1. Hierdie omsendbrief is hersien en herroep Omsendbriewe 0036/2001 en 0029/2008 in hulle geheel.

2. Die vaslegging van akkurate logstate per voertuig is baie belangrik vir, inter alia, die volgende:

  • Akkurate reisbesonderhede;
  • Odometer-vaslegging vir die maandeindfaktuur;
  • Navraag oor misbruik;
  • Ondersoek na 'n ongeluk;
  • Bestuurderidentifikasie; en
  • Verkeersoortredings.
3. Vanaf 01 Januarie 2011 het die faktueringsproses na odometerlesings verander wat deur kliente via die Fleetman-klient se modulefasiliteit vasgevang is. Hierdie odometerlesings sal eers teenoor die verkeers- of e-brandstof inligting geverifieer en daarna gefaktureer word. Die rekening sal dan via e-pos aan die departement gestuur word vir verifikasie en om die betaling te verwerk.

4. Dit is dus baie belangrik dat die logstate so spoedig moontlik, voor die 24ste van elke maand, ingedien word. Hoofkantoor en distrikskantore wat van die kliënt module, vir die vasleggingsodometerlesings, gebruik maak, moet verseker dat alle odometerlesings op of voor die 25ste van elke maand ingesamel en op die fasiliteit vasgevang word.

5. Versuim om logstate in te dien sal daartoe lei dat GG-voertuie op gemiddeldes gefaktureer word. Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) is dus verplig om teen vervoerbeamptes op te tree wat versuim om die balans van die logstate in te dien.

6. Logstate moet op 'n maandelikse basis voor die 7de van elke opeenvolgende maand aan Hoofkantoor gestuur word. Die aangehegte skedule moet voltooi word en moet die logstate vergesel. Elke beampte wat van amptelike vervoer gebruik maak, het dus 'n verantwoordelikheid om te verseker dat logstate betyds by die vervoerbeampte afgelewer word.

7. Indien verdere inligting verlang word, kan enige van die volgende beamptes by Hoofkantoor gekontak word:

Mnr CK Barron   Tel. no. 021 467 2789
Mnr JG Heath Tel. no. 021 467 2797
Mnr MB Noboza Tel. no. 021 467 2791
Mev E Santo Tel. no. 021 467 2339

8. Die inhoud van hierdie omsendbrief moet onder die aandag van alle belanghebbendes gebring word.


GETEKEN: PA VINJEVOLD
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2015:04:10

"Logsheet schedule"  (grootte: 22 KB)