1. Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) se riglyne oor die uitreik van omsendbriewe, minute en kennisgewings is bekendgemaak in Omsendbrief 0011/2012 van 6 Maart 2012.

2. Weens die onlangse veranderings in die struktuur van die WKOD, het dit egter nodig geword om amptenare in te lig aangaande die hersiene prosedure vir die uitreik van omsendbriewe, minute en kennisgewings.

3. Die volgende belangrike inligting, wat onmiddellik van krag is, word onder u aandag gebring:
3.1 Omsendbriewe kan alleenlik deur die Hoof: Onderwys of deur die amptenaar wat in daardie posisie waarneem, onderteken word. 'n Minuut of kennisgewing mag slegs deur die Adjunk-direkteurs-generaal van die betrokke tak of die amptenaar wat in daardie posisie waarneem, onderteken word.
3.2 Omsendbriewe word uitgereik om WKOD-skole en personeel in te lig aangaande sake van besondere belang, soos beleidsake wat nie arbitrêr gewysig of geïgnoreer kan word nie. Minute en kennisgewings word gewoonlik uitgereik om inligting, instruksies en duidelikheid oor roetinesake te verskaf.
3.3 Die Hoofkantoor se Algemene Registrasie, geleë op die 6de vloer van die Grand Central Towers-gebou, Kaapstad, ken nommers toe aan amptelike WKOD omsendbriewe in numeriese volgorde en moet in hierdie opsig geraadpleeg word.
3.4 Die individuele direktorate en distrikskantore ken nommers in numeriese volgorde toe aan hulle spesifieke minute en kennisgewings en hou registers vir daardie doel.

3.5 Slegs Hoofkantoor se Algemene Registrasie is gemagtig om massa elektroniese WKOD korrespondensie uit te reik, soos byvoorbeeld die amptelike WKOD-omsendbriewe, minute en kennisgewings, aan WKOD-amptenare en skole via die e-skool en elektroniese poslysstelsels. Die omsendbriewe, minute en kennisgewings word versprei in PDF en dus moet alle pogings aangewend word om te verseker dat die inhoud linguisties en taalkundig korrek is, dat die korrekte briefhoofde gebruik word en dat dit van ‘n goeie gehalte is. Die WKOD-briefhoofde wat op 11 Januarie 2012 deur die Direktoraat: Kommunikasie uitgereik is, is steeds van toepassing.
3.6 Enige korrespondensie vir elektroniese verspreiding aan ons skole en amptenare moet skriftelik gemagtig word deur die betrokke amptenaar op die rang van Hoof: Onderwys óf Adjunk-direkteurs-generaal óf deur die amptenaar wat in daardie posisie waarneem. Daardie geskrewe magtiging moet die kennisgewing vergesel wanneer dit aan die Algemene Registrasie gebied word vir elektroniese verspreiding.
3.7 Sodra `n omsendbrief, minuut of kennisgewing gemagtig is, moet die naam van die betrokke amptenaar wat die korrespondensie gemagtig het en die datum in die handtekening gedeelte van die elektroniese kopie gereflekteer word voordat die Registrasie gekonsulteer word. Dit beteken dat die woorde "Geteken deur" en die datum van magtiging in die handtekening gedeelte aangedui moet word. `n Goeie kwaliteit kopie van die oorspronklike finale dokument tesame met alle tersaaklike aanhangsels, saam met die elektroniese kopieë (via e-pos of op `n geheuestokkie), moet sonder versuim by die Hoof van Algemene Registrasie vir elektroniese verspreiding ingedien word.
3.8 Dit is die verantwoordelikheid van die betrokke beampte en direktoraat/ komponent/eenheid wat die omsendbrief/minuut/kennisgewing opgestel het om te verseker dat die inhoud van die korrespondensie in alle opsigte korrek en volledig is voor die finale getekende en elektroniese kopieë aan die Register beskikbaar gemaak word vir elektroniese verspreiding. Wanneer die goedgekeurde korrespondensie vir verspreiding aangebied word, moet 'n amptenaar met `n rang nie laer as Adjunkdirekteur, aan Registrasie bevestig dat die elektroniese kopieë korrek en volledig is en dat dit elektronies versprei kan word. Onder geen omstandighede sal personeel van die Registrasie inmeng met die elektroniese weergawes wat deur direktorate gestuur word nie. Dit sluit gevalle in waar die handtekening gedeelte onvolledig is. Geen korrespondensie sal elektronies versprei word sonder die tersaaklike bevestiging nie.

4. Indien u enige navrae het aangaande die inhoud van hierdie dokument, kontak asseblief die amptenaar wie se naam verskyn by "Navrae" in die bogenoemde briefhoof.

5. Beskou asseblief Omsendbriewe 0006/2010 gedateer 19 Februarie 2010 en 0011/2012 gedateer 06 Maart 2012 as dienooreenkomstig gewysig.

6. Bring asseblief die inhoud van hierdie dokument onder die aandag van alle personeel.


GETEKEN: PA VINJEVOLD
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2014:05:27