlangde diens aanbied. In sodanige gevalle sal bestedingsbeperkinge van toepassing wees en moet dit in die SWO gedokumenteer word.
2.4 Die daaglikse toelae (bestedingsbeperkinge), volgens die Provinsiale Riglyne, is soos volg:

Maaltyd/Drankie (nie-alkoholies) Maksimum daaglikse toelae (2017/18)
Middagete R67,20 (per dag)
Koffie/Tee/Koeldrank (hele dag) R21,72 (per dag)
2.5 Hierdie daaglikse toelae word jaarliks, deur die Departement van die Premier (DvdP), hersien. Die ooreengekome koste sal deur oordragbetalings aan die betrokke inrigting betaal word, soos ooreengekom tussen die partye in die SWO. Geen voorsiening word vir 'n tarief vir ontbyt en aandete gemaak nie, aangesien die verantwoordelike bestuurder hierdie spesifieke goedkeuring op die vlak van die betrokke takbestuurder (Adjunk-Direkteur-Generaal) moet motiveer.

3. Indien geen gepaste WKOD- en/of hoer-onderwysinrigtingsfasiliteit beskikbaar is nie, kan fasiliteite van ander staatsdepartemente of munisipaliteite gebruik word. In hierdie geval is die aanvaarde beginsel van die verkryging van die verlangde diens van die staatsektor van toepassing, en die kostekwotasie moet ooreengekom en in die SWO gedokumenteer word.

4. Indien geen WKOD- en/of hoer-onderwysinrigtingsfasiliteite of ander staatsdepartement of munisipaliteite egter beskikbaar is nie, sal die normale verkrygingsprosedures vir die verkryging van 'n fasiliteit en spyseniering van toepassing wees. In sodanige gevalle, sal die parameters binne die DvdP se riglyne van R85.14 per persoon per dag wees. Die verantwoordelike bestuurders moet egter, waar nodig, seker maak dat die voordele van skaalbesparings van die diensverskaffer verkry word deur kostevermindering te onderhandel.

5. 'n Bywoningsregister moet by alle vergaderings gehou word, en alle deelnemers moet hierdie register elke dag van die vergadering teken. Die getekende bywoningsregister moet as deel van die oordragbetalingsdokumente ingesluit word as bewys van bywoning.

6. Amptelike vergaderings wat langer as een dag duur moet so ver moontlik weens koste-implikasies vermy word. Indien dit egter noodsaaklik is dat geleenthede/vergaderings vir meer as een dag gereel word, moet die SWO wat aangegaan is die metode van terugbetaling vir spysenieringsdienste op die eerste en tweede of latere dae spesifiseer. In hierdie verband is dit belangrik dat bestuurders seker maak dat die RSVP-proses geimplementeer en streng nagekom word. Diensverskaffers sal vergoed word vir die voorbereiding van spyseniering vir die volle bywoningslys op die eerste dag en die werklike bywoning vir die daaropvolgende dae.

7. Wanneer WKOD-fasiliteite as 'n lokaal gebruik word, sal die bestaande Beleid oor Lugvervoer, Padvervoer en Verblyf vir Amptelike Doeleindes van toepassing wees op daardie afgevaardigdes wat noodwendig vereis word om by hotelle, gastehuise ensovoorts te oornag.

8. Hierdie prosedures sal vanaf 01 Junie 2017 van krag wees en moet onder die aandag van alle betrokkenes gebring word.


GETEKEN: BK SCHREUDER
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2017:05:06

Bylae A: "Memorandum of Agreement"  (grootte: 62 KB)