| 2. |
Die prosedure vir die indiening van skoolbywoningstatistiek is hersien en prinsipale word versoek om in die toekoms die prosedure soos hieronder uiteengesit te volg.
|
| 3. |
Die Personeeladministrasiemaatreëls (PAM) Hoofstuk A paragraaf 4 stipuleer dat die prinsipaal moet toesien dat die skool bevredigend bestuur word, ingevolge toepaslike wetgewing, regulasies en personeeladministrasiemaatreëls soos voorgeskryf. Die werksaamhede van opvoeders sluit in adminstratiewe pligte en verantwoordelikhede soos die byhou van 'n Bywoningsregister vir Leerders.
|
| 4. |
Ingevolge paragraaf 4.2(e)(i) van Hoofstuk A van die PAM, word prinsipale verplig om skoolrekords behoorlik by te hou. Dit sluit in die byhou van bywoningsregisters vir leerders. Die skooldag moet so gereël of ingedeel word dat opvoeders aan die begin van die skooldag die geleentheid het om die Daaglikse Bywoningsregister vir Leerders (Bylae A) in te vul en by te hou.
|
| 5. |
LEERDERS
| (i) |
'n Rekord van die daaglikse bywoning van seuns en dogters moet op aparte bladsye van 'n register of in 'n aparte registerboek vir die daaglikse bywoning van leerders bygehou word (Bylae A - Daaglikse Bywoningsregister vir Leerder).
|
| (ii) |
Hierdie registers kan, waar prakties moontlik, elektronies bygehou word in die formaat soos voorsien.
|
| (iii) |
Skole wat reeds 'n elektroniese bywoningsregister gebruik kan daarmee voortgaan, mits dit 'n soortgelyke fisiese register vir inspeksies en ouditdoeleindes kan voortbring en die data kan genereer wat benodig word om die Kwartaallikse Bywoningsopgawe (Bylae B) in te vul. Indien nie, moet die dokumente wat by hierdie omsendbrief aangeheg is, aangewend word by die skool.
|
| (iv) |
Aan die einde van elke week moet elke klasopvoeder die totale daaglikse bywoning van seuns en dogters in die klas indien by die persoon wat die taak het om hierdie inligting saam te vat in die Opsomming van Bywoningsregister vir Leerders (Bylae A1).
|
| (v) |
Die meegaande Opsomming van Bywoningsregisters vir Leerders (Bylae A1) moet weekliks ingevul word uit inligting wat verkry is vanaf die Daaglikse Bywoningsregister vir Leerders (Bylae A), tot aan die einde van die kwartaal.
|
| (vi) |
Die daaglikse bywoning van leerders van elke graad moet aangeteken word op aparte bladsye van 'n register (Bylae A1) of in 'n aparte registerboek vir die opsomming van die bywoning van leerders.
|
| (vii) |
Dit is verkieslik dat die Opsomming van Bywoningsregister vir Leerders (Bylae A1) elektronies voltooi word, omdat dit reeds formules bevat wat die berekening van die totale en gemiddelde bywoning van leerders per graad sal vergemaklik.
|
|
| 6. |
'n Kwartaallikse Bywoningsopgawe (Bylae B) moet op die laaste dag van elke kwartaal ingevul word uit inligting wat verkry is uit die Opsomming van Bywoningsregisters vir Leerders.
- Die Kwartaallikse Bywoningsopgawe moet gedurende die laaste week van elke kwartaal ingedien word via 'n aanlyninvoerskerm op SOBIS, beginnende aan die einde van die eerste kwartaal 2008.
- Die Kwartaallikse Bywoningopgawe moet gekontroleer en afgeteken word deur die prinsipaal voor die skool vir die kwartaal sluit.
- Kringbestuurders sal skole in hul kring se vordering ten opsigte van die aftekening van die bywoningsopgawe aanlyn kan monitor.
- Data vanaf die Kwartaallikse Bywoningsopgawe sal op 'n databasis bewaar word en verslae sal aan bestuur en skole beskikbaar gestel word.
- 'n Getekende uitdruk van die ingevulde aanlyn Kwartaallikse Bywoningsopgawe (Bylae B) moet by die skool geliasseer word vir rekorddoeleindes en as bewys dat die opgawe aanlyn ingevul en ingedien is.
|
| 7. |
Afskrifte van die voorgemelde registers wat hierdie omsendbrief vergesel, kan by die skool gedupliseer en gebind word om registerboeke te vorm.
|
| 8. |
Die velde op die Daaglikse Bywoningsregisters vir Leerders en die Opsomming van Bywoningsregisters vir Leerders is geformuleer om skole te help met die invul van hierdie registers. Neem asseblief kennis dat daar nie op die grysgekleurde velde getik moet word nie, omdat die formules wat in die velde gebruik word outomaties berekeninge uit voer op die data wat in die ander velde ingevoer word. Kringbestuurders moet seker maak dat prinsipale verstaan watter syfers op die Kwartaallikse Bywoningsopgawe aangebring moet word.
|
| 9. |
Die Bywoningsregister skep kontroleerbare data en gronde waarop die Hoof van die Departement leerderafwesigheid kan ondersoek, om gepaste maatreëls toe te pas om situasies te remedieer, om skriftelike kennisgewings uit te reik en om geregtelike vervolging, waar nodig, in te stel. Dit is ook 'n meganisme vir 'n skool om rekenskap te gee van elke leerder, wat 'n impak het op die Norme en Standaarde, die toekenning van opvoeders, en dit dien as ondersteuning vir die Menslikekapitaal-ontwikkelingstrategie.
|
| 10. |
Hierdie registers moet dus te alle tye beskikbaar wees vir inspeksie en kontrolering deur amptenare van die WKOD wat skole van tyd tot tyd mag besoek om te verseker dat hierdie registers en ander rekords op datum gehou word.
|
| 11. |
Bring asseblief die inhoud van hierdie omsendbrief onder die aandag van alle personeel- en beheerliggaamlede.
|
GETEKEN: TS LINGELA
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2008:03:20
|