1. Inleiding
1.1 Die doel van hierdie omsendbrief is om distrikskantore en skole oor die prosedure vir die verkryging van meubels en toerusting in 2017 en 2018 in te lig.
1.2 Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) beskik oor 'n driejaarmeubelkontrak vir die voorsiening van meubels aan alle skole in die Wes-Kaapse Provinsie. Hierdie kontrak behels 31 skoolmeubelitems op die aangehegte katalogus (Bylae A). Skole mag slegs items versoek vanaf die lys met aanbevole meubelitems op die aangehegte WCED 026A-vorm (Bylae B).
1.3 Toerustingitems moet op die WCED 026B-vorm (Bylae C) versoek word.

2. Prosedure vir die prioritisering en verkryging van addisionele meubels en toerusting vir bestaande skole (aanvullings)
2.1 Alle versoeke vir meubels en toerusting vanaf bestaande skole moet teen 03 Februarie 2017 op die korrekte vorm by die skool se kringbestuurder ingedien word.
2.2 Die WCED 026A-rekwisisievorm vir meubelaanvullings en die WCED 026B-rekwisisievorm vir toerustingaanvullings moet ingevul word.
2.3 Distriksdirekteure sal meubel- en toerustingversoeke in alle kringe evalueer en 'n prioriteitslys van items ooreenkomstig die beskikbare begroting saamstel. Die prioriteitslys sal teen 24 Februarie 2017 na die Hoofdirektoraat: Distrikte vir goedkeuring gestuur word.
2.4 Distrikskantore sal skole skriftelik in kennis stel of hul versoeke of gedeeltes daarvan goedgekeur, gewysig of afgekeur is.
2.5 Die Direktoraat: Inrigtingshulpbronondersteuning by Hoofkantoor sal bestellings vir die goedgekeurde geprioritiseerde meubels en toerusting plaas.
2.6 Die meubels en toerusting het 'n eenjaarwaarborgtydperk vanaf die datum van aflewering by die skool met die volgende bepalings:
2.6.1 Skole wat defektiewe meubels ontvang het, moet Hoofkantoor betyds in kennis stel deur 'n skriftelike verslag na die volgende e-posadres te stuur: Mpumelelo.Hendricks@westerncape.gov.za.
2.6.2 Die WKOD sal met verskaffers skakel ten einde herstelwerk aan of vervanging van meubels en toerusting, wat binne die eerste jaar na ontvangs deur die skool onklaar geraak het, so spoedig moontlik te reel.
2.7 Indien skole meubels direk vanaf verskaffers bestel, sal betaling vir sodanige bestellings vir die rekening van die skool wees.
2.8 Skole word aangeraai om gebruik te maak van hul jaarlikse norme-en-standaarde-toekenning en skoolfondse vir die aankoop en/of instandhouding van meubels en toerusting wat nie deur die distrikskantoor geprioritiseer is nie.

3. Bestuur van meubels en toerusting by skole
3.1 Skole moet 'n verkrygingskomitee stig, wat verantwoordelik sal wees vir die byhou van rekords van meubels en toerusting wat in die skool se besit is (kyk riglyne, Basiese Finansiele Stelsel vir Skole).
3.2 Uitgediende meubels of toerusting moet afgeskryf en verwyder word nadat 'n besluit by 'n beskikkingsvergadering daaromtrent geneem is. Die notule van die vergadering moet sodanige besluit reflekteer en vir moniteringsdoeleindes beskikbaar wees.
3.3 Defektiewe meubels of toerusting wat herstel kan word, moet behoorlik gestoor word om verdere skade te voorkom.
3.4 Skole moet hul inventarisrekords jaarliks bywerk (inventarisvoorraad, beskikkings en tekorte). Hierdie rekords moet gebruik word om die behoefte aan aanvullings te bevestig en moet vir distriksmoniteringsdoeleindes beskikbaar gestel word.
3.5 'n Aanlyn inventarisstelsel is op SOBIS ontwikkel sodat skole hul inventarisrekords daarop kan vasle. Deur die loop van 2015 is 'n geleentheid aan alle skole gebied om hul beskikbare meubels en toerusting aanlyn vas te lê. Dit stel skole in staat om jaarliks hul meubel- en toerustingaanvullingsbehoeftes te bepaal en 'n inventaris vir ouditdoeleindes uit te druk.
3.6 Skole sal 'n geleentheid gebied word om jaarliks toegang tot SOBIS te verkry om hul meubel- en toerustinginventarisse aanlyn by te werk.
3.7 Ten einde bates teen diefstal te beveilig, word skole aangemoedig om alle meubel- en toerustingitems duidelik te merk.

4. Dankie vir u samewerking met hierdie belangrike sake.


GETEKEN: BK SCHREUDER
WAARNEMENDE HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2016:11:12

Bylae A: "School furniture catalogue 2016 - 2019"  (grootte: 626 KB)
Bylae B: WKOD-026 A  (grootte: 38 KB)
Bylae C: WKOD-026 B  (grootte: 29 KB)