1. Hierdie omsendbrief moet saamgelees word met Omsendbrief 0148/98 van 24 November 1998.

2. Nasionale en Provinsiale beleid oor die gebruik van staatsvoertuie is vervat in Vervoer-omsendbrief No. 4 van 2000, uitgereik deur die Departement van Vervoer en die Staatsdiensregulasies.
2.1 Die bogenoemde Vervoeromsendbrief noem dat vervoer verskaf word om departemente te help om hulle doelwitte te bereik. Dit moet dus op die mees lonendste manier gebruik word.
2.2 Ingevolge artikel 9.1 van die Wet op Openbare Finansiële Bestuur moet die rekenpligtige beampte van 'n inrigting alle redelike sorg neem om ongemagtigde, onreëlmatige , vrugtelose en verkwistende uitgawes te voorkom en bloot te lê, en moet vir hierdie doel effektiewe, doeltreffende en deursigtige prosesse van finansiële- en risikobestuur implementeer.

3. AMPTELIKE REISE

Die WKOD is daartoe verbind om gepaste vervoer te verskaf om beamptes in staat te stel om hulle pligte uit te voer. Die volgende word as amptelike reise beskou:

  • Reise om dienste te verskaf aan onderwysinrigtings, bv. skoolinspeksies, leiding ens.
  • Reise om vergaderings werkswinkels en seminare by te woon.
  • Reise na bouterreine, bv. nuwe skole of nuwe fasiliteite.
  • Verskaffing van 'n koerierdiens.
  • Die neem van regeringsvoertuie na 'n werkswinkel vir herstelwerk of kwotasies.
4. ONGEMAGTIGDE REISE
4.1 Met verwysing na paragraaf 2.2 word die volgende as ongemagtigde reise beskou:
  • Die gebruik van 'n staatsvoertuig sonder die voorgeskrewe magtiging (voltooiing en voorlegging van die Z606-vorm).
  • Die gebruik van 'n staatsvoertuig om na 'n nasiensentrum te reis om eksamenskrifte na te sien of te modereer.
  • Die gebruik van 'n staatsvoertuig om tussen die huis en die werkplek te pendel.
  • Die gebruik van 'n staatsvoertuig om inkopies te gaan doen.
  • Die gebruik van 'n staatsvoertuig vir uitstappies, bv. na die strand.
  • Die vervoer van die familie of familielede in 'n staatsvoertuig sonder die nodige magtiging en voltooiing van vrywaringsvorms.
  • Die gebruik van 'n regeringsvoertuig vir die vervoer van kollegas of ander persone wat nie gemagtig is om van sodanige vervoer gebruik te maak nie.
  • Ongemagtigde besoeke aan enige plek.
  • Gebruik van die voertuig deur, of die vervoer van, 'n beampte wat die voordeel het van die voertuigfinansieringskema vir middelvlakbestuur en seniorvlakbestuur.
  • Gebruik van die voertuig vir enige aktiwiteit wat nie aangedui is op die ritmagtiging nie.
4.2 Indien 'n beampte na 'n ander kantoor of standplaas gesekondeer word, moet die staatsvoertuig na die oorspronklike standplaas van uitgereiking terugbesorg word. Indien daar 'n behoefte aan vervoer by die nuwe kantoor of standplaas bestaan, moet 'n nuwe aansoek vir 'n staatsvoertuig ingedien word by die nuwe kantoor of standplaas.
4.3 In gevalle waar 'n geldige ritmagtiging nie getoon kan word nie of waar staatsvervoer misbruik is, maak die vervoervoorskrifte voorsiening vir 'n verkeersbeampte om teen sodanige bestuurder op te tree, en dit kan die arrestasie van die bestuurder en die skut van die voertuig insluit.
4.4 Die WKOD kan ook stappe neem teen die bestuurder vir wangedrag ingevolge die dissiplinêre kode en sanksies kan ingestel word wat kan insluit, onder andere, 'n geskrewe waarskuwing, skorsing of afdanking. In sulke gevalle sal bewyse insluit die nasporingsverslag, voertuiglogblaaie en die ritmagtiging van die staatsvoertuig wat gebruik is.
4.5 Bestuurders sal persoonlik verantwoordelik gehou word vir enige verkeersoortredings wat begaan is en 'n beroep word op bestuurders gedoen om die verkeersreëls te gehoorsaam. Herhaalde oortredings kan daartoe lei dat die bestuurder se voorreg om staatsvoertuie te gebruik opgeskort kan word.

5. GEBRUIK VAN STAATS- EN GEHUURDE VOERTUIE
5.1 Indien 'n beampte gebruik wil maak van 'n staatsvoertuig of gehuurde voertuig, word daar verwag dat hy/sy daarvoor aansoek moet doen op die voorgeskrewe manier en in besit moet wees van 'n ritmagtiging. Weens die hoë koste van brandstof word beamptes versoek om hulle verpligtinge wat die gebruik van 'n staatsvoertuig vereis sodanig te beplan dat dit onnodige uitgawes sal uitskakel.
5.2 In skoolvakansies moet alle staatsvoertuie by die kantoor of inrigting geparkeer word. Kantoorhoofde of inrigtings mag slegs in uitsonderlike gevalle afwyk van hierdie beleid, met die nodige inagneming van die finansiële implikasies vir die staat.
5.3 Beamptes is meestal kantoorgebonde en 'n staatsvoertuig mag nie vir hulle voltydse gebruik beskikbaar gestel word nie, aangesien voertuie aan inrigtings toegeken word. Indien 'n amptelike rit onderneem moet word, sal hy of sy op die gebruiklike manier aansoek moet doen. (Sien paragraaf 4.1 oor lede van middelvlak- en seniorvlakbestuur.)
5.4 Vervoerbeamptes moet verseker dat die bogenoemde bepalings streng nagekom word en dat sleutels, logboeke en tolkaartjies saam met die voertuig terugbesorg word. Beamptes wat betrokke is by spesiale projekte tydens skoolvakansies moet aansoek doen om die gebruik van 'n staatsvoertuig spesifiek vir daardie doel.

6. AANSOEKE VIR MAGTIGING
6.1 Geen beampte mag 'n regeringsvoertuig bestuur tensy hy of sy in besit is van 'n geldige rybewys en 'n geldige magtiging vir daardie spesifieke rit nie. Die bestuurder moet die ritmagtigingsvorm (Z606) voltooi. Dit moet op drie vlakke goedgekeur word deur een van die volgende:
  • By Hoofkantoor deur 'n persoon wie se rang nie onder dié van adjunkdirekteur is nie.
  • By onderwysdistrikskantore deur 'n persoon wie se rang nie onder dié van senior beampte is nie.
  • By 'n onderwysinrigting deur die hoof van die inrigting.
6.2 Die beampte wat die aansoek goedkeur, moet sertifiseer dat dit 'n amptelike rit is en dat daar genoegsame fondse daarvoor beskikbaar is.
6.3 Die bestuurder handig die goedgekeurde Z606-vorm in by die vervoerbeampte ten minste 24 uur voor die rit. Voor die voertuig gehaal word, moet die bestuurder sy of haar geldige ongeëndosseerde rybewys vir die vervoerbeampte toon vir verifikasie. 'n Afskrif sal op die bestuurder se lisensielêer geplaas word vir rekordhoudingsdoeleindes. Beamptes wat nie 'n geldige rybewys kan toon nie sal nie van 'n staatsvoertuig voorsien word nie. Ritmagtigings mag nie uitgereik word vir 'n periode langer as een maand nie.
6.4 Tydelike en kontrakwerkers van die WKOD moet eers aansoek doen om verlof om 'n staatsvoertuig te gebruik, aangesien die staat sy eie risiko dra ten opsigte van skade aan voertuie. Verlof moet verkry word van Staatsmotorvervoer voor kontrakpersoneel staatsvoertuie mag bestuur.
6.5 Alle voorskrifte wat betrekking het op die gebruik van staatsvoertuie moet nagekom word. Enige skade aan 'n staatsvoertuig as gevolg van 'n ongeluk, diefstal, ens. moet so gou as moontlik deur die bestuurder aan die vervoerbeampte, en binne 24 uur na die ongeluk by die naaste polisiestasie gerapporteer word.
6.6 Die staatsvoertuig moet binne en buite skoon gehou word en moet terugbesorg word in die toestand waarin dit uitgereik is. Herhaalde nie-nakoming van hierdie reëling kan daartoe lei dat 'n beampte aangekla kan word ingevolge die gedragskode vir die staatsdiens.

7. PARKERING VAN 'N STAATSVOERTUIG OP PRIVAAT EIENDOM
7.1 Vervoeromsendbrief no. 4 van 2000 bepaal dat wanneer 'n staatsvoertuig op privaat eiendom geparkeer word, alle redelike voorsorgmaatreëls getref moet word om dit teen diefstal, vuur, beskadiging en ongemagtigde gebruik te beskerm. 'n Sluitbare garage of sluitbare hekke moet beskikbaar wees om die voertuig te beveilig. Dit is die verantwoordelikheid van die hoof van die kantoor of inrigting om hierdie voorwaarde vir gebruik te verifieer en om die aansoek dienooreenkomstig aan te beveel of te weier.
7.2 'n Ondertekende magtigingsvorm om 'n staatsvoertuig by 'n beampte se huis te parkeer, moet uitgereik word, d.w.s. 'n Aansoek vir Privaat Stallering van Voertuie wat staatseiendom is. Terwyl 'n staatsvoertuig by 'n beampte se huis geparkeer is, mag dit nie vir enige privaatdoeleindes gebruik word nie. Die privaat gebruik van 'n staatsvoertuig, of 'n voertuig wat gehuur is ingevolge die GMT2005/05-kontrak is verbode.
7.3 Die WKOD verwag dat elke beampte aan wie die gebruik van 'n staatsvoertuig toevertrou is seker sal maak dat voertuie nie onbehoorlik gebruik word nie en dat aansoeke vir amptelike gebruik geverifieer word deur beamptes aan wie hierdie taak gedelegeer is. Nie-amptelike passasiers, d.w.s. dié wat nie vir amptelike doeleindes vervoer word nie, beamptes wat nie aan diens is nie en privaat eiendom soos meubels, bv. mag nie in amptelike voertuie vervoer word nie, tensy geskrewe magtiging deur die Hoof van Onderwys, of sy gedelegeerde bekom is nie.

8. Die inhoud van hierdie omsendbrief moet onder die aandag gebring word van alle beamptes wat gebruik maak van staatsvoertuie in die uitvoering van hulle pligte.

9. Vir meer besonderhede kan die volgende beamptes genader word: 
Mnr. J.G. Heath: Tel. 021 467 2797 
Mnr. C. Barron:  Tel. 021 467 2789
10. U samewerking sal hoog op prys gestel word.


GETEKEN: LJ ELY
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2008:11:19