1. Die prosedure vir die doen van aanstellings in 'n waarnemende hoedanigheid in 'n vakante befondste hoër pos en inligting oor die betaling van 'n waarnemende toelae in sodanige gevalle is bekendgemaak in Omsendbrief 0103/2002. Alhoewel daardie omsendbrief betrekking gehad het slegs op staatsamptenare, geld dieselfde prosedures vir kantoorgebaseerde opvoeders.

2. Die Hoof: Onderwys het 'n wysiging tot die gedelegeerde gesag om betaling van waarnemende toelaes aan kantoorgebaseerde staatsamptenare en opvoeders in befondste hoër poste goed te keur, goedgekeur. Die volgende prosedures moet gevolg word wanneer senior bestuurspersoneel, kantoorgebaseerde opvoeders en kantoorgebaseerde staatsamptenare genomineer word vir aanstelling in 'n waarnemende hoedanigheid in vakante befondste hoër poste.
2.1 Senior Bestuurspersoneel (SBP)

'n Nominasie vir 'n lid van die SBP om aangestel te word in 'n vakante befondste hoër pos in 'n waarnemende hoedanigheid moet voorgelê word, tesame met 'n uitvoerige skriftelike regverdiging, aan die Hoofdirekteur: Interne-menslikekapitaalbestuur. Die nominasie moet aanbeveel word deur die adjunk-direkteur-generaal van die betrokke tak, of sy of haar gedelegeerde. Die Hoofdirekteur: Interne-menslikekapitaalbestuur sal dan die goedkeuring van die Onderwyshoof versoek en dan die besluit oordra aan die adjunk-direkteur-generaal van die betrokke tak, of sy of haar gedelegeerde.

Die volgende dokumente moet voorgelê word an die Hoofdirekteur: Interne-menslikekapitaal-bestuur ten einde goedkeuring te verkry vir die betaling van 'n waarnemende toelae:

  • 'n Afskrif van die skriftelike aanbod aan die lid van die SBP;

  • 'n Brief, geteken deur die betrokke lid van die SBP, waarin sy of haar gewilligheid om in 'n waarnemende hoedanigheid in die vakante befondste hoër pos aangestel te word, aangedui word.

Die volgende maatreëls, soos vervat in paragraaf 10 van die SMS handbook, sal van toepassing wees op die betaling van 'n waarnemende toelae aan 'n lid van die SBP wat 'n vakante befondste hoër pos in 'n waarnemende hoedanigheid beklee:

10.1 A member appointed in writing to act in a higher post, by a person duly authorised, shall be paid an acting allowance, provided that -

  • the higher post in which he/she is acting is vacant and funded, and
  • the period of appointment is uninterrupted and longer than 6 (six) weeks.
10.2 A maximum of two members may receive the acting allowance proportionally if they are appointed to act in a single higher vacant post, provided that -

  • the responsibilities attached to the higher vacant post are divided between the two members acting in such a post and expressed in the form of a ratio (i.e. 30/70%) before they are appointed to both act in such higher vacant post;

  • the maximum (combined) acting allowance to be paid to the two members is the difference between the inclusive flexible remuneration package of the lowest graded member and the commencing inclusive flexible remuneration package of the higher graded vacant post. (This means that the expenditure may not exceed the expenditure if only the lowest graded member would have been appointed to act in the higher graded vacant post.); and

  • the members' individual acting allowances are to be determined proportionally to the above-determined ratio. (This means that if the split in responsibilities between the members is 30/70% the one member will qualify for 30% and the other member 70% of the maximum (combined) acting allowance).
10.3 The member must accept the acting appointment in writing before the acting allowance is payable;.
10.4 The acting allowance is non-pensionable;
10.5 The employer will pay the acting allowance on a monthly basis, provided that the first payment takes place in the month following the completion of the period referred to in paragraph 10.1 above, backdated to the date that the member officially began acting in the pos;.
10.6 A member may only act in a higher post for a maximum uninterrupted period of 6 (six) months. The acting allowance may only be paid to an acting member for a maximum of 6 months, after which only permanent appointment will be considered for the relevant vacant and funded higher post unless prior approval is obtained from the relevant Executing Authority for re-appointment of the acting member or appointment of a new member in the said post in an acting capacity;
10.7 The fact that a member has been appointed in an acting capacity does not create a right or a legitimate expectation to be appointed when the vacant post is advertised;
10.8 The acting allowance referred to in paragraph 10.1 is calculated on the basis of the difference between the current remuneration package of the member and the commencing remuneration package of the higher post;
10.9 A member on an inclusive flexible remuneration package, which includes a personal package, which is higher than the commencing inclusive flexible remuneration package of the higher graded vacant post should receive the difference between his/her current package and the next higher remuneration package applicable to the vacant higher post, provided there is a difference.
10.10 If the payment of the acting allowance referred to in paragraph 10.1 commences after the 1st day or terminates before the last day of a month, the daily tariff is calculated by dividing the annual amount by 12 (number of months per year) and then by the number of days for the specific month.
10.11 The 6-month period referred to in paragraph 10.6 above will run from the date of appointment in terms of this policy."
2.2 Kantoorgebaseerde opvoeders en kantoorgebaseerde staatsamptenare

'n Nominasie vir 'n kantoorgebaseerde opvoeder of staatsamptenaar om aangestel te word in 'n vakante befondste hoër pos in 'n waarnemende hoedanigheid moet, tesame met 'n uitvoerige regverdiging, aan die Hoofdirekteur: Interne-menslikekapitaalbestuur voorgelê word vir goedkeuring. Die nominasie moet aanbeveel word deur die hoofdirekteur van die betrokke hoofdirektoraat of distrikskantoor.

Die volgende maatreëls sal van toepassing wees op die betaling van 'n waarnemende toelae in 'n vakante befondste hoër pos:

  • Slegs 'n werknemer wat permanent in die diens van die WKOD is, mag in 'n vakante befondste hoër pos in 'n waarnemende hoedanigheid aangestel word;
  • Die tydperk van aanstelling moet ononderbroke wees en langer as 6 weke, maar mag nie 12 maande oorskry nie;
  • 'n Waarnemende toelae sal slegs betaal word indien die pos vakant en befonds is. (Geen waarnemende toelae sal betaal word aan 'n persoon wat in 'n pos waarneem omdat die bekleër van die pos met verlof is nie.);
  • Die hoof van die direktoraat of hoofdirektoraat of tak moet die werknemer skriftelik in kennis stel van sy of haar aanstelling in die vakante befondste hoër pos in 'n waarnemende hoedanigheid, en die werknemer moet die aanstelling skriftelik aanvaar of weier;
  • 'n Waarnemende toelae is die verskil tussen die werknemer se huidige salariskerf en die beginsalariskerf van die vakante befondste hoër pos. In die geval van 'n werknemer wat 'n vakante befondste hoër pos in 'n waarnemende hoedanigheid op senior bestuursvlak vul, is die waarnemende toelae die verskil tussen die werknemer se huidige salariskerf en 60% van die totale beginsalarispakket van die hoër pos (direkteur);
  • Die waarnemende toelae is nie-pensioengewend nie;
  • Die waarnemende toelae sal maandeliks betaal word, op voorwaarde dat die eerste betaling plaasvind in die maand wat volg op die voltooiing van die tydperk van ses weke waarna daar in b. hierbo verwys word;
  • Die feit dat 'n persoon in 'n waarnemende hoedanigheid aangestel is, skep nie 'n reg of 'n wettige verwagting om aangestel te word wanneer die vakante pos geadverteer word nie.

'n Maksimum van twee werknemers mag die waarnemende toelae proporsioneel ontvang, as hulle aangestel word om in 'n enkele vakante befondste hoër pos waar te neem, op voorwaarde dat :

  • die verantwoordelikhede verbonde aan die vakante befondste hoër pos verdeel word tussen die twee werknemers wat in sodanige pos waarneem en uitgedruk word as 'n ratio (bv. 30% : 70%) voordat hulle aangestel word om in sodanige pos waar te neem;

  • die maksimum (gekombineerde) waarnemende toelae wat aan die twee werknemers betaal moet word, die verskil is tussen die salariskerf van die werknemer met die laagste gradering en die beginsalariskerf van die vakante befondste hoër pos (Dit beteken dat die uitgawe nie die uitgawe wat sou plaasgevind het as slegs die werknemer met die laagste gradering aangestel is om in die vakante befondste hoër pos waar te neem, mag oorskry nie) en;

  • die werknemers se individuele waarnemende toelaes moet bepaal word in verhouding tot bogemelde ratio. (Dit beteken dat as die verdeling van verantwoordelikhede tussen die werknemers 30% : 70% is, een werknemer vir 30% en die ander vir 70% van die maksimum (gekombineerde) waarnemende toelae sal kwalifiseer.)

3. Alle waarnemende aanstellings is onderworpe aan die goedkeuring van die gedelegeerde gesag. Goedkeuring vir die betaling van 'n waarnemende toelae moet verkry word voor die aanvang van 'n waarnemende aanstelling.

4. Bring asseblief die inhoud van hierdie omsendbrief onder die aandag van alle werknemers.


GETEKEN: PA VINJEVOLD
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2010:03:02