1. Provinsiale Tesourieinstruksie 16A2.1.7 noem dat die Provinsiale Tesourie verantwoordelik is vir die handhawing van 'n geloofwaardige databasis van verskaffers vir gebruik deur alle provinsiale departemente. Dit is die Databasis vir Wes-Kaapse Verskaffers en dit is 'n voorwaarde van die WKOD dat alle voorsieners van goedere en dienste wat met die WKOD wil handeldryf op hierdie databasis moet registreer om te bevestig dat hulle voldoen aan die wetgewing oor voorkeurverkryging. Verskaffers van goedere en dienste wat nie op die databasis geregistreer is nie, verbeur hulle reg om voorkeurpunte te verdien, aangesien hulle status nie bekragtig is nie.
2. Die distrikskantore het die gesag om goedere en dienste te verkry deur geskrewe kwotasies op tot 'n drempel van R10 000. Distrikskantore is tans nie gekoppel aan die Elektroniese Verkrygingstelsel (EPSi), wat bekend staan as Sourcelink nie. In die plek daarvan word tans van hulle verwag, wanneer hulle geskrewe kwotasies inwag, om aanbieders te versoek om voorkeurpunte in te vul op die Eisvorm vir Voorkeurpunte (WCBD 6.1). Hierdie reëling sal vanaf 1 Oktober 2011 nie meer van krag wees nie. Nadat hulle opleiding ontvang het van Quadrem Tradeworld, sal alle onderwys distrikskantore toegang verleen word tot EPSi (Sourcelink) en hulle sal dan hulle kwotasies via hierdie elektroniese medium inwag tot die drempel van R30 000. Indien die implementering van Sourcelink in onderwys distrikskantore suksesvol is, sal dit oorweeg word om die drempel na 'n hoër bedrag op te stoot. 'n Regverdige en deursigtige wyse om kwotasies te verkry sal sodoende moontlik gemaak word. Verder sal die verskaffers van goedere en dienste wat geregistreer is op die Wes-Kaapse Verskaffersdatabasis (wat met EPSi geïntegreer is) outomaties hulle voorkeurpunte hê soos bereken deur die EPSi en hulle sal nie nodig hê om vorms waarop punte ingevul word, voor te lê nie. Regulasie 3(4) van die regulasies gepromulgeer ingevolge die Wet op die Voorkeurverkrygingsbeleidsraamwerk van 2000 bepaal dat slegs die bod wat die hoogste totale aantal punte het, aanvaar mag word. Wanneer Sourcelink gebruik word, sal die stelsel outomaties die totale getal punte bereken wat vir prys en bereiking van die WKOD se verkrygingsdoelwitte ingevolge die 80:20 puntestelsel (=/<R500 000) behaal is. Nadat daar besluit is wie die suksesvolle aanbieder sal wees, moet die suksesvolle aanbieder 'n verklaring van belange op die aangehegte vorm indien wat aandui dat hy/sy nie 'n werknemer van die Staat is nie en/of nie 'n familielid is van 'n werknemer van die Staat nie.
3. Regulasie 9 van hierdie regulasies noem dat, slegs wanneer redelike en regverdigbare gronde daarvoor bestaan, die bod toegeken mag word aan die aanbieder wat nie die hoogste totaal voorkeurpunte behaal het nie. Die verkrygingsbeamptes by distrikskantore en die LOOM-projekspan moet daarop let dat die toepassing van hierdie regulasie nie gedelegeer word nie. Indien 'n geval van hierdie aard opduik, moet die betrokke kantoor geskrewe regverdiging verskaf vir hulle afwyking, vir oorweging deur die WKOD se Bodkomitee en 'n besluit deur die Onderwyshoof. Die aankope waarna hierbo verwys word sluit toerusting uit, soos bv. meubels, fotokopieerders en faksmasjiene, wat 'n hoofkantoorverkrygingsfunksie bly, aangesien hierdie aankope met LOGIS geïntegreer moet word en deel moet word van die WKOD se inventaris. Rekwisiete vir toerusting moet dus steeds voorgelê word aan die Hoofkantoor om te bestel. Potensiële verskaffers van goedere en dienste moet aangemoedig word om Quadrem te gebruik om in te skryf op die EPSi sodat hulle versoeke om kwotasies aanlyn kan ontvang. Dit is onderhewig daaraan dat hulle 'n maandelikse inskrywingsgeld aan Quadrem moet betaal.
4. Wanneer besluit word om goedere of dienste te verkry, moet die totale behoefte in ag geneem word. 'n Behoefte kan nie opgebreek word in kleiner proporsies om binne die R30 000-drempel te bly en sodiende die vereiste om rekwisisies aan Hoofkantoor voor te lê te omseil nie. Verslae sal van die stelsel afgetrek word om hierdie situasie te moniteer. Indien die totale koste beraam word op meer as R30 000, moet daardie goedere of dienste versoek word via 'n rekwisisie aan die Verkrygingslyn te Hoofkantoor, vir die aandag van mnr RL Africa. In sulke gevalle moet slegs die amptelike LOG1-rekwisisievorm gebruik word, en hierdie vorm moet volledig ingevul word. Alle ongebruikte reëls op die vorm moet gekanselleer word deur 'n horisontale en 'n skuins streep oor die ongebruikte deel te trek. Die rekwisisievorm moet vergesel wees van gedetailleerde spesifikasies. Dit moet genoem word dat die beginsel van skaalbesparing laer onkostes sal meebring en dus is dit belangrik dat verkryging altyd op 'n koste-effektiewe en doeltreffende manier gedoen moet word. Die LOG 1rekwesisievorm moet vergesel wees van 'n BAS (PGWC 002)Toewysing-aanhangselvorm, wat die korrekte Standaardkaart van Rekeningestruktuur (wat toon waar die fondse vir die verkryging is) aantoon en die begrote bedrag moet verskaf word op die vorm in die gepaste ruimte. Sodra die koste van die verkryging bepaal is nadat mededingende kwotasies verkry is en die koste dan die begroting oorskry, sal die betrokke verantwoordelikheidsbestuurder geraadpleeg word om te besluit of addisionele fondse beskikbaar is om met die verkryging voort te gaan. As 'n algemene reël moet sodanige versoeke voorgelê word aan die Verkrygingslyn ten minste 6 maande voor die goedere of dienste benodig word. Dit sal genoeg tyd laat om al die vereiste prosesse te volg.
5. Om uitvoering te gee aan die oorweging van aanbiedinge wat via Sourcelink ontvang is, moet elke onderwys distrik kantoor teen nie later nie as 31 Augustus 2011 sy nominasie voorlê van ten minste 4 beamptes binne die Verkrygingslynbestuur en Finansiële Eenheid wat sal bestaan uit die Aanbod Aanvaardings Kommitee by elke distrikskantoor. Die Adjunkdirekteur in die Korporatiewedienstekomponent sal as voorsitter van daardie komitee optree. Die komitee sal formeel goedgekeur word deur die Hoof- finansiële beampte en die lede sal geskrewe kennisgewings van aanstelling kry. Alle besluite van die Aanbod Aanvaardings Kommitee moet behoorlik genotuleer word en sodanige notules moet vir ouditdoeleindes geliasseer word.
6. Alle lede van die Aanbod Aanvaardings Kommitee sal die Verklaring van Belange-vorm waarna in hierdie omsendbrief verwys word, moet voltooi. Hierdie vorm moet aangepas word om voorsiening te maak vir die naam van die lid en die voorsitter wat die vorm vir elke lid moet onderteken. Sodanige verklarings moet by elke bestelling ingesluit word. Enige lid wat 'n belang in enige besondere aanbod verklaar, moet hom/haar onttrek van verdere deelname in die oorweging van daardie aanbod, en dit moet genotuleer word.
7. Die maatreëls wat in hierdie omsendbrief verskyn, moet onder die aandag van alle personeel gebring word. Versuim om te hou by die maatreëls wat hierin verskyn, sal geag word as 'n breuk van die verkrygingslynbeginsels en dissiplinêre maatreëls sal ingestel word teen enige beampte wat hierdie vereistes minag. Lede van die Senior Bestuursdiens moet dus streng monitering en beheer instel om te verseker dat hierdie maatreëls gehuldig word.
8. U samewerking sal waardeer word.


GETEKEN: PA VINJEVOLD
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2011:08:02

"Preference Points Claim Form (WCBD 6.1)"  (grootte: 59 KB)
"Preferential Procurement Policy Framework Act of 2000"  (grootte: 22 KB)
"Declaration of interest"  (grootte: 28 KB)
"Declaration of interest (WCBD 4)"  (grootte: 36 KB)