1. Hierdie omsendbrief is hersien en herroep Omsendbrief 0047/2008 in sy geheel.
2. Die Nasionale en Provinsiale beleid oor die gebruik van GG-voertuie verskyn in Vervoer Omsenbrief No. 4 van 2000, wat deur die Departement van Vervoer en Staatsdiensregulasies uitgereik is.
2.1 Die bogenoemde Vervoer Omsendbrief Nr. 4 van 2000 noem dat vervoer verskaf word om departemente te help om hulle doelwitte te bereik. Dit moet dus op die kostedoeltreffende wyse gebruik word.
2.2 Ingevolge artikel 9.1 van die Wet op Openbare Finansiële Bestuur, 1999 (Wet 1 van 1999), moet die Rekenpligtige amptenaar van 'n inrigting alle redelike sorg neem om ongemagtigde, onreëlmatige, vrugtelose en verkwistende uitgawes te voorkom en bloot te lê, en moet vir hierdie doel effektiewe, doeltreffende en deursigtige prosesse van finansiële bestuur en risikobestuur implementeer.

3. Amptelike reise

Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) is daartoe verbind om gepaste vervoer te verskaf om amptenare in staat te stel om hulle pligte uit te voer. Die volgende word as amptelike reise beskou:

  • Reise na dienste wat verskaf word aan onderwysinstellings, soos byvoorbeeld skoolinspeksies en leiding.
  • Reise na vergaderings, werkswinkels en seminare.
  • Reise na bouterreine, bv. nuwe skole of nuwe fasiliteite.
  • Die neem van GG-voertuie na 'n werkswinkel vir herstelwerk of kwotasies.
4. Ongemagtigde reise
4.1 Met verwysing na paragraaf 2.2, word die volgende as ongemagtigde reise beskou:

  • Die gebruik van 'n GG-voertuig sonder die voorgeskrewe magtiging (voltooing en voorlegging van die SMV 2009/01 vorm).
  • Die gebruik van 'n GG-voertuig om na 'n nasiensentrum te reis om eksamenskrifte na te sien of te modereer.
  • Die gebruik van 'n GG-voertuig om tussen die huis en die werkplek te pendel.
  • Die gebruik van 'n GG-voertuig om inkopies te doen.
  • Die gebruik van 'n GG-voertuig vir uitstappies, bv. na die strand.
  • Die vervoer van die familie of familielede sonder die nodige magting en voltooiing van vrywaringsvorms.
  • Die vervoer van kollegas of ander persone wat nie gemagtig is om van sodanige vervoer gebruik te maak nie.
  • Ongemagtigde besoeke aan enige plek.
  • Gebruik van die voertuig deur, of die vervoer van, 'n beampte wat die voordeel het van die voertuigfinansieringskema vir middelvlakbestuur en seniorbestuur.
  • Gebruik van die voertuig vir enige aktiwiteit wat nie aangedui is op die ritmagtiging nie.
4.2 Indien 'n beampte tot 'n ander kantoor of stasie gesekondeer word, moet die GG-voertuig aan die oorspronklike stasie van uitreiking terugbesorg word. Indien daar 'n behoefte aan vervoer by die nuwe kantoor of stasie is, moet 'n nuwe aansoek vir 'n GG-voertuig by die betrokke kantoor of stasie gedoen word.
4.3 In gevalle waar ’n geldige Aansoek om te Reis vorm nie getoon kan word nie of waar staatsvervoer misbruik word, maak die vervoervoorskrifte voorsiening vir ‘n verkeersamptenaar om teen sodanige bestuurder op te tree, en dit kan insluit die inhegtenisname van die bestuurder en die skut van die GG-voertuig.
4.4 Die WKOD kan ook stappe teen die bestuurder neem vir wangedrag, ingevolge die dissiplinêre kode, en sanksies kan ingestel word wat kan insluit, onder andere, ‘n geskrewe waarskuwing, skorsing of afdanking. In sulke gevalle sal bewyse insluit die nasporingsverslag, voertuiglogblaaie en die ritmagtiging van die GG-voertuig wat gebruik is.
4.5 Bestuurders sal verantwoordelik gehou word vir enige verkeersoortredings wat begaan is en 'n oproep word op bestuurders gedoen om die reels van die pad te gehoorsaam. Herhaalde oortredings kan daartoe lei dat die bestuurder se reg om GG-voertuie te gebruik ingetrek word.

5. Gebruik van GG- en gehuurde voertuie vir amptelike doeleindes
5.1 Indien 'n amptenaar gebruik wil maak van 'n GG-voertuig of gehuurde voertuig, word daar van 'n amptenaar verwag om op die voorgeskrewe manier aansoek te doen en in besit te wees van 'n ritmagtiging. Weens die koste van brandstof word amptenare versoek om hulle verpligtinge wat die gebruik van 'n GG-voertuig vereis sodanig te beplan dat dit onnodige uitgawes sal uitskakel.
5.2 Gedurende skoolvakansies, moet alle staatsvoertuie by die kantoor of inrigting geparkeer word. Kantoorhoofde of inrigtings mag, slegs in uitsonderlike gevalle, afwyk van hierdie beleid, met die nodige inagneming van die finansiele implikasies vir die staat.
5.3 Amptenare is meestal kantoorgebonde en 'n GG-voertuig kan nie voltyds aan hulle beskikbaar gestel word nie, aangesien die voertuie aan inrigtings toegeken word. Indien 'n amptelike rit onderneem moet word, sal die beampte op die gebruikte manier aansoek doen. (Sien paragraaf 4.1 oor lede van middelvlak- en seniorvlakbestuur.
5.4 Vervoeramptenare moet verseker dat die bogenoemde bepalings streng nagekom word en dat sleutels, logboeke en tolkaartjies saam met die voertuig terugbesorg word. Amptenare wat betrokke is by spesiale projekte tydens skoolvakansies moet aansoek doen om die gebruik van 'n GG-voertuig spesifiek vir daardie doel.

6. Aansoek vir magtiging
6.1 Geen amptenaar mag 'n GG-voertuig bestuur tensy hy of sy in besit is van 'n geldige rybewys en 'n geldigte magtiging vir daardie spesifieke rit nie. Die bestuurder moet die Ritmagtigingsvorm (SMV 2009/01) voltooi. Dit moet op drie vlakke goedgekur word deur een van die volgende:

  • By Hoofkantoor deur 'n persoon wie se rang nie laer as die van adjunk-direkteur is nie;
  • By onderwysdistrikskantore deur 'n persoon wie se rang nie laer as die van Senior Administratiewe Amptenaar is nie; en
  • By 'n onderwysinrigting deur die hoof van die inrigting.
6.2 Die amptenaar wat die aansoek goedkeur, moet sertifiseer dat dit 'n amptelike rit is en dat daar genoegsame fondse daarvoor beskikbaar is.
6.3 Die bestuurder handig die goedgekeurde SMV 2009/01 in by die vervoeramptenaar, ten minste 24 uur voor die rit. Voor die voertuig gehaal word, moet die bestuurder sy of haar geldige ongeendosseerde rybewys vir die vervoeramptenaar toon vir verifikasie. 'n Afskrif sal op die bestuurder se lisensieleer geplaas word vir rekordhoudingsdoeleindes. Amptenare wat nie 'n geldige rybewys kan toon nie, sal nie van 'n staatsvoertuig voorsien word nie. Ritmagtigings mag nie uitgereik word vir 'n periode langer as een maand nie.
6.4 Kontrak- en tydelike werkers van die WKOD moet eers aansoek doen om verlof om staatsvoertuie te gebruik, aangesien die staat sy eie risiko dra ten opsigte van skade aan voertuie. Verlof moet verkry word van Staatsmotorvervoer voor kontrakpersoneel GG-voertuie mag bestuur.
6.5 Alle voorskrifte met betrekking tot die gebruik van staatsvoertuie moet nagekom word. Enige skade aan 'n GG-voertuig as gevolg van, onder andere, 'n ongeluk of diefstal moet so gou moontlik, binne 24 uur na die ongeluk plaasgevind, deur die bestuurder by die vervoeramptenaar en die naaste polisiestasie aangemeld word.
6.6 Die GG-voertuig moet binne en buite skoon gehou word en moet terugbesorg word in die toestand waarin dit uitgereik is. Herhaalde nienakoming van hierdie reeling kan daartoe lei dat 'n amptenaar aangekla word ingevolge die gedragskode vir die staatsdiens.

7. Parkering van GG-voertuie op privaat eiendom
7.1 Vervoer Omsendbrief No. 4 van 2000 bepaal dat wanneer 'n GG-voertuig op privaat eiendom geparkeer word, all redelik voorsorgmaatreels getref moet word om dit teen diefstal, vuur, beskadiging en ongemagtige gebruik te beskerm. 'n Sluitbare garage of sluitbare hekke moet beskikbaar wees om die voertuig te beveilig. Dit is die verantwoordelikheid van die hoof van die kantoor of inrigting om hierdie voorwaarde vir die gebruik te verifieer en om die aansoek diensooreenkomstig aan te beveel of te weier.
7.2 'n Ondertekende magtigingsvorm om 'n staatsvoertuig by 'n amptenaar se huis te parkeer, d.w.s aansoek om privaat stallering van voertuie wat staatseiendom is. Terwyl 'n GG-voertuig by 'n amptenaar se huis geparkeer is, mag dit nie vir enige privaatdoeleindes gebruik word nie. Privaat gebruik van ` GG-voertuig, of 'n voertuig wat gehuur is ingevolge die SMV 2005/05 kontrak, is verbode.
7.3 Die WKOD verwag dat elke amptenaar aan wie die gebruik van 'n staatsvoertuig toevertrou is seker maak dat voertuie nie onbehoorlik gebruik word nie en dat aansoeke vir amptelike gebruik geverifieer word deur amptenare aan wie hierdie taak gedelegeer is. Nie-amptelike passasiers, d.w.s. dié wat nie vir amptelike doeleindes vervoer word nie, amptenare wat nie aan diens is nie en privaat eiendom, d.w.s meubels, mag nie in amptelike voertuie vervoer word nie, tensy geskrewe magtiging deur die Hoof: Onderwys, of sy of haar gedelegeerde bekom is nie.

8. Die inhoud van hierdie omsendbrief moet onder die aandag gebring word van alle amptenare wat gebruik maak van GG-voertuie in die uitvoering van hulle pligte.

9. Vir meer besonderhede kan die volgende amptenare gekontak word:

Mnr CK Barron Tel. no. 021 467 2789
Mnr JG Heath Tel. no. 021 467 2797
Mnr MB Noboza Tel. no. 021 467 2791
Me E Santo Tel. no. 021 467 2339


GETEKEN: PA VINJEVOLD
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2015:05:26

"Public Finance Management Act, 1999 (Act 1 of 1999)"  (grootte: 487 KB)