1. Hierdie omsendbrief herroep en vervang Omsendbrief 0045/2014 in sy geheel.

2. Ingevolge die Nasionale Norme en Standaarde vir Skoolbefondsing (NNSSB), plaas die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) groot bedrae staatsgeld oor aan skole in die Wes-Kaap. Verdere oorplasings word aan sekere skole gemaak vir spesiale projekte, bv. instandhouding, voedingskemas, ens. Skole ontvang ook befondsing in die vorm van skoolgeld (skoolgeldskole), monitêre donasies, fondsinsamelings, ens. Al hierdie fondse word omskryf as skoolfondse en dit is die verantwoordelikheid van Skoolbeheerliggame (SBL'e) om hierdie fondse te bestuur en te administreer.

3. Die volgende artikels van die Suid-Afrikaanse Skolewet (SASW), 1996 (Wet 84 van 1996) bepaal die vestiging, bestuur en administrasie van skoolfondse—
3.1 Artikel 37(1) – Die beheerliggaam van 'n openbare skool moet 'n skoolfonds instel en administreer ooreenkomstig die voorskrifte soos deur die Departementshoof (DH) uitgereik.
3.2 Artikel 37(2) – Behoudens subartikel (3) moet alle geld wat deur 'n openbare skool ontvang word, insluitende skoolgeld en vrywillige bydraes, in die skoolfonds gestort word.
3.3 Artikel 37(3) – Die beheerliggaam van 'n openbare skool moet 'n enkele bankrekening open en handhaaf, maar 'n beheerliggaam van 'n openbare skool mag surplusfondse met die goedkeuring van die Lid van die Uitvoerende Raad in 'n ander rekening belê.
3.4 Artikel 37(4) – Geld of ander goedere wat aan 'n openbare skool geskenk of bemaak word of in trust ontvang word, moet ooreenkomstig die voorwaardes verbonde aan sodanige skenking, bemaking of trust aangewend word.
3.5 Artikel 37(6) – Die skoolfonds, alle opbrengste daaruit en alle ander bates van die openbare skool mag slegs gebruik word vir—

  1. opvoedkundige doeleindes, by of in verband met sodanige skool;
  2. opvoedkundige doeleindes, by of in verband met 'n ander openbare skool, volgens ooreenkoms met sodanige ander openbare skool en met die instemming van die Departementshoof;
  3. die uitvoering van die funksies van die beheerliggaam; of
  4. 'n ander opvoedkundige doel soos ooreengekom tussen die beheerliggaam en die Departementshoof.
3.6 Artikel 42 – Die beheerliggaam van 'n openbare skool moet –

  1. rekord hou van fondse ontvang en bestee deur die openbare skool en van sy bates, laste en finansiële transaksies; en
  2. so spoedig as moontlik, maar nie later nie as drie maande na die einde van elke boekjaar, jaarlikse finansiële state opstel ooreenkomstig die riglyne wat deur die Lid van die Uitvoerende Raad bepaal is.
3.7 Artikel 43 (5) – 'n Beheerliggaam moet binne ses maande ná die einde van elke boekjaar 'n afskrif van die jaarlikse finansiële state, geouditeer of ondersoek kragtens hierdie artikel, aan die Departementhoof voorlê.

4. Sou dit nodig wees vir 'n skool om geld wat aan die skool geskenk, nagelaat of in 'n trust ontvang is, in 'n aparte bankrekening te deponeer, moet die skool by die Lid van die Uitvoerende Raad aansoek doen vir goedkeuring om 'n bankrekening vir hierdie spesifieke doeleinde te open en te handhaaf.

5. Ingevolge artikel 16A(2) van die SASW, moet die prinsipaal—

  1. Die beheerliggaam bystaan met die bestuur van die skoolfondse, wat die volgende hulp moet insluit –
    1. die voorsiening van inligting aangaande enige voorwaardes ingestel of bepalings uitgereik deur die Minister, die Lid van die Uitvoerende Raad of die Departementshoof, ten opsigte van alle finansiële sake van die skool soos bedoel in Hoofstuk 4; en
    2. die verskaffing van advies aan die beheerliggaam oor die finansiële implikasies van besluite aangaande die finansiële sake van die skool;
  2. alle redelike stappe moet geneem word om enige finansiële wanadministrasie of wanbestuur deur enige personeellid of deur die bestuursliggaam van die skool te verhoed;
  3. lid wees van 'n finansiële komitee of afvaardiging van die beheerliggaam ten einde enige saak te behartig wat finansiële implikasies vir die skool inhou; en
  4. enige wanadministrasie of wanbestuur van finansiële sake aan die beheerliggaam van die skool en die DH rapporteer.
6. Indien 'n prinsipaal versuim om sy of haar funksies in terme van Artikel 16A (2) (h-k) van die SASW uit te voer, sal die werkgewer die prinsipaal se bevoegdheid assesseer en mag die werkgewer teen die prinsipaal optree in ooreenstemming met die onbevoegdheidskode en prosedure vir swak werksprestasie. Prinsipale word versoek om te verseker dat hierdie omsendbrief onder die aandag van SBL-voorsitters gebring word.

7. Ingevolge artikel 37(1) van die SASW het die DH reeds instruksies uitgereik aan alle SBL'e in die vorm van 'n finansiële handleiding, die Basiese Finansiële Handleiding vir Skole. Die finansiële handleiding verskaf instruksies oor hoe om skoolfondse te bestuur, en dit word van die SBL'e verwag om hierdie riglyne toegewyd te implementeer.

8. Ingevolge artikel 38(1)(j) van die Wet op die Bestuur van Openbare Finansies (WBOF) van 1999 (Wet 1 van 1999 soos gewysig deur Wet 29 van 1999), moet die rekenpligtige beampte vir 'n departement, handelsentiteit of grondwetlike instelling—

  1. voor die oordrag van enige fondse (behalwe toelae ingevolge die jaarlikse Wet op die Verdeling van Inkomste, of 'n grondwetlike instelling), aan 'n entiteit binne of buite die regering, 'n skriftelike versekering vanaf die entiteit verkry dat dit die effektiewe, doeltreffende en deursigtige finansiële bestuur en interne kontrolestelsels implementeer, of, indien so 'n skriftelike versekering nie gegee is nie, of nie gegee kan word nie, die oordrag van die fondse onderworpe maak aan voorwaardes en regstellende maatreëls wat van die entiteit vereis om effektiewe, doeltreffende en deursigtige finansiële bestuur en interne beheermaatreëls te vestig en te implementeer.
9. Ingevolge Nasionale Tesourie Regulasie (NTR) 8.4 wat uitgereik is ingevolge die WBOF, moet 'n rekenpligte beampte gepaste maatreëls handhaaf om te verseker dat toelaes en ander oordragbetalings aangewend word vir die beoogde doeleindes. Sulke maatreëls kan insluit—

  1. gereelde rapporteringsprosedures;
  2. interne en eksterne ouditvereistes en, waar van toepassing, indiening van geouditeerde state;
  3. gereelde moniteringsprosedures;
  4. geskeduleerde of ongeskeduleerde inspeksie besoeke of hersiening van werkverrigting; en
  5. enige ander beheermaatreëls wat nodig geag word.
10. Ingevolge NTR 8.5 kan 'n rekenpligtige beampte die oordrag van fondse en subsidies aan 'n entiteit weerhou indien hy of sy oortuig is dat—

  1. bepalings verbonde aan die oordrag en subsidie nie nagekom is nie;
  2. finansiële hulp nie langer vereis word nie;
  3. die ooreengekomde doelwitte nie behaal is nie; en
  4. die oordrag en subsidie nie waarde vir geld bied in verhouding tot die oogmerk of doelwitte nie.
11. Ingevolge paragraaf 121A (b) van die gewysigde NNSSB kan oordragbetalings aan skole slegs gemaak word indien die WKOD tevrede is dat die openbare skool sy skoolfonds gebruik het in ooreenstemming met sy funksies en verantwoordelikhede soos deur die SASW voorgeskryf.

12. Ingevolge paragrawe 5 tot 11 hierbo, is die DH, as Rekenpligte Beampte vir die WKOD, dus verantwoordelik—
12.1 om te verseker dat die SBL'e die skoolfonds vestig en administreer ooreenkomstig die aanwysings soos uitgereik in die finansiële handleiding; en
12.2 om beheermaatreëls in plek te stel om te verseker dat alle staatsfondse wat aan openbare skole betaal word, aangewend word vir die doelwitte waarvoor dit toegeken is en dat hierdie fondse behoorlik verreken word. Sulke maatreëls kan inlsuit, die indiening van verslae en monitering en inspeksie besoeke by skole.

13. Die WKOD het, ter verdere ondersteuning van SBL'e, 'n elektroniese Kasboekstelsel ontwikkel om rekord te hou van alle inkomse en uitgawes van skoolfondse. Hierdie stelsel is ook gekoppel aan die skool se begroting. Die stelsel genereer 'n WKOD 043-verslag van alle inkomse en uitgawes en is aan alle skole beskikbaar. Distrikspersoneel sal skole met die implementering van die stelsel ondersteun. Die WKOD 043-verslag dien as 'n waardevolle verslag wat SBL'e sal help met die monitoring van die skool se fondse. Hierdie verslag moet by die WKOD ingedien word soos per die onderstaande instruksies in paragraaf 14.1 (b) hieronder. Skole wat gebruik maak van administrasiestelsels soos PASTEL moet ook die WKOD 043-verslag voltooi soos per paragraaf 14.1(b).

14. Ten spyte van die uitreiking van die finansiële handleiding en die ondersteuning wat deur distrikspersoneel aan skole verskaf word ten opsigte van finansiële bestuur, ondervind die WKOD steeds, op 'n gereelde basis, gevalle van mindere tot ernstige gebreke in basiese finansiële bestuur, wat dikwels uitloop op finansiële wanbestuur, bedrog en ander ernstige oortredings. Daar word van die WKOD verwag om te verseker dat voldoende beheermaatreëls in plek is, op inrigtingsvlak, om die moontlikheid van bedrog en korrupsie te elimineer. Ten einde te verseker dat alle skool alle skoolfondse effektief, doeltreffend en op 'n deursigtige wyse bestuur, vaardig die DH hiermee die volgende bykomende direktiewe aan alle SBL'e uit:
14.1 Verslag van die ontvangs en besteding van alle skoolfondse

  1. Ingevolge die vereistes, soos gestipuleer in paragrawe 8 - 11, moet alle SBL'e rekords van alle inkomste en uitgawes van skoolfondse in stand en op datum hou.
  2. Ingevolge NTR 8.4(a) word alle skole versoek om verslae van oordragbetalings wat die WKOD aan die skool gemaak het, te handhaaf. Skole word versoek om in hierdie opsig 'n getekende WKOD 043-verslag wat alle oordragbetalings vir die 2de en die 4de kwartaal alleenlik reflekteer, by die betrokke distrikskantoor in te dien, binne 30 dae van die einde van die twee kwartale (uitgawes tot 30 Junie en 31 Desember). Skole wat egter gebruik maak van die Kasboekstelsel waarna in paragraaf 13 verwys word, kan die WKOD 043-verslag vir alle inkomse en uitgawes wat deur die stelsel gegenereer word, indien. Die volgende aanhangsels moet ook ingedien word –
    1. 'n Kopie van die bankstaat vir die laaste maand van die periode van rapportering;
    2. 'n Kopie van die bankstaat van beleggingsrekeninge wat die skool het, soos op die laaste maand van die periode van rapportering; en
    3. 'n Kopie van die laaste munisipale rekening en bewys van betaling.
  3. Fondse sal in April/Mei en November aan skole oorbetaal word, as hierdie twee bevredigende WKOD 043-verslae sowel as die geouditeerde of nagegaande jaarlikse finansiële state van die vorige jaar ontvang is.
14.2 Monitering van die ontvangs en besteding van alle skoolfondse

  1. Ingevolge artikel 43 (6) van SASW, moet die SBL die finansiële rekords en state van die skool op versoek van ‘n belanghebbende persoon beskikbaar maak vir inspeksie. Die nakomingskomponent by die distrikskantoor sal ontvangs van die verslae soos genoem in paragraaf 3.7 en paragraaf 14.1 (b) aanteken en monitor. Hulle sal dan hierdie verslae evalueer vir korrektheid, nakoming van die voorskrifte monitor en sal terugvoering aan die SBL'e gee. Indien die evaluering egter enige aanduiding van wanadministrasie of wanbestuur van oordragbetalings bloot stel, sal die DH distriksbeamptes, per delegasie deur die distriksdirekteur, of beamptes van Hoofkantoor, versoek om sodanige skool ingevolge NTR 8.4(c) and (d) en paragraaf 121A (b) van die NNSSB te monitor en te besoek. Dit sluit in onder andere die evaluering van die effektiwiteit en doeltreffendheid van die rekeningkundige en interne beheermaatreëls binne die skool en en om ondersteuning en opleiding aan betrokke skoolpersoneel en SBL-lede in finansiële bestuur te verskaf.
  2. Dit is veral nodig in omstandighede waar verdeling van pligte beperk is en ouditbewyse van toesighoudende beheer ontbreek.
  3. As 'n gevolg van die verkryging van insig aangaande die rekeningkundige en interne beheerstelsels en beheertoetse, kan hierdie beamptes bewus word van swakhede in die stelsels van inrigtings.
  4. Hierdie beamptes word versoek om die bestuur bewus te maak, sodra dit prakties en op 'n behoorlike verantwoordelikheidsvlak moontlik is, van wesenlike swakhede in die ontwerp en toepassing van rekeningkundige en interne beheerstelsels wat onder hulle aandag gekom het.
15. Ten spyte van die feit dat departementele beamptes skole sal besoek om ontvangs en besteding van skoolfondse te moniteer, kan die Lid van die Uitvoerende Raad (LUR), ingevolge artikel 43(4) van die SASW, indien hy of sy dit nodig ag, die Ouditeur-generaal versoek om `n oudit te onderneem van die rekords en finansiële state van `n publieke skool. Besonderhede hiervan sal aan die betrokke skole en SBL'e gekommunikeer word.

16. Verder, waar verbetering in finansiële bestuur nie gerealiseer word nie, sal die WKOD die wettige regsmiddels soos vervat in artikels 22 – 25 van die SASW, toepas.

17. Die inhoud van hierdie omsendbrief moet onder die aandag van distrikskantoorbeamptes, prinsipale, beheerliggaamlede en skoolbestuurspanne gebring word.


GETEKEN: PA VINJEVOLD
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2014:12:17

"South African Schools Act (SASA), 1996"  (grootte: 255 KB)
"Public Finance Management Act (PFMA), 1999"  (grootte: 487 KB)

"WCED 043 report"  (grootte: 206 KB xlsx)