1. Hierdie omsendbrief volg op Omsendbriewe 0004/2015 en 0005/2015 gedateer 25 Februarie 2015 en stel Hoofkantoor en onderwysdistrikskantoor personeel in kennis dat die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) nou kontrakte aangegaan het vir die voorsiening en aflewering van skoonmaakmiddels en skryfbehoeftes vir die tydperk van 1 Maart 2015 tot 31 Maart 2017.

2. Bestellings vir skoonmaakmiddels sal by die volgende diensverskaffers geplaas word ingevolge kontrakno. B/WCED 2268/14:
2.1 Hoofkantoor en metropool onderwysdistrikte:
RC Suppliers
Klaverstraat 14
Sybrand Park
RONDEBOSCH
7700
Telefoonno:   021 696 9361
Kontakpersoon:   Me R Blankenaar
2.2 Landelike onderwysdistrikte:
Amanthi Traders CC
Nicestraat 2
UITZICHT
7550
Telefoonno:   021 976 7938
Kontakpersoon:   Me M Gouveia Ferreira

Die katalogusse wat die skoonmaakmiddel items wat op die kontrak beskikbaar is en die prys per item bevat, is hierby aangeheg. Personeel by Hoofkantoor en distrikskantore wat die bestellings behartig, moet verseker dat die korrekte katalogusse gebruik word wanneer bestellings by die geïdentifiseerde verskaffers geplaas word. Die pryse sluit aflewering by die betrokke kantoor in.

3. Bestellings vir skryfbehoeftes sal by die volgende diensverskaffers geplaas word ingevolge kontrakno. B/WCED 2271/14:

Masiqhame Trading 1057 CC
Blinkwater Crescent 30
EDGEMEAD
7441
Telefoonno:   021 558 9947
Kontakpersoon:   Me G Daniels

Die katalogusse wat die skryfbehoefte items wat op die kontrak beskikbaar is en die prys per item bevat, is hierby aangeheg. Die pryse sluit aflewering by die betrokke kantoor in.

4. Let asseblief daarop dat die kontrak vir skryfbehoeftes nie die voorsiening en aflewering van kopieërpapier en drukkasette bied nie. Hierdie items, sowel as ander items, wat nie in die katalogusse vir skoonmaakmiddels en skryfbehoeftes uiteengesit is nie, moet deur kwotasies wat deur middel van die Geïntegreerde Verkrygingsoplossing (GVO) ingewin is, aangekoop word.

5. Met inagneming van die vereistes van "Institutional Instruction No. 6/2013", is dit belangrik vir Verantwoordelikheidsbestuurders om noukeurig te beplan ten opsigte van hulle behoeftes vir skoonmaakmiddels en skryfbehoeftes. Die sperdatum vir die indiening van rekwisisies vir skryfbehoeftes bly steeds 30 April van die betrokke jaar.

6. Om skoonmaakmiddels en skryfbehoeftes te bestel, moet die volgende stappe gevolg word;

  1. Voltooi 'n LOG 1-rekwisisie vorm.
    1. In die beskrywingskolom skryf "supply cleaning material/stationery as per attached list";
    2. Kwoteer die kontraknommer onderaan die voorgaande stelling.
    3. Verseker dat die lys, wat by die rekwisisie vorm aangeheg is, nie 10 lynitems oorskry nie. Indien meer as 10 lynitems benodig word, moet 'n afsonderlike rekwisisie ingedien word.
    4. Items wat nie op die kontrak beskikbaar is nie, moet afsonderlike aangevra word.
  2. Heg by die rekwisisie vorm die PGWC 002 "BAS Allocation Attachment" vorm aan wat die beskikbare begroting vir die aankoop reflekteer.
  3. Gebruik die MS Office Excel weergawe van die betrokke katalogus (wat elektronies aan die aangestelde VKB-kampioene beskikbaar gestel sal word) om die uitgawe vir elke rekwisisie te bepaal.
  4. Om die items wat benodig word van die betrokke katalogusse te kies, moet die volgende stappe gevolg word:
    1. Gebruik die "filters" wat reeds in die MS Office Excel blad vervat is.
    2. Filter óf per "item name" óf per "commodity".
    3. Dui die kwantiteit aan wat benodig word. Die MS Office Excel blad sal outomaties die uitgawe van die aankoop bereken. Hierdie bedrag moet op elke individuele PGWC 002 "BAS Allocation Attachment" vorm gereflekteer word.
    4. Druk die seleksie, insluitend die totale prys en heg aan by die rekwisisie vorm soos per (a) (iii) hierbo.
7. Vir bystand met die voltooiing van rekwisisies, kan mnr A Davids gekontak word by telefoonno.
021 467 2257.

8. Hierdie dien as " aanmaning dat slegs gemagtigde beamptes, binne die Verkrygingslyn se eenhede van die betrokke kantore, bestellings by die verskaffers kan plaas, en dat die maatreëls in "Institutional Instruction Nr. 10/2013" (volledigheid van brondokumente vir die verkryging van goedere/dienste) nagekom moet word.

9. Bring asseblief die inhoud van hierdie omsendbrief onder die aandag van alle betrokkenes.


GETEKEN: LJ ELY
ADJUNK-DIREKTEUR-GENERAAL: FINANSIES
DATUM: 2015:03:24

"WCED Stationery Catalogue - Masiqhame Trading"  (grootte: 135 KB)
"WCED Cleaning Catalogue - RC suppliers"  (grootte: 73 KB)
"Eden Karoo - WCED Cleaning Materials Catalogues - Amanthi Traders"  (grootte: 58 KB)
"Overberg - WCED Cleaning Materials Catalogues - Amanthi Traders"  (grootte: 56 KB)
"West Coast - WCED Cleaning Materials Catalogues - Amanthi Traders"  (grootte: 62 KB)
"Winelands - WCED Cleaning Materials Catalogues - Amanthi Traders"  (grootte: 58 KB)