Skole moet jaarliks teen 29 Mei aansoek doen om kompensasie vir vrystellings. Geen laat voorleggings sal aanvaar word nie. Elke aansoek sal gestaaf word deur die distrikskantoor en voorgelę word aan Hoofkantoor vir betaling. Betalings sal dan jaarliks teen 15 November aan die kwalifiserende skole gemaak word.

Datums vir die 2014-skooljaar – Skoolgeldvrystellingseise

Aansoeke moet via SOBIS voorgele word.

Die minimum inligting wat deur die skool verskaf moet word gedurende die aansoek sal wees die naam van die skool, die OBIS-nommer, die straatadres van die skool, die naam en kontakbesonderhede van die persoon wat die vorm ingevul het, die totale getal leerders wat by die skool ingeskryf is, die lys van leerders wat vrygestel is van die betaling van skoolgeld in die vorige jaar en die unieke SOBIS-naspoornommer van elkeen van hierdie leerders.

Die proses is soos volg:

• Teken aan op die SOBIS.
• Die prosesbeskrywing sal op die SOBIS vertoon word.
• Voltooi en druk die eis. Vir alle leerders waarvoor geeis word, kies slegs die leerder en voltooi die % vrystelling wat toegestaan is. Die inskrywingsperiode sal outomaties ingevul word. Le voor aan betrokke persone vir handtekeninge, nl. die voorsitter van die finansiele komitee, prinsipaal en SBL-voorsitter. Le voor aan die ouditeur, saam met ondersteunende dokumentasie vir ouditering.
• Na die ouditering, lę eis voor (sluit in ouditsertifikaat alleenlik en eis vir vrygestelde leerders) aan die betrokke distrikskantoor vir bekragtiging. Aftekening van kopieë moet vir rekord- en ouditdoeleindes by die skool en distrikskantoor gehou word. Alle ondersteunende dokumente moet by die skool gehou word. Moenie enige dokumente aan Hoofkantoor stuur nie.

Bylae B van die Staatskoerant sluit die riglyne vir die ouditeur in. Die volgende dokumente moet aan die ouditeur voorgele word:

• Finale departementele toekenning vir die betrokke jaar.
• Geouditeerde finansiele state vir die jaar van toepassing.
• Leerderbywoningsregisters vir die toepaslike jaar.
• Kitsoorig vir die toepaslike jaar.
• Vrystellingsaansoekvorms en dokumente ter ondersteuning van die aansoek vir elke vrygestelde leerder (met inbegrip van bewys van pleegsorg en besonderhede van maatskaplike toelaag), waar van toepassing.
• Dokumentasie wat die vrystelling van elke vrygestelde leerder goedkeur.

Die ouditeur moet die dokumente gebruik om die korrektheid van die inligting wat verskaf word te verifieer.

Waar ondersteunende dokumentasie slegs in elektroniese formaat beskikbaar is, moet die ouditeur toegang tot die inligting versoek.

Die ouditeur moet die toepaslike afdeling op die aansoekvorm voltooi en teken.

Alle nie-nakoming en foutiewe inligting wat tydens die oudit geidentifiseer word, moet aangedui word. Alle noodsaaklike wysigings moet gedurende die verifikasieproses deur die IBB-bestuurder gedoen word.

Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) sal nie 'n aansoek aanvaar wat nie die ouditeur onderteken is nie. Die WKOD sal ook nie `n aansoek aanvaar waar die geldigheid van die aansoek deur die ouditeur bevraagteken word nie.

Skole se aansoeke moet geoudit word as deel van die jaarlikse oudit van elke skool.

Sodra die WKOD die totale waarde van die eise bepaal het van die eise wat ontvang is, sal skole ingelig word of hulle wel kwalifiseer en van die bedrae wat hulle sal ontvang:

Die bedrag wat 'n skool per leerder sal ontvang, word as volg bereken:

• Tydperk (aantal dae ingeskryf gedurende die jaar);
• Persentasie vrystelling;
• N&S-toekenning per leerder; en
• Geenskoolgelddrumpel (R1059 vir 2014).

Eienskappe van berekenings:

Die WKOD sal in staat wees om te bepaal of 100% van 'n skool se eis betaal kan word slegs wanneer alle eise ontvang is en die totale bedrag bereken is. Hierdie totale bedrag sal dan vergelyk word met die totale jaarlikse begroting wat vir hierdie intervensie beskikbaar is. Fondse sal teen 15 November gedurende die jaar waarin die fondse beskikbaar gemaak word, aan kwalifiserende skole oorgedra word.