| 1. |
Hierdie omsendbrief dien om omsendbriewe 22/2008, 27/2009, 24/2013, 30/2013 en 25/2014 te vervang. |
| 2. |
Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) het die impak wat die bogenoemde omsendbriewe op die implementering van prosedures veral by skole gehad het, oorweeg, en, na deeglike oorweging van die opsies, is die volgende proses aanvaar: |
| 2.1 |
WKOD-inrigting en/of hoeronderwyslokale kan gebruik word om seminare, werksessies, opleidingsessies, forumvergaderings en konferensies aan te bied. Sodanige geleenthede vereis 'n samewerkingsooreenkoms (SWO), wat die konteks van die aangehegte Konsep SWO (aangeheg as Bylaag A) inkorporeer wat, voor die spesifieke geleentheid plaasvind, deur albei partye onderteken moet word. Die WKOD-ondertekenaar moet ten minste op direkteursvlak wees. |
| 2.2 |
Die koste en die bepalings en voorwaardes wat op albei partye van toepassing is, moet sonder enige dubbelsinnigheid in die SWO gespesifiseer word. Hierdie koste sluit redelike vergoeding in vir die addisionele uitgawes wat die inrigting sal aangaan deur die toenemende gebruik van elektrisiteit, water (gebruik van toilette), toiletpapier en enige oudiovisuele fasiliteite wat deur die inrigting voorsien word. |
| 2.3 |
Sommige WKOD-inrigtings kan spyseniering as deel van die verlangde diens aanbied. In sodanige gevalle sal die koste van die inrigting van toepassing wees en moet dit in die SWO gedokumenteer word. |
| 2.4 |
Wanneer WKOD-inrigtings spyseniering moet voorsien, is die bestedingsbeperking, volgens die Provinsiale Riglyne, soos volg:
| Maaltyd/Drankie (nie-alkoholies) |
Maksimum daaglikse toelaag (2015/16) |
| Middagete |
R60,52 |
| Koffie/Tee/Koeldrank (oggend/middel van die oggend/middel van die middag) |
R19,46 |
|
| 2.5 |
Hierdie daaglikse toelaag word jaarliks deur die Departement van die Premier (DVDP) hersien. Die ooreengekome koste sal deur oordragbetalings aan die betrokke inrigting betaal word. Die inrigting moet 'n eis saam met die vereiste stawende dokumentasie op die amptelike briefhoof indien, en die koste kan die voorsiening van sekuriteitsdienste insluit, indien dit in die SWO ooreengekom is. Geen voorsiening word vir 'n tarief vir ontbyt en aandete gemaak nie, aangesien die verantwoordelike bestuurder dit spesifiek vir goedkeuring op die vlak van adjunk-direkteur-generaal moet motiveer. |
| 3. |
Indien geen gepaste WKOD-fasiliteit beskikbaar is nie, kan fasiliteite van ander staatsdepartemente of munisipaliteite gebruik word. In hierdie geval is die aanvaarde beginsel van die verkryging van die verlangde diens van die staatsektor van toepassing, en die kostekwotasie moet in die SWO gedokumenteer word. Indien geen fasiliteite van die WKOD, ander staatsdepartement of munisipaliteite beskikbaar is nie, sal die normale verkrygingsprosedures vir die verkryging van 'n fasiliteit en spyseniering van toepassing wees. In sodanige gevalle, sal die parameters binne die DVDP-riglyn van R79,98 per persoon wees. Die verantwoordelike bestuurders moet egter seker maak dat die voordele van skaalbesparings van die diensverskaffer verkry word deur die kostevermindering te onderhandel. |
| 4. |
'n Bywoningsregister moet by alle vergaderings gehou word, en alle deelnemers moet hierdie register elke dag van die vergadering teken. Die getekende bywoningsregister moet saam met die betalingsdokumente as bewys van bywoning ingedien word. |
| 5. |
Seminare, werksessies, opleidingsessies, forumvergaderings en konferensies wat langer as een dag duur moet sover moontlik ter wille van koste-implikasies vermy word. Indien dit egter noodsaaklik is dat geleenthede van meer as een dag gereel word, moet die SWO aangegaan die metode van terugbetaling vir spysenieringsdienste op die eerste en tweede (of latere) dae spesifiseer. In hierdie verband is dit belangrik dat bestuurders seker maak dat die RSVP-proses geimplementeer en streng nagekom word. Wanneer WKOD-fasiliteite as 'n lokaal gebruik word, sal die bestaande Beleid oor Lugvervoer, Padvervoer en Verblyf vir Amptelike Doeleindes van toepassing wees op daardie afgevaardigdes wat onvermydelik by hotelle, gastehuise ens. moet oornag. |
| 6. |
Hierdie prosedures is van krag vanaf 01 September 2016 en moet onder die aandag van alle betrokkenes gebring word. |
GETEKEN: PA VINJEVOLD
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2016:08:31
|
 |