Prinsipale van skole met graad R en hoofde van inrigtings vir vroeëkindontwikkeling (VKO) word daaraan herinner dat kwartaallikse aansoeke om subsidies voorgelê moet word aan die plaaslike onderwysdistrikskantoor teen die volgende datums in 2011:

Inrigtings wat nie hou by die bogenoemde datums nie, loop die risiko om hulle subsidies te verloor. Skole wat bystand verlang met die voltooiing van die subsidie-eisvorms kan die IBB VKO-bestuurder by die onderwysdistrikskantoor skakel. 'n SOBIS-verslag, wat aandui die getal leerders wat in die graad R-klas ingeskryf is, moet ook saam met elke eis ingedien word.

Ingevolge die nasionale Norme-en-standaarde vir graad R-befondsing (Regeringskennisgewing no. 30679 van 18 Januarie 2008), moet alle openbare en onafhanklike skole wat graad R aanbied, geregistreer word op SOBIS en in besit wees van 'n geldige registrasiesertifikaat. Alle graad R-leerders moet op SOBIS geregistreer word.

Ingevolge artikel 55 van die Wet op Openbare Finansiële Bestuur (Wet 29 van 1999) moet alle inrigtings wat finansiële befondsing van die staat ontvang, volledig en behoorlik boekhou van hulle finansiële sake, en jaarliks 'n geouditeerde finansiële staat voorlê aan hulle uitvoerende gesag (in hierdie geval die Wes-Kaap Onderwysdepartement.) In hierdie opsig moet alle VKO-inrigtings 'n geouditeerde finansiële staat voorlê ten opsigte van die vorige akademiese jaar. Dit moet voorgelê word aan die plaaslike onderwysdistrikskantoor voor die einde van Mei elke jaar. Versuim om dit te doen sal die volgende subsidiebetaling aan die betrokke inrigting vertraag.

Om deeglike onderwys in elke graad R-klaskamer te verseker, word skole aangeraai om toe te sien dat die maksimum getal leerders van 35 wat vir graad R ingeskryf mag word nie oorskrei word nie.

Skole moet ook daarop let dat prioriteit verleen moet word aan kinders wat reed 5 jaar oud geword het voor die begin van die nuwe jaar. Kinders wat egter 5-jarige ouderdom bereik voor die einde van Junie, mag ook toegelaat word in graad R, op voorwaarde dat hulle plasing nie 'n kind wat reeds 5 jaar oud geword het, uithou nie.