1. Ingevolge Tesourieomsendbrief 51/2009, het dit uiters noodsaaklik geword dat ons uitgawes tot die minimum sal beperk as gevolg van die ekonomiese probleme wat ervaar word. Hierbenewens het die Premier, in haar Provinsiale Staatsrede vir 2009 genoem dat departemente nog nie die geld van belastingbetalers tot maksimum voordeel van die publiek gebruik nie en dat begrotings fyner beplan moet word om te verseker dat belastingbetalers waarde vir hulle geld kry.
2. Om die Departement se uitgawe op lugvervoer te verminder moet die volgende kostebesparende maatreëls geïmplementeer word, met onmiddellike effek:
2.1 Geen eersteklas- of besigheidsklas-lugvervoer sal toegelaat word vir binnelandse of internasionale reise nie (met uitsondering van opgradering van lugrederye teen geen addisionele koste vir die Departement nie);
2.2 Senior bestuurders moet verseker dat lugvervoer vir beamptes sal bydra tot die onderwys-doelwitte en funksies van die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD). Versoeke om te reis moet op skrif wees, ten volle gemotiveer word en gemagtig word deur die betrokke verantwoordelikheidsbestuurders. Alternatiewe reëlings om amptelike reisuitgawes te beperk, soos bv. d.m.v. groep-telekonferensies, moet altyd oorweeg word;
2.3 Bywoning van werkswinkels, konferensies, vergaderings, ens. moet beperk word tot die minimum getal afgevaardigdes wat nodig is om voordeel te trek uit sodanige vergaderings. Waar moontlik moet vergaderings en konferensies in 'n WKOD-gebou of so na as moontlik daaraan gehou word;
2.4 Besparings van tot 50% is moontlik indien vlugte 30 dae vooruit bespreek word. Indien vlugte 15 dae vooruit bespreek word, sal die besparing natuurlik minder wees. Alle beamptes word dus versoek om hulle aansoeke om vlugte so vroeg as moontlik voor te lê, om die grootste afslag te beding. Verdere besparings is ook moontlik wanneer van vlugte gebruik gemaak word wat voor 06:00 of na 17:00 vertrek;
2.5 Vlugbesprekings moet bevestig word slegs tydens kantoorure, aangesien daar diensgeld gehef word vir bevestigings wat na-ure plaasvind.
3. Alle inligting wat voorgelê word op die ondertekende amptelike vervoeraansoekvorm (VA26A) moet akkuraat wees, aangesien geen veranderinge aangebring kan word aan bespreekte vlugte nie. Hou in gedagte dat, indien 'n verandering versoek word nadat die bespreking bevestig is, kansellasiegeld deur die Departement betaalbaar is.
4. Bring asseblief hierdie bepalings onder die aandag van alle betrokkenes.
5. U samewerking sal hoog op prys gestel word.


GETEKEN: LJ ELY
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2009:10:07