| 1.1 |
binne drie (3) maande na die einde van elke finansiële jaar, d.i. 31 Maart, finansiële jaarstate opstel ooreenkomstig die riglyne soos bepaal deur die Lid van die Uitvoerende Raad; en |
| 1.2 |
binne ses (6) maande na die einde van die finansiële jaar, d.i. 30 Junie, 'n afskrif van die geouditeerde finansiële jaarstate aan die Hoof van die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) voorlê. |
| 2. |
Die beheerliggaam is verantwoordelik vir die opstel van die finansiële jaarstate en moet dan hierdie dokumente by hulle ouditeur in dien vir ouditering. Ouditeure moet duidelik kan aantoon dat hulle meganismes in plek het om te verseker dat hulle 'n funksionele en gesonde stelsel vir die skeiding van pligte vir die samestelling en ouditering van die finansiële state handhaaf. |
| 3. |
By ontvangs van die geouditeerde finansiële state vanaf die ouditeure, moet die beheerliggaam 'n vergadering belê om die state te bespreek. Die beheerliggaam moet kwessies, indien enige, met die ouditeure uitklaar, en daana aanvaar en die state as korrek afteken. Ouditeure maak gewoonlik voorsiening vir die beheerliggaam in die geouditeerde finansiële state, om dit af te teken. Die beheerliggaam moet 'n kopie van die getekende geouditeerde finansiële state op of voor 30 Junie , aan die distrikskantoor voorlê. Dit moet die bestuursverslag van die ouditeure insluit. |
| 4. |
Hoofstuk I van die Handleiding: Basiese Finansiele Stelsel vir Skole (2de Uitgawe) bevat riglyne vir die opstel van finansiele state. |
| 5. |
Geouditeerde finansiele jaarstate moet uit die volgende komponente bestaan:
- 'n Staat van finansiele posisie; Balansstaat
- 'n Staat van finansiele resultate: Inkomstestaat
- 'n Kontantvloeistaat;
- Ouditeursverslag (insluitende 'n bestuursverslag wat die bekommernisse of swakhede in beheermaatreels lys, indien enige); en
- Verduidelikende notas of skedules tot die finansiele state.
Die beheerligaam moet verseker dat die ingediende geouditeerde finansiele jaarstate die bogenoemde komponente insluit.
|
| 6. |
Die volgende dokumente moet die voorlegging van die jaarlikse finansiele state aan die Departement, vergesel:
- Bateverifikasiesertifikaat;
- Bankrekonsiliasiestaat soos op 31 Desember;
- Staat van Belegging/s of aantekening by die geouditeerde finansiele jaarstate;
- Staat van Uitstaande Skuld of aantekening by die geouditeerde finansiele jaarstate;
- Kopie van laaste bladsy van Desember se Bankstaat;
- Sertifikaat van Gesonde Finansiele Bestuur
- Verklaring van ander rekeninge; en
- Sertifikasie van Verifikasie van Gerekenariseerde Kwitansiestelsel(indien beskikbaar).
|
| 7. |
Die volgende items moet afsonderlik in die geouditeerde finansiele jaarstate gespesifiseer word: |
| 7.1 |
Onder inkomste:
- Norme-en-Standaardetoekennings
- Dag-tot-dag-herstelwerk;
- Munisipale dienste;
- Skoolgelde; en
- Ander WKOD Oordragbetalings (Projekte).
|
| 7.2 |
Onder Uitgawes:
- Handboeke;
- Plaaslike Aankope;
- Munisipale dienste;
- Dag-tot-dag-herstelwerk; en
- Ander WKOD Oordragbetalings (Projekte).
|
| 8. |
'n Afsonderlike Balansstaat en Inkomstestaat moet vir 'n koshuis opgetrek word. |
| 9. |
Maak asseblief seker dat die inhoud van hierdie omsendbrief onder die aandag van alle belanghebbendes, insluitende die skool se ouditeur, gebring word. |
GETEKEN: PA VINJEVOLD
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2014:03:05
|
 |