1. Hierdie omsendbrief is hersien en vervang Omsendbrief 0037/1999 in sy geheel.

2. Opvoedkundige inrigtings in die Wes-Kaap word dikwels deur hooggeplaastes of eregaste soos ministers van provinisale departemente of nasionale ministers, of eregaste besoek.

3. Sou die hooggeplaaste deur die inrigting genooi word, of die gas versoek om die inrigting te besoek, behoort daar noukeurige aandag geskenk te word aan die protokol wat tydens sodanige geleenthede toegepas behoort te word.

4. Die volgende protokol is bedoel om die behoorlike vloei van inligting oor sodanige besoek regoor die provinsiale departemente te bevorder en behoort deur alle partye waargeneem te word:
4.1 Die uitnodiging behoort lank voor die funksie uitgestuur te word en behoort altyd skriftelik bevestig te word.
4.2 Die uitnodiging behoort 'n aanduiding te gee van die aard van die funksie, die kleredrag en of daar van die hooggeplaaste of eregas verwag sal word om enige pligte uit te voer.

5. Wanneer 'n hooggeplaaste, soos die Provinsiale Minister van Onderwys vir die Wes-Kaap, versoek om die inrigting te besoek of genooi word om dit te doen, behoort die prinsipaal die Onderwyshoof en die betrokke distrikdirekteur so spoedig moontlik van die beoogde besoek in kennis te stel.
5.1 Indien die hooggeplaaste of eregas 'n Lid van die Uitvoerende Raad (LUR) van 'n ander provinsiale department is, behoort die prinsipaal die Provinsiale Minister van Onderwys vir die Wes-Kaap, die Onderwyshoof en die betrokke distriksdirekteur in kennis te stel.
5.2 Bykomend tot die bogenoemde, is dit aanbevole protokol dat die besoekende hooggeplaaste deur verkose personeellede van die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) vergesel word. Waar moontlik, behoort die groep die Hoofdirekteur: Distrikte of 'n gedelegeerde beampte wat names hom of haar waarneem) en die Kringbestuurder in te sluit.
5.3 Indien die besoekende hooggeplaaste die Minister van Basiese Onderwys is, behoort hy of sy van ten minste een van die volgende persone vergesel te word: die Provinsiale Minister van Onderwys vir die Wes-Kaap, die Onderwyshoof, die Hoofdirekteur: Distrikte of die betrokke distriksdirekteur.

6. Die nakoming van hierdie riglyne, deur al die partye op wie dit van toepassing is, sal bydra tot die behoorlike vloei van inligting en die sukses van reëlings wat getref word wanneer opvoedkundige inrigtings deur hooggeplaastes of eregaste besoek word.


GETEKEN: PA VINJEVOLD
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2015:03:26