Skole moet hul eise vir kompensasie vir skoolgeldvrystelling teen 27 Mei 2016 op SOBIS vaslê. Geen laat aansoeke sal aanvaar word nie. Elke aansoek sal deur die distrikskantoor bekragtig word en by Hoofkantoor vir betaling ingedien word. Betalings sal dan jaarliks teen 15 November aan die kwalifiserende skole gemaak word.

Datums vir 2015 – eise vir die vrystelling van die betaling van skoolgeld

Alle aansoeke moet via die SOBIS ingedien word.

Die minimum inligting wat tydens die aansoek deur die skool voorsien moet word, is die skool se naam, OBIS-nommer, skool se straatadres, die naam en kontakbesonderhede van die persoon wat die vorm voltooi het, die totale getal leerders wat by die skool ingeskryf is, die lys van leerders wat in die vorige jaar van die betaling van skoolgeld vrygestel is, asook die unieke SOBIS-naspoornommer van elk van hierdie leerders.

Die proses is soos volg:

• Teken aan op SOBIS.
• Kies "Public Ordinary".
• Kies skool.
• Klik "proceed" en beweeg oor die "Administration" -kieslys, klik "School fee exemption" en klik "Capture Screen".
• Kies die leerder en voltooi die % vrystelling wat toegestaan is vir leerders waarvoor geëis word. Die inskrywingstydperk sal outomaties ingevul word. Voltooi en druk die eis. Dien in by die relevante persone vir ondertekening, nl. die voorsitter van die finansiële komitee, prinsipaal en voorsitter van die beheerliggaam. Dien dit saam met ondersteunende dokumentasie vir ouditering by die ouditeur in. Verwys na paragraaf 6 van hierdie omsendbrief.
• Nadat die oudit afgehandel is, dien die drukstuk (eis) by die relevante distrikskantoor in vir bekragtiging. Die skool en distrikskantoor met afgetekende kopieë vir rekord- en ouditdoeleindes hou. Alle ondersteunende dokumente moet by die skool gehou word. Moenie enige dokumente aan Hoofkantoor stuur nie.
• Wanneer hulle die eis bekragtig moet kringbestuurders die bekragtigde eis op EduInfoSearch uitdruk. Hierdie rekords moet by die distrikskantoor bewaar word in geval van navrae van Hoofkantoor.

Bylaag B van die Staatskoerant sluit die riglyne vir die ouditeur in. Die volgende dokumente moet by die ouditeur ingedien word:

• Finale departementele toekenning van norme en standaarde vir die betrokke jaar
• Geouditeerde finansiele state vir die betrokke jaar.
• Leerderbywoningsregisters vir die betrokke jaar.
• Kitsopname vir die betrokke jaar.
• Vrystellingsaansoekvorms en dokumente ter ondersteuning van die aansoek vir elke vrygestelde leerder (insluitende bewys van pleegsorg en gegewens van maatskaplike toelaag, waar van toepassing).
• Dokumentasie wat die vrystelling van elke vrygestelde leerder goedkeur.

Die ouditeur moet die dokumente gebruik om die korrektheid van die inligting wat verskaf is te verifieer.

Waar ondersteunende dokumentasie slegs in elektroniese formaat beskikbaar is, moet die ouditeur versoek om toegang tot die inligting te verkry.

Die ouditeur moet die toepaslike afdeling op die aansoekvorm voltooi en onderteken.

Alle nienakoming en foutiewe inligting wat tydens die oudit geïdentifiseer word, moet aangedui word. Die kringbestuurder moet alle nodige wysigings tydens die bekragtigingsproses aanbring.

Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) sal nie 'n aansoek aanvaar wat nie deur die ouditeur onderteken is nie, of waar die ouditeur die geldigheid van die aansoek bevraagteken het nie.

Die skole se aansoeke moet geoudit word as deel van die jaarlikse oudit van elke skool.

Die geouditeerde aansoekvorm moet by die Hoof: IBB by die distrikskantoor ingedien word.

Alle inligting wat ontvang is, sal onderhewig wees aan 'n geldigverklaringproses deur die WKOD. Indien daar bevind word dat enige inligting vals is, sal die betrokke skool onderhewig wees aan 'n sanksie wat kan insluit dissiplinere optrede teen die prinsipaal wat die inligting geverifieer het en/of die terugverkryging van enige betaling wat gemaak is. Laat indiening (d.i. na 24 Junie 2016), onvolledige inligting, gewysigde inligting, verkeerde inligting en inligting wat in 'n verkeerde formaat ingedien is, sal die aansoek ongeldig maak. Die oorspronklike, voltooide aansoekvorm moet ingedien word. 'n Afskrif sal nie aanvaar word nie. Let asseblief daarop dat die WKOD slegs aansoekvorms, wat deur SOBIS verskaf word, sal aanvaar.

Met die voltooiing van die bekragtigingsproses sal die WKOD die totale waarde van die eise wat ontvang is, bepaal, waarna skole ingelig sal word of hulle kwalifiseer en die bedrae wat hulle sal ontvang.

Die bedrag wat 'n skool per leerder ontvang, word soos volg bereken:

• Tydperk (aantal dae ingeskryf gedurende die jaar).
• Vrystellingspersentasie.
• N&S-toekenning per leerder.
• Geenskoolgelddrumpel (R1 116 vir 2015).

Voorbeelde van berekeninge:

Slegs wanneer al die eise ontvang is en die totale bedrag bepaal is, sal die WKOD in staat wees om te bepaal of 100% van 'n skool se eis betaal kan word. Hierdie totale bedrag sal onderhewig wees aan die totale jaarlikse begroting vir hierdie intervensie. Fondse sal teen 15 November gedurende die jaar waarin die aansoek gemaak is, aan kwalifiserende skole oorgeplaas word.