1. Talle navrae word ontvang in verband met die voorlegging van aansoeke om meubels en toerusting, wat as beide major en minor items op die Bateregister aangeteken word.
2. Tesourie-omsendbrief nr 18 van 2008, gedateer 6 Mei 2008, bepaal dat die hoof van die department 'n register van alle roerende bates moet byhou. Ingevolge die Preparation Guide to the Annual Financial Statements, uitgereik deur die Nasionale Tesourie, vereis Provinsiale Tesourie nou ook dat hoofde van departemente alle minor bates (bates met 'n waarde minder as R 5 000.00), met die uitgawe op BRS sowel as LOGIS rekonsilieer. 'n Verslag tot dien effek moet maandeliks aan Tesourie voorgelę word. Om LOGIS met BAS te rekonsilieer, moet alle inventarisitems (meubels en toerusting) deur middel van LOGIS aangekoop en betaal word, wat beteken dat dit outomaties via LOGIS-integrasie met BRS sal integreer. Op hierdie manier sal alle uitgawes wat deur middel van LOGIS aangegaan is op BRS reflekteer. Indien 'n inventarisitem egter deur middel van BRS betaal word, sal dit nie op LOGIS reflekteer nie.
3. In hierdie stadium het onderwysdistrikskantore nie toegang tot LOGIS nie en derhalwe moet alle aankope van meubels en toerusting vanaf datum via Hoofkantoor geskied, ongeag die koste daaraan verbonde. Dit sal Hoofkantoor in staat stel om seker te maak dat die korrekte Itembeheernommer op LOGIS gebruik word; dat 'n strepieskode sentraal op LOGIS toegeken is; dat die itembeskrywing en waarde korrek aangedui is; dat die ligging korrek aangedui is en dat die Bateregister van die WKOD opgedateer is.

4. Verantwoordelikheidsbestuurders by Hoofkantoor en onderwysdistrikskantore word versoek om die onderstaande prosedure in die verband te volg:
4.1 'n Log 1- (Rekwisisie-) vorm ten opsigte van meubels en toerusting moet ingevul en deur die Verantwoordelikheidsbestuurder onderteken word. Hierdie Log 1-vorm moet gestuur word aan mnr RL Africa op die 6de vloer van die Grand Central Towers-gebou. Die volgende inligting moet op die Log 1-vorm aangedui word:

  1. 'n Volledige beskrywing, met spesifikasies van, en die aantal item(s) benodig

  2. Die goedkeuring van die betrokke programbestuurder vir die kapitale uitgawes (major en minor)

  3. Die presiese ligging van die item(s) (gebou, vloer-, en kantoornommer). Die deur se strepieskodenommer, wat deur Hoofkantoor aangebring is, moet aangedui word indien dit 'n bestaande ligging is.

  4. Indien meer as een van dieselfde item bestel word, moet die verantwoordelikheidsbestuurder die ligging van elke item aandui. In die geval waar daar te min ruimte op die Log 1-vorm is, kan 'n aparte lys van die item(s) saamgestel en aangeheg word.

  5. Maak seker dat alle rekwisisies opeenvolgend genommer is. Die verantwoordelikheidsbestuurders-kode moet die rekwisisienommer voorafgaan.
4.2 Fondse vir die aankope moet aangedui word op die BRS-toewysingsvorm (PGWC002). Die Direktoraat: Bestuursrekeningkunde moet geraadpleeg word met betrekking tot die finansiëlestrutuurkodes wat gebruik moet word.
4.3 Maak seker dat spesifikasies volledig en korrek is. Spesifikasies wat nie korrek is nie is 'n algemene oorsaak vir die vertraging van die prosessering van gerekwireerde items.
4.4 Rekwisisies vir meubels en toerusting moet ingedien word ten minste 30 dae voor dit benodig word. Kwotasies sal vir sodanige items deur middel van SourceLink verkry word. Aanbiedinge (bids) sal vir items met 'n waarde van meer as R200 000.00 ingewin word. Rekwisisies vir sodanige items moet derhalwe ingedien word ten minste 3 maande voor dit benodig word.
4.5 Rekwisisies moet onderverdeel word en aparte rekwisisies moet vir die volgende items voorgelę word:
  1. Kontrakitems: Items wat op nasionale en provinsiale termynkontrakte verkrygbaar is, wat insluit:

    • Aankoop van versnipperingsmasjiene en huur van fotokopieerders (kontrak RT 3/2006 GE);
    • rekenaartoerusting (kontrak RT 285) en
    • rekenaarsagteware (kontrak RT 185).

    Verantwoordelikheidsbestuurders moet, met betrekking tot rekenaartoerusting, verseker dat die Ditcom-goedkeuring die goedgekeurde rekwisisie vergesel.

  2. Niekontrakitems: Items wat nie op nasionale en provinsiale termynkontrakte verkrygbaar is nie: sagteware (wat nie op kontrak RT 185 beskikbaar is nie), boekbindmasjiene, faksmasjiene, ens.

  3. Toerusting, insluitend standaard- en niestandaardmeubels: liasseerkabinette, werkstasies, ens. Maar, standaard modulęre werkstasies en vergesellende meubels vir MBP- en SBP-lede sal vanaf Diensprodute aangekoop word ingevolge voorskrifte soos vervat in die Rekenkundige Bestuurstelsel. Standaard oopplan-werkstasies sal aangekoop word van die provinsiale kontrak wat deur die Departement van vervoer en Openbare werke geadministreer word. Die huidige kontrakteur is Cape Seating Manufacturers.
5. Die WKOD is genoodsaak om die Tesourie-instruksies aangaande inventarisse na te kom, wat vereis dat die Bateregister deurlopend bygewerk moet word. Dit moet benadruk word dat alle meubels en toerusting in die bewaring en sorg van die betrokke verantwoordelikheidsbestuurder is. Sodanige meubels en toerusting moet derhalwe veilig bewaar word. Samewerking van alle verantwoordelikheidsbestuurders sal in hierdie verband waardeer word.
6. Let asseblief daarop dat die voormelde inligting saamgelees moet word met Omsendbriewe 28/2005 van 23 Mei 2005, 41/2005 van 17 Augustus 2005 en 63/2007 van 29 November 2007.
7. Die maatreëls soos vervat in Omsenbrief 0021/2005, gedateer 22 April 2005, wat handel oor voorkeurverkryging, d.w.s toepassing van voorkeure met betrekking tot geskrewe kwotasies en kwotasies wat deur middel van die Elektroniese Verkrygingstelsel (EVS) verkry word, is steeds van krag.
8. Verantwoordelikheidsbestuurders word versoek om alle personeel te verwittig van die inhoud van hierdie omsendbrief.
9. Enige navrae oor die inhoud van hierdie omsendbrief kan aan die volgende persone gerig word:

Mnr HJ Fisher       021 467 2804

Mnr D Scholtz      021 467 2799

Mev M Abrahams  021 467 2809


GETEKEN: LJ ELY
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2008:12:07