1. Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) put genot daaruit om aan te kondig dat dit 'n funksie op die Sentrale Onderwysbestuurinligtingstelsel (SOBIS) ontwikkel het om skole te help met die bestuur van toelatingsvereistes inligting wat ook 'n aanlyn lys van ongeplaasde leerders sal genereer.

2. Die maatreëls, soos uiteengesit in hierdie minuut, is van toepassing op aansoeke wat hierdie jaar ontvang is, vir toelating tot skole in 2015.

3. Vaslegging van beplande leerdergetalle vir 2015:

Skoolhoofde word versoek om die beplande beraming van leerders vir 2015, teen 15 Augustus 2014, te voltooi.

4. Vaslegging van aansoeke vir toelating tot die skool vir 2015:
4.1 Skole word versoek om die aansoeke van alle leerders op die SOBIS vas te vang wat aansoek gedoen het vir toelating by die skool vir 2015.
4.2 Dit kan op die SOBIS gevind word onder die "Administration" –oortjie en die "Admissions" se aftuimellys.
4.3 Let asseblief daarop dat die besonderhede van leerders wat reeds op die SOBIS is, nie weer vasgevang hoef te word nie.
4.4 Die stelsel sal die vereiste velde vooraf bepaal wanneer die gebruiker die SOBISnommer of identiteitsnommer insleutel; of die leerder se naam, van en geslag.
4.5 Slegs die basiese inligting van leerders wat vir die eerste keer by 'n skool in die Wes-Kaap aansoek doen, sal vasgevang moet word.
4.6 Indien 'n leerder by 'n skool aanvaar word, sal hierdie basiese inligting op die SOBIS gelaai word, na vordering en bevordering aan die einde van die jaar.

5. Hulp met gevalle waar leerders nie by skole geplaas is nie:
5.1 Die betrokke IBB-bestuurder sal toegang hê tot die lys van ongeplaasde leerders en beskikbare plekke in sy of haar kring en word versoek om te help met die plasing van leerders, deur met skole in hulle onderskeie kringe te skakel.
5.2 Distrikte moet poog om, teen Februarie 2015, alle ongeplaasde leerders op die lyste uit te klaar.

6. Voordele van vaslegging van aansoeke om toelating op die SOBIS-databasis:
6.1 Die stelsel sal die aantal beskikbare plekke by die skool aandui, wat toeganklik sal wees vir die Skoolhoof en die IBB-bestuurder.
6.2 Maklike verwysing van aansoeke per leerder / graad op skoolvlak.
6.3 Die WKOD sal, gebaseer op akkurate inligting van die ongeplaasde leerders, beter in staat wees om ouers te help wat opsoek is na plekke by skole.
6.4 Die basiese inligting van nuwe leerders sal vasgevang wees op die SOBIS vir 2015.
6.5 Die identiteitsnommer van die leerder sal gebruik word om te verseker dat daar geen duplisering van data in die databasis is nie.

7. Die stelsel sal vanaf 8 Augustus 2014, beskikbaar wees vir die vaslegging van hierdie inligting op die SOBIS.

8. Toegang tot die databasis sal streng beperk word en daar sal van die aangewese beamptes verwag word om vertroulikheidsooreenkomste te onderteken.

9. In die lig van die toenemende aanvraag vir plekke by skole, vertrou die WKOD dat hierdie maatreël die stelsel sal help om beter te funksioneer. Ons wil graag skoolhoofde, SBL’e en beamptes bedank vir hulle ondersteuning in die plasing van kinders in skole.

10. Alle navrae ten opsigte van die bogenoemde, kan gerig word aan die betrokke IBB-bestuurder.


GETEKEN: PA VINJEVOLD
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2014:08:05