1. Die vraag na leerruimtes by skole in die Wes-Kaap groei steeds elke jaar. Ten einde toelating doeltreffend te bestuur, word skole versoek om die volgende tydsraamwerk vir toelatings te volg.

2. Die maatreels soos uiteengesit in hierdie omsendbrief is van toepassing op aansoeke wat in 2016 om toelating tot gewone openbare skole in 2017 ontvang word.
2.1 Die inlynstelling is belangrik aangesien dit blyk dat skole verskillende tydperke vir toelating het wat vanaf Februarie tot Januarie van die daaropvolgende jaar strek.
2.2 Dit het 'n negatiewe impak op die beplanning vir die voorsiening van klaskamers, diensstate, verkryging van LOOM, en alle ander sistemiese prosesse wat in plek moet wees om te verseker dat skole elke jaar gereed is om te begin.
2.3 Die verskillende toelatingsdatums van skole beteken ook dat ouers vir die uitslag van die aansoeke wat hulle op verskillende tye regdeur die jaar ontvang moet wag.
2.4 Dit is dus nodig om die toelatingsproses aan te pas sodat dit die WKOD in 'n beter posisie plaas om dit wat nodig is, in plek te stel om die aanvraag vir plekke in skole te diens.
2.5 Skole word versoek om aan die volgende WKOD-toelatingstydsraamwerke te voldoen wat op alle gewone openbare skole van toepassing sal wees:

Aktiwiteit Datum
Skole beplan 2016 inskrywings op SAMI 29 Januarie 2016
Skooltoelatings oop (alle gewone openbare skole) 01 Februarie 2016
Skooltoelatings sluit (alle gewone openbare skole) 11 Maart 2016
Ouers word per brief van die uitslag ingelig 24 Junie 2016 (Einde van die 2de Kwartaal)
Ouers bevestig aanvaarding 25 Julie 2016
Skole vul beskikbare plekke 3rde Kwartaal 2016

3. Vaslegging van skooltoelatingsinligting vir 2016 op die WKOD stelsel: School Admissions Management Information (SAMI):
3.1 Let asseblief daarop dat indien daar 'n appel of 'n hof saak oor toelating sou wees, dat skole versoek kan word om die besonderhede van die aansoek te verskaf soos bv. wanneer en hoe die aansoek verwerk is. Die besonderhede sal dan van die SAMI-stelsel as die amptelike toelatingsinligtingdatabasis van die WKOD geneem word.
3.2 Skole word dus versoek om ALLE aansoeke wat ontvang word, op die SAMI-stelsel vas te lê.
3.3 Sperdatums vir die vaslegging van toelatingsinligting op SAMI:

3.3.1 SAMI is oop vir inskrywingsbeplanning: 21 Januarie 2016
3.3.2 Skole teken inskrywingsbeplanning af: 29 Januarie 2016
3.3.3 Skole le alle aansoeke wat op SAMI ontvang is vas: 01 Maart - tot wanneer plekke gevul is.
3.3.4 Skole dui die uitslag van die aansoeke op die SAMI aan: Einde van die 2de Kwartaal
3.3.5 Skole vul beskikbare plekke: 3rde Kwartaal 2016
3.4 Soos wat die aansoeke verwerk word genereer die SAMI-funksie 'n lys met ongeplaasde leerders en dui aan watter skole nog beskikbare plekke het.
3.5 Dit is dus belangrik dat skole die aansoeke teen die sperdatums vasle en verwerk om te verseker dat amptenare toegang het tot akkurate inligting, wat gebruik sal word om ouers van beskikbare plekke in te lig.

4. Die oplos van gevalle waar 'n leerder nie van 'n plek by 'n skool verseker is nie:
Die betrokke distriksamptenare wat met toelatingsadministrasie werk, sal toegang tot die lys met ongeplaasde leerders en beskikbare plekke by ander skole in die distrik he. Daar sal van die amptenare verwag word om met die plasing van leerders te help, deur met skole in hulle onderskeie distrikte en kringe te skakel.

5. In die lig van die verhoogde aanvraag vir plekke by skole, vertrou die WKOD dat hierdie maatreels skole en ouers sal help. Ons wil graag prinsipale, beheerliggame en amptenare bedank vir hul ondersteuning met die plasing van leerders in skole.

6. Alle navrae ten opsigte van die bogenoemde kan aan die betrokke distriksamptenaar gerig word.

7. Bring asseblief die inhoud van hierdie omsendbrief onder die aandag van alle betrokkenes.


GETEKEN: PA VINJEVOLD
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2015:08:07