1. Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) se riglyne oor die uitreik van omsendbriewe, minute en kennisgewings is in Omsendbrief 0020/2014, gedateer 27 Mei 2014 aangekondig.

2. Weens die onlangse veranderinge in die struktuur van die WKOD, het dit egter nodig geword om amptenare oor die hersiene prosedure vir die uitreik van omsendbriewe, minute en kennisgewings in te lig.

3. Die volgende belangrike inligting, wat onmiddellik van krag is, word onder u aandag gebring:
3.1 Omsendbriewe kan alleenlik deur die Hoof: Onderwys of deur die amptenaar wat in daardie posisie waarneem, onderteken word. 'n Minuut of kennisgewing mag slegs deur die Adjunk-direkteur-generaal van die betrokke tak of deur die amptenaar wat in daardie posisie waarneem, onderteken word.
3.2 Omsendbriewe word uitgereik om WKOD-skole en -personeel oor sake van besondere belang in te lig, d.i. beleidsake wat nie arbitrer gewysig of geignoreer kan word nie. Minute en kennisgewings word gewoonlik uitgereik om inligting, instruksies en duidelikheid oor roetinesake te verskaf.
3.3 Die Hoofkantoor se Algemene Registrasie, gele op die 6de verdieping van die Grand Central-gebou, Kaapstad, ken nommers in numeriese volgorde aan amptelike WKOD-omsendbriewe toe, en moet in hierdie opsig geraadpleeg word.
3.4 Die individuele direktorate en distrikskantore ken nommers in numeriese volgorde aan hul spesifieke minute en kennisgewings toe, en hou registers vir daardie doel.
3.5 Slegs die Hoofkantoor se Algemene Registrasie is gemagtig om massa- elektroniese WKOD-korrespondensie, soos byvoorbeeld die amptelike WKOD-omsendbriewe, -minute en -kennisgewings, aan WKOD-amptenare en -skole via die e-skool- en elektroniese poslysstelsels uit te reik. Die omsendbriewe, minute en kennisgewings word in PDF versprei, en dus moet alle pogings aangewend word om te verseker dat die inhoud linguisties en taalkundig korrek is, die korrekte briefhoofde gebruik word, en dat dit van 'n goeie gehalte is. Hoofkantoor Direktorate wat nie oor hul eie toegewyde faksfasiliteite beskik nie, kan die WKOD-hoofkantoor se algemene faks na e-posnommer 021 483 7658 gebruik, gelee in die Hoofkantoor se Algemene Registrasie, waar nodig. Die WKOD-briefhoofde wat op 11 Januarie 2012 deur die Direktoraat: Kommunikasie uitgereik is, is steeds van toepassing.
3.6 Enige korrespondensie vir elektroniese verspreiding aan ons skole en amptenare moet skriftelik gemagtig word deur die betrokke amptenaar op die rang van Hoof: Onderwys of Adjunk-direkteur-generaal of deur die amptenaar wat in daardie posisie waarneem. Daardie geskrewe magtiging moet die korrespondensie vergesel wanneer dit aan die Algemene Leerafdeling vir elektroniese verspreidingvoorgele word.
3.7 Sodra 'n omsendbrief, minuut of kennisgewing gemagtig is, moet die datum en die naam van die betrokke amptenaar wat die korrespondensie gemagtig het in die handtekeninggedeelte van die elektroniese kopie gereflekteer word voordat die Leerafdeling geraadpleeg word. Dit beteken dat die woorde "Geteken deur" en die datum van magtiging in die handtekeninggedeelte aangedui moet word. Die tersaaklike Uitreikbestuurstelsel- (UBS) nommer en die gepaste Lêernommer wat by die Hoof van die betrokke Registrasie verkrygbaar is, moet ook aangedui word. 'n Kopie van goeie gehalte van die oorspronklike finale dokument tesame met alle tersaaklike aanhangsels, moet sonder versuim saam met die elektroniese kopiee (via e-pos of op 'n geheuestokkie) by die Hoof van die Algemene Leerafdeling vir elektroniese verspreiding ingedien word.
3.8 Dit is die verantwoordelikheid van die betrokke amptenaar en direktoraat/ komponent/eenheid wat die omsendbrief, minuut of kennisgewing opgestel het, om te verseker dat die inhoud in alle opsigte korrek en volledig is voor die finale goedgekeurde getekende en elektroniese kopiee aan die Leerafdeling beskikbaar gestel word vir elektroniese verspreiding. Wanneer die goedgekeurde korrespondensie vir verspreiding aan die Leerafdeling gestuur word, moet 'n amptenaar met 'n rang nie laer as Adjunkdirekteur nie, in die verantwoordelike direktoraat/komponent/eenheid aan die Leerafdeling bevestig dat die elektroniese kopiee korrek en volledig is en dat dit elektronies versprei kan word. Onder geen omstandighede sal personeel van die Algemene Registrasie inmeng met die elektroniese weergawes wat deur direktorate gestuur word nie. Dit sluit gevalle in waar die handtekeninggedeelte onvolledig is of waar die tersaaklike Uitreikbestuurstelsel- (UBS) nommer of amptelike leernommer, wat by die Hoof van die betrokke Registrasie verkrygbaar is, uitgelaat is. Geen korrespondensie sal sonder die vereiste bevestiging elektronies versprei word nie.

4. Indien u enige navrae oor die inhoud van hierdie omsendbrief het, kontak asseblief die amptenaar wie se naam na gNavraeh in die briefhoof hierbo verskyn.

5. Beskou asseblief Omsendbrief 0020/2014, gedateer 27 Mei 2014, as dienooreenkomstig gewysig.

6. Bring asseblief die inhoud van hierdie minuut onder die aandag van alle personeel.


GETEKEN: PA VINJEVOLD
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2015:07:15