1. Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) se riglyne oor die uitreik van omsendbriewe, minute en kennisgewings is bekendgemaak in Omsendbrief 0006/2010 van 19 Februarie 2010.

2. As gevolg van die onlangse veranderings in die struktuur van die WKOD, het dit egter nodig geword om beamptes in te lig aangaande die hersiene prosedure vir die uitreik van omsendbriewe, minute en kennisgewings.

3. Omsendbriewe kan alleenlik deur die Hoof:Onderwys of deur die beampte wat in daardie posisie waarneem, onderteken word. „n Minuut mag slegs deur die Adjunk-Direkteur-Generaal van die betrokke tak of die beampte wat in daardie posisie waarneem, onderteken word.

4. Die volgende inligting word ook onder u aandag gebring:
4.1 Omsendbriewe word gewoonlik uitgereik om WKOD-skole en personeel in te lig aangaande sake van besondere belang, soos beleidsake wat nie arbitrêr gewysig of geïgnoreer kan word nie. Minute word gewoonlik uitgereik deur hoofdirektorate, direktorate en distrikskantore om inligting, opdragte en duidelikheid te verskaf oor roetinesake.
4.2 Die Hoofkantoor se Algemene Registrasie, geleë op die 6de vloer van die Grand Central Towers-gebou, Kaapstad, ken nommers toe aan amptelike WKODomsendbriewe in numeriese volgorde en moet in hierdie opsig gekontak word.
4.3 Die individuele direktorate en distrikskantore ken nommers in numeriese volgorde toe aan hulle minute en hou registers by vir daardie doel.
4.4 Slegs die Algemene Registrasie, Hoofkantoor, is gemagtig om elektroniese kommunikasie uit te reik, soos die amptelike WKOD-omsendbriewe, minute en kennisgewings, aan WKOD-beamptes en skole via die e-skool- en elektroniese poslysstelsels. Die omsendbriewe en minute word versprei in PDF en daarom moet alle pogings aangewend word om te verseker dat die korrekte briefhoofde gebruik word en dat dit van „n goeie gehalte is. Die mees onlangse WKOD-briefhoofde is uitgereik deur die Direktoraat: Kommunikasie op 11 Januarie 2012.
4.5 Enige kennisgewing vir elektroniese verspreiding aan ons skole en beamptes moet skriftelik gemagtig word deur die betrokke beampte op die rang van Adjunk- Direkteur-Generaal of Hoof: Onderwys. Daardie geskrewe magtiging moet die kennisgewing vergesel wanneer dit aangebied word aan die Algemene Registrasie vir elektroniese verspreiding.
4.6 Sodra „n omsendbrief, minuut of kennisgewing goedgekeur en onderteken is deur die betrokke beampte, moet „n afskrif van goeie gehalte van die oorspronklike finale dokument saam met „n elektroniese kopie (via e-pos of op „n flitsskyfie) voorgelê word, so spoedig moontlik, aan die Hoof van Algemene Registrasie vir elektroniese verspreiding.

5. Indien u enige navrae het aangaande die inhoud van hierdie dokument, kontak asseblief die beampte wie se naam verskyn by “Navrae” in die bogenoemde briefhoof.

6. Bring asseblief die inhoud van hierdie dokument onder die aandag van alle personeel.


GETEKEN: PA VINJEVOLD
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2012:03:06