1. Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) het die volgende beleid aanvaar ten opsigte van uitgawes wat kan ontstaan as gevolg van bogenoemde vergaderings.
2. Slegs WKOD-fasiliteite mag gebruik word. Indien geen gepaste WKOD-inrigting beskikbaar is nie, mag buitefasiliteite gebruik word op voorwaarde dat goedkeuring vanaf die betrokke direkteur verkry is, wat slegs in uitsonderlike gevalle dit sal verleen. Die normale beleid vir die verkryging van fasiliteite en spyseniering sal in sulke gevalle geld.
3. Die volgende tariewe geld vir alle WKOD-inrigtings, uitgesonderd onderwysersentrums en klinieke, soos goedgekeur vanaf 1 Augustus 2008:

  • Huur van saal en fasiliteite:
    		•  R354.00 per dag
  • Spyseniering vir `n dag:
    		•  Maksimum R47.20 per persoon per dag
  • Tee of koffie (oggend of middag):
    		•  Maksimum R11.80 per persoon per dag
    4. Met behulp van die Verbruikersprysindeks van 2008 as `n basis van 100 punte vir berekening vir die styging van pryse, het die indeks op 31 Maart 2013 tot 127.33 basispunte gestyg. Dit verteenwoordig `n styging van 27.33% sedert 2008. Die bogenoemde tariewe is dus soos volg vir die inflasiekoers aangepas:

  • Huur van saal en fasiliteite:
    		•  R450.75 per dag
  • Spyseniering vir `n dag:
    		•  Maksimum R60.10 per persoon per dag
  • Tee of koffie (oggend of middag):
    		•  Maksimum R15.02 per persoon per dag
    5. Hierdie tariewe sal aan die inrigting betaal word per elektroniese fondsoorbetaling. Die verkrygingsprosedures is dus nie van toepassing nie. Die betrokke inrigting moet 'n eis op sy amptelike briefhoof indien vergesel van die nodige ondersteunende dokumentasie.
    6. Onderwysersentrums en klinieke is nie wetlike entiteite nie, en is dus nie geregtig op kompensasie vir die gebruik van hulle fasiliteite nie. Daar sal dus geen betaling aan hulle gemaak word nie. Indien hierdie inrigtings gebruik word, sal die normale verkrygingsprosedure vir spyseniering van toepassing wees.
    7. 'n Bywoningsregister moet by alle vergaderings gehou word, en al die deelnemers moet hierdie register elke dag van die byeenkoms teken. Die getekende bywoningsregister moet saam met die betalingsdokumente voorgelê word.
    8. Op die eerste dag van die vergadering sal die spysenier vergoed word vir die volle getal deelnemers. Vir die daaropvolgende dae sal die spysenier slegs vergoed word vir die getal persone wat op die eerste dag ingeteken het. Dit geld vir beide spysenieringreëlings, dws waar onderwysinrigtings vergoed word volgens die bogenoemde tariewe, of waar buitekontrakteurs dienste lewer ingevolge die verkrygingsvoorskrifte. Die ooreenkoms met die spysenier moet vir so 'n reëling voorsiening maak. Waar 'n vergadering slegs een dag duur, sal dit as 'n eerste dag beskou word.
    9. Indien 'n direktoraat uitgawes (bv. fotokopieë), aangaan namens 'n ander direktoraat wat die vergadering reël, kan sulke uitgawes terugbetaal word.
    10. Indien 'n werknemer van taxi's gebruik maak om by 'n byeenkoms te kom en kwitansies nie beskikbaar is nie, moet die werknemer 'n beëdigde verklaring voorlê wat verduidelik hoekom 'n kwitansie nie beskikbaar is nie, en dan daardie beëdigde verklaring aan die skool of die kantoor waar die werknemer gestasioneer is, voorlê. Die skool of die kantoor waar die werknemer gestasioneer is, moet bevestig, in skrywe, dat die werknemer verplig was om so `n byeenkoms, vir amptelike doeleindes, by te woon. Al hierdie dokumente moet dan saam met die eis voorgelê word, en sal dan as bewys aanvaar word waar uitgawes aangegaan is.
    11. Seminare en werkswinkels wat langer as een dag duur, moet vermy word ter wille van die kosteïmplikasies. Indien WKOD-inrigtings gebruik word, moet daardie afgevaardigdes wat uit noodsaaklikheid verplig is om by hotelle, gastehuise, ens. te oornag, die tariewe van die Departement van Staatsdiens en Administrasie vir akkommodasie en maaltye gebruik. Hierdie koste sluit alkoholiese drank en telefoonoproepe uit.)
    12. Hierdie reëlings is van krag vanaf 1 Mei 2013 en moet onder die aandag van alle betrokkenes gebring word.


    GETEKEN: PA VINJEVOLD
    HOOF: ONDERWYS
    DATUM: 2013:04:29