1. Die prosedure vir die hantering van versoeke vir toegang tot inligting ingevolge die Wet op Bevordering van Toegang tot Inligting (BTI), 2000 (Wet 2 van 2000) in die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) is in Kennisbestuursminuut 0003/2014, gedateer 06 Junie 2015 uiteengesit.

2. Weens veranderinge in die struktuur van die WKOD, het dit egter nodig geword om ons amptenare van die hersiene prosedure vir toegang tot inligting ingevolge BTI in te lig, wat onmiddellike van krag is.

3. Die Direkteur-Generaal van die Wes-Kaapse Provinsiale Regering, as Inligtingsamptenaar, en ingevolge artikel 1 van BTI, het alle magte en pligte wat ingevolge artikel 17(3) van BTI aan hom toevertrou en opgedra is, aan die Departementshoof, Direkteurs: Beleidskoördinering, Kommunikasie en Kennis- en Inligtingsbestuur gedelegeer. Dit sluit al die direkteure in die 8 onderwysdistrikskantore in asook enige persoon wat in hierdie poste as WKOD-adjunkinligtingsamptenare (AIA’e) waarneem.

4. Die volgende hersiene prosedure vir die voorsiening van toegang tot inligting is onmiddellik van krag:
4.1 Alle finale antwoorde vir aansoeke om toegang tot inligting ingevolge die BTI sal voortaan deur die kantoor van die Hoof: Onderwys (DH) via die AIA in die kantoor van die DH (Mnr Paddy Attwell) uitgereik word wat gedelegeer is om die onderskeie antwoord(e) te ontvang, te fasiliteer en te koördineer
4.2 Dit beteken dat die amptenare soos in paragraaf 2 hierbo genoem, voortaan steeds die versoeke om toegang tot inligting (Vorm A/Form A) in hul hoedanighede as WKOD AIA sal ontvang en die konsep-antwoorde opstel. Hulle sal egter nie meer die finale antwoorde vir versoeke om toegang tot inligting aan die versoekers uitreik nie.
4.3 Wanneer die AIA 'n formele versoek om toegang tot inligting (Vorm A) ingevolge die BTI ontvang, sal sy/haar kantoor onmiddellik 'n konsep-antwoord saamstel wat op die beskikbare inligting gebaseer is en die konsep-antwoord tesame met die aansoek om toegang tot inligting aan die kantoor van die Hoof: Onderwys vir aandag van die AIA in die kantoor van die DH (Mnr Paddy Attwell stuur.
4.4 Gevolglik word die AIAfe geadviseer om wanneer hulle 'n formele versoek om toegang tot inligting ontvang, onmiddellik:
4.4.1 skriftelik ontvangs van die formele versoek om toegang tot inligting te erken en die versoeker in te lig dat die aangeleentheid na die AIA in die kantoor van die DH (Mnr Paddy Attwell) verwys is;
4.4.2 'n konsep-antwoord vir die versoek om toegang tot inligting saamstel wat op die inligting tot hul beskikking gebaseer is; en
4.4.3 die versoek aanteken voordat die konsep-antwoord na die Kantoor van die Hoof: Onderwys vir aandag van die AIA in die kantoor van die DH (Mnr Paddy Attwell) gestuur word ten einde uitvoering aan die streng voorgeskrewe tydsbestek te verseker (30 dae).
4.5 Die AIA in die kantoor van die DH (Mnr Paddy Attwell) sal die finale antwoorde in verband met die versoeke om toegang tot inligting fasiliteer en koordineer, en 'n rekord en register van die versoeke vir verslagdoeningsdoeleindes byhou.
4.6 Indien die distrik AIA wat die oorspronklike versoek ontvang het, onseker is van die antwoord, moet hy/sy die versoek aanteken en die versoek om inligting onmiddellik na die AIA in die kantoor van die DH (Mnr Paddy Attwell) verwys om enige om vertraging te vermy.
4.7 Indien 'n formele versoek om toegang tot inligting by die Kaapse Onderwys- en Leierskapinstituut (KOLI) of enige direktoraat by Hoofkantoor ontvang word wat deur 'n Direkteur bestuur word wat nie oor die bevoegdhede van 'n Adjunkinligtingsamptenaar (AIA) beskik nie, word die KOLI of direktoraat geadviseer om onmiddellik:
4.7.1 'n skriftelike erkenning van ontvangs aan die versoeker uit te reik; en
4.7.2 die versoek tesame met 'n konsep-antwoord via die kantoor van die betrokke Direkteur by die AIA in die kantoor van die DH (Mnr Paddy Attwell) in te dien (geskandeerde kopiee kan ook aan mnr Paddy Attwell ge-e-pos word by Paddy.Attwell@westerncape.gov.za).
4.8 Die AIA in die kantoor van die DH sal dan die saak ingevolge paragraaf 4.5 hierbo hanteer.

5. Die prosedure wat in hierdie omsendbrief uiteengesit is, is met onmiddellikvan krag.

6. Alle WKOD amptenare word vriendelik versoek om hul volle samewerking te gee om te verseker dat versoeke om toegang tot inligting betyds afgehandel word.

7. Beskou asseblief Kennisbestuursminuut 0003/2014, gedateer 06 Junie 2014 as dienooreenkomstig gewysig.

8. Bring asseblief die inhoud van hierdie omsendbrief onder die aandag van alle personeel onder u toesig.


GETEKEN: PA VINJEVOLD
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2015:09:04

"Promotion of Access to Information Act, 2000"  (grootte: 178 KB)
Vorm A: "Request for access to record of public body"  (grootte: 24 KB)