1. Hierdie omsendbrief is hersien en herroep Omsendbrief 0051/2008 in sy geheel.

2. Alle aankope van meubels en ander toerusting moet via die Verkrygingsketting by Hoofkantoor gemaak word, ongeag die koste daaraan verbonde. Dit sal die Verkrygingsketting in staat stel om te verseker dat:
2.1 Die korrekte Itembestuurnommer (IBN) op LOGIS gebruik word;
2.2 'n Strepieskode by die item(s) aangeheg word sodra dit by die gebruiker afgelewer word;
2.3 Die Itembeskrywing en waarde korrek in die Bateregister aangedui is;
2.4 Die ligging korrek aangedui is; en
2.5 Die Bateregister van die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) opgedateer is.

3. Om meubels en ander toerusting te bestel, moet die volgende stappe gevolg word:
3.1 Voltooi 'n LOG 1-rekwisisie vorm

  1. Gegewe dat daar 'n moratorium op die verkryging van kantoormeubels en toerusting vir Hoofkantoor is, moet goedkeuring eers van die Hoof van Onderwys gekry word om sodanige kantoormeubels te verky. Ten opsigte van toerusting vir alle komponente binne Program 1 moet goedkeuring vir die befondsing van sodanige verkryging eers van die Adjunk-direkteur-generaal: Finansies verkry word en sodanige goedkeuring moet by die rekwisisie aangeheg word.

  2. In die beskrywingskolom, beskryf die vereiste item ten volle en verwys na die spesifikasie (indien aangeheg).

  3. Vul die kwantiteit ontvang en kwantiteit goedgekeur in.

  4. In die Inventory/Personnel no. kolom, dui aan waar die meubels/toerusting gevind kan word. Byvoorbeeld, 500E [wat die verantwoordelikheidsbestuurder (kostesentrum) aandui] gevolg deur 06-30 (wat kamernommer 30 op die 6de vloer verteenwoordig). Die deur se strepieskode wat deur Hoofkantoor by kostesentrums geinstalleer is, moet aangeteken word indien dit 'n bestaande ligging is.

  5. Waar meer as een van dieselfde item bestel word, moet die verantwoordelikheidsbestuurder die ligging van elke item aandui. Byvoorbeeld, wanneer twee stoele bestel word en een stoel sal in Kamer 1 gebruik word en die ander stoel in Kamer 2, moet dit as twee aparte liggings aangedui word. Waar daar onvoldoende spasie op die LOG 1-vorm is, kan 'n aparte lys saamgestel en aangeheg word.

  6. Verseker dat die lys, wat by die rekwisisie vorm aangeheg is, nie tien (10) lynitems oorskry nie. Indien meer as tien (10) lynitems benodig word, moet 'n aparte rekwisisie ingedien word.

  7. Voltooi die kolomme Replacement Quantity of Additional Quantity. Replacement verwys na items wat verlore/gesteel/afgeskryf sal word en Additional beteken bykomende items van dieselfde beskrywing wat reeds by die ligging is.

  8. Die verkryging van meubels en ander toerusting ten opsigte van direktorate gekoppel aan die begroting vir Program 1 is onderhewig aan die beskikking van 'n begroting deur die Programbestuurder en die rekwisisie moet dus deur die Programbestuurder mede-onderteken word.
3.2 Die LOG 1-(Rekwisisie)-vorm ten opsigte van meubels en ander toerusting moet ingevul en deur die verantwoordelikheidsbestuur en die VKB-kampioene onderteken word. Daarna moet dit aan die Assistentdirekteur: Prestasiebestuur gestuur word op die 6de vloer in Kamer 612 van die Grand Central Towers om aangeteken te word.
3.3 Heg die PGWC 002 BAS Allocation Attachment vorm by die rekwisisie vorm aan wat die beskikbare begroting vir die aankoop reflekteer. Hierdie vorm moet deur die VKB-kampioen nagegaan en onderteken word. Die Direktoraat: Bestuursrekeningkunde moet geraadpleeg word ten opsigte van die korrekte uitgawestruktuur wat gebruik moet word.

4. Spesifikasies en rekwisisies wat onvolledig is, is algemene oorsake vir vertraging in die verwerking van items wat aangevra word. Sommige items moet deur die verskaffers vervaardig word, volgens 'n vasgestelde tyd, en dus kan hierdie items nie op versoek beskikbaar wees nie. IKT-toerusting is onderhewig aan invoer en dus moet die tyd wat dit vir 'n Original Equipment Manufacturer (OEM) in die Republiek van Suid-Afrika (RSA) neem om 'n bestelling in die buiteland te plaas, in ag geneem word. Dit sluit in die tyd om die produk aan mekaar te sit, die doeaneproses en die uiteindelike aankoms in die RSA nadat daar aan die doeane se invoervereistes voldoen is. Eers daarna kan 'n herverkoper aflewer by die punt waar die produkte gebruik gaan word. Dit is ook belangrik om te onthou dat, ingevolge die Wet op die Staatsinligtingstegnologie-agentskap, 1998 (Wet 88 van 1998) (SITA-wet), die werklike verkryging van IKT-toerusting 'n Staatsinligtingstegnologie-agentskap- (SITA-) mandaat is. Dit wil se, as SITA nie vir 'n kontrak vir gebruik by alle staatsdepartemente gereel het ten opsigte van voorraad en standaarditems nie, verkryging via SITA onderneem sal moet word en dit het sy eie tydlyn.

Gevolglik, word die volgende aangeteken-

  1. Kontrakitems: Dit is items wat op nasionale of provinsiale of SITA transversale kontrakte beskikbaar is, wat insluit-
    • Die aankoop van spesifieke handelsmerke en soorte versnipperingsmasjiene en spesifieke handelsmerke van data-videoprojektors. Raadpleeg asseblief die Assistentdirekteur: Kwotasies en Spesifikasies ten opsigte van hierdie handelsmerke om die geskiktheid te bepaal;
    • Huur van reprografiese masjiene, standaard rekenaartoerusting; en
    • Standaard rekenaarsagteware.

  2. Verantwoordelikheidsbestuurders moet verseker dat, ten opsigte van rekenaartoerusting en sagteware, DITCOM-goedkeuring die goedgekeurde rekwisisie vergesel. Die WKOD DITCOM het die aangehegte lys uitgereik wat items, wat DITCOM-goedkeuring benodig, aandui.

    Dit word aanbeveel om te beplan vir 'n aanlooptyd van ten minste drie (3) maande vir die verwagte aflewering van items wat op kontrak beskikbaar is en daardie items wat onderhewig aan vervaardiging is.

    Nie-kontrakitems: Dit is items wat nie op enige kontrak beskikbaar is nie, maar waar 'n verskaffer verkry moet word, deur die toepaslike metodes, [hetsy deur middel van 'n formele tender wat strek oor 'n tydperk van drie (3) maande of deur die verkryging van 'n kwotasie deur die Integrated Procurement Solution (IPS)]. Hoewel laasgenoemde metode (beperk tot uitgawes van tot en met R500 000) 'n korter omkeertyd het, is die aanbod steeds onderhewig aan vervaardiging of invoer en dus is die aanbeveelde drie (3) maande ook hier van toepassing.

5. Die WKOD is verplig om aan Tesourie-instruksies met betrekking tot voorraad te voldoen en die Bateregister sal voortdurend opgedateer word. Dit moet egter beklemtoon word dat alle meubels en toerusting wat aan die eindgebruiker afgelewer word, in die sorg van die betrokke verantwoordelikheidsbestuurder geplaas word. Sodanige meubels en ander toerusting moet dus in 'n veilige plek bewaar word tot so 'n tyd dat dit aan individuele gebruikers uitgereik word en, waar van toepassing, deur CEI geinstalleer word. Dit is veral belangrik ten opsigte van die jaarlikse ICT Refresh-program waar, na bestelling, die besendings direk by die vooraf geidentifiseerde verantwoordelikheidsbestuurder afgelewer word. Waar verskeie hoeveelhede van 'n item verkry word vir gebruik deur individue soos en wanneer dit benodig word, moet die betrokke verantwoordelikheidsbestuurder 'n uitreikings-/ontvangsregister vir ouditdoeleindes handhaaf. 'n Voorbeeld van sodanige geval is die gebruik van skootrekenaars.

6. Let asseblief daarop dat bogenoemde inligting saamgelees moet word met Omsendbriewe 0021/2005 van 22 April 2005, 41/2005 van 17 Augustus 2005 en 63/2007 van 29 November 2007.

7. Verantwoordelikheidsbestuurders word versoek om alle personeel van die inhoud van hierdie omsendbrief in kennis te stel.


GETEKEN: PA VINJEVOLD
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2015:12:02