1. Ingevolge die nasionale beleid en die regulasies van toepassing op die afneem van die Nasionale Senior Sertifikaat-eksamen, is dit van kardinale belang dat die integriteit van die eksamen verseker word.
2. Die praktiese eksamens vir Rekenaarstudie vir die Nasionale Senior Sertifikaat hou hoë risiko's in met betrekking tot die beveiliging van data. Dit is die geval omdat die eksamen afgelê word op dieselfde rekenaars wat gedurende lesse gebruik is en omdat lêers vanaf individuele rekenaars gekopieer moet word vir die eksaminatore. Dit is dus van kardinale belang dat die data beveilig moet word om die integriteit van die eksamen te verseker.
3. Hierdie omsendbrief bevat bepaalde instruksies wat gevolg MOET word deur alle opsieners en ander personeel wat toegang het tot die lokale vir rekenaargebaseerde eksamens. Prinsipale en sentrumbestuurders, wat die eksamenbeamptes is, moet seker maak dat hierdie instruksies te alle tye uitgevoer word.
4. Let asseblief daarop dat die opsieners op geen tydstip die eksamenlokaal mag verlaat voordat die belangrike prosedure soos beskryf in 7.6 en 8.9 hieronder afgehandel is nie.
5. Alle opsieners wat gedurende 'n praktiese eksamen vir Rekenaartoepassingstegnologie of Inligtingstegnologie diens doen, moet opleiding van die betrokke WKOD-beampte ontvang. Sodanige opleiding is verpligtend en deelnemers sal 'n sertifikaat ontvang wat aandui dat hulle opgelei is.

6. EWEKNIENETWERKE (PEER-TO-PEER NETWORKS)

Eweknienetwerke (soos Windows 98 en XP) voorsien nie dieselfde mate van sekuriteit as bedienergebaseerde netwerke (soos Windows NT, Windows 2000-bediener en Novell) nie. Die gebruik van EWEKNIENETWERKE word dus nie toegelaat nie. Skole moet hulle ontkoppel vir die duur van die eksamen en die rekenaars in losstaande modus gebruik.


7. LOSSTAANDE REKENAARS
7.1 Voorbereiding vir die eksamen
7.1.1 Onderwysers sal die CD met die datalêers wat op die rekenaars gelaai moet word twee (2) dae voor die eksamen ontvang.
7.1.2 Die rekenaars moet opgestel word in die teenwoordigheid van die hoofopsiener, waarna die rekenaarlaboratorium ontoeganklik gemaak moet word vir die kandidate.
7.1.3 Gidse (folders) en lêers (files) wat werk bevat wat gedurende die jaar gedoen is moet gerugsteun word en van die rekenaars verwyder word wat gedurende die praktiese eksamen gebruik gaan word.
7.1.4 Onderwysers moet op elke rekenaar 'n gids skep genaamd Exam_data waarheen die datalêers gekopieer sal word. Wanneer die datalêers van die CD gekopieer word, MOET die lees-alleen-eienskap van die gekopieerde lêers verwyder word.
7.1.5 Rekenaars MOET ewekansig aan kandidate toegeken word. Dit word die beste op die volgende manier gedoen:
7.1.5.1 Ken aan elke rekenaar 'n kode toe. Druk hierdie kodes uit op etikette (plakkers) en gee aan elke kandidaat 'n etiket soos wat hy of sy die rekenaarlokaal binnekom.
7.1.5.2 Die etiket moet 'n ruimte hê waar die kandidaat sy/haar eksamennommer kan neerskryf. Die etiket moet onmiddellik na aantekening aan die opsiener oorhandig word. Indien die kandidaat as gevolg van omstandighede, soos byvoorbeeld 'n kragonderbreking, weer moet aanteken, kan die etiket van die opsiener aangevra word. Die etiket moet egter onmiddellik weer aan die opsiener oorhandig word. (Verwys na Bylae A vir 'n voorbeeld van 'n etiket.)
7.2 Tweede eksamensessies
7.2.1 'n Maksimum van slegs twee eksamensessies word toegelaat. Indien dit nodig is om twee eksamensessies te hê, maak seker van die volgende:
7.2.1.1 Kandidate wat die eksamen tydens die tweede sessie gaan aflê, moet vir die volle duur van die eerste sessie onder streng toesig in 'n afgesonderde lokaal gehou word. Terwyl hulle daar is, mag hulle geen toegang hê tot selfone of ander vorms van kommunikasie met mense buite die lokaal nie. Hulle mag ook nie met kandidate wat die eksamen tydens die eerste sessie afgelê het, kommunikeer nie. Kandidate wat die eksamen gedurende die tweede sessie aflê, mag egter hulle boeke by hulle hê, hersiening doen en met mekaar kommunikeer.
7.2.1.2 Die herwinblik (Recycle Bin) op elke rekenaar moet tussen sessies skoongemaak word.
7.2.1.3 Lêers moet noukeurig na 'n ander medium gekopieer word en dan uitgewis word in gevalle waar kandidate hulle lêers op die plaaslike hardeskyf gestoor het. (Gaan asseblief na dat die lêers korrek en volledig gekopieer is VOORDAT hulle van die hardeskyf afgevee word.)
7.2.1.4 Geen gebruikerslêers moet iewers op die hardeskyf van enige rekenaar weggesteek wees nie. Dit kan die beste opgespoor word deur op elke hardeskyf te soek (search) na lêers wat gedurende die vorige 2-3 uur verander is en om hulle uit te vee indien dit gebruikerslêers is.
7.3 Skep 'n nuwe gids genaamd Exam_data met die vereiste datalêers daarin op elke rekenaar vir die tweede sessie. Wanneer die datalêers van die CD af gekopieer word, MOET die lees-alleen-eienskap van al die gekopieerde lêers verwyder word.
7.4 Kandidate MOET die Exam_data-gids herbenoem met hulle eksamennommers en hulle moet hulle lêers in die herbenoemde gids op die plaaslike hardeskyf stoor.
7.5 Die gebruik van stiffieskywe word nie toegelaat nie aangesien hulle verouder is en dikwels probleme skep.
7.6 Die onderwyser moet, in die teenwoordigheid van die hoofopsiener, die kandidate se gidse op die flitsaandrywer (wat slegs aan skole wat alleenstaande rekenaars het, voorsien sal word) en op 'n CD kopieer. Beide moet aan die hoofopsiener oorhandig word. 'n Kopie van die CD moet ook gemaak word en aan die prinsipaal oorhandig word. Die prinsipaal, onderwyser en hoofopsiener moet dan die aangehegte kontrolelys (Bylae B) saam invul en al drie persone moet dit onderteken. Die hoofopsiener moet dan die flitsaandrywer, een van die CD's, die sitplekplan, die skrifkontroleblad, die puntestaat vir Rekenaartoepassingstegnologie of Inligtingstegnologie Vraestel 1 en die ingevulde kontrolelys (Bylae B) in die eksamensak plaas, dit verseël en die verseëlde sak aan die prinsipaal oorhandig. Die prinsipaal moet die verseëlde sak in die skool se kluis bewaar totdat dit by die Direktoraat: Eksamens van die WKOD ingedien word. Die tweede CD en die toegangsetikette (plakkers) moet deur die skool gehou en apart in die kluis bewaar word.
7.7 Indien skole nie die infrastruktuur het om kandidate se gidse op 'n flitsaandrywer te kopieer nie en stiffieskywe wil gebruik, moet hulle ten minste 14 dae voor die afneem van die eksamen toestemming verkry van mnr I Francis (tel. no. 021 467 2549 of per e-pos by ifrancis@pgwc.gov.za).
7.8 Die statistiese data wat gepaard gaan met elke lêer wat in MS Office geskep word, is van groot waarde, omdat dit onder andere inligting bevat oor wanneer lêers geskep is. Onderwysers moet seker maak dat die stelseldatum en -tyd op al die werkstasies korrek is voordat die eksamen begin en dat die lêers NIE op enige manier verander word nadat die eksamen afgehandel is nie.

8. BEDIENERGEBASEERDE REKENAARS IN 'N NETWERK

Indien die skool netwerkfasiliteite gebruik vir die afneem van die praktiese eksamen, MOET die volgende stappe geneem word om die moontlike kopiëring van lêers deur kandidate te voorkom:
8.1 Onderwysers sal die CD met die datalêers wat op die rekenaars gelaai moet word twee (2) dae voor die eksamen ontvang.
8.2 Die rekenaars moet opgestel word in die teenwoordigheid van die hoofopsiener, waarna die rekenaarlaboratorium ontoeganklik moet wees vir kandidate.
8.3 Aparte gidse, genaamd Exam_data 001 tot Exam_data n, MOET geskep word vir elke kandidaat op die toepaslike netwerkaandrywer.
8.3.1 Dit MAG NIE moontlik wees vir kandidate om toegang tot enige ander datagidse op die netwerk te verkry nie. Indien dit nie gewaarborg kan word nie, moet die netwerk ontkoppel word en die rekenaars in losstaande modus gebruik word.
8.3.2 Die datalêers wat deur elke kandidaat benodig gaan word, moet na elke gids gekopieer word. Wanneer die datalêers van die CD af gekopieer word, MOET die lees-alleen-eienskap van al die gekopieerde lêers verwyder word.
8.3.3 Gebruikersprofiele moet geskep word om kandidate se toegang te beperk tot die toepassings wat hulle sal benodig en die bepaalde gids soos genoem in 8.3 hierbo. Daar mag GEEN TOEGANG wees tot werk wat gedurende die loop van die jaar gestoor is nie. Indien dit nie gewaarborg kan word nie, moet gidse en lêers wat gedurende die jaar gedoen is, gerugsteun word en van die netwerk verwyder word.
8.3.4 'n Aparte gebruikers-ID en wagwoord MOET geskep word en geskakel word met die bepaalde gids genoem in 8.3 hierbo. Die gebruikers-ID en wagwoord moet verskil van dié wat normaalweg deur die kandidate gebruik word wanneer hulle praktiese werk doen.
8.3.5 Hierdie toegangskodes moet verkieslik ewekansig gegenereer word, bv. gebruikers-ID: AxCyfDT, wagwoord: ShwOfT. MOENIE opeenvolgende en/of voorspelbare gebruikers-ID's en wagwoorde toeken nie.
8.4 Rekenaars MOET ewekansig aan kandidate toegeken word. Dit word die beste gedoen op die volgende wyse:
8.4.1 Ken aan elke rekenaar 'n kode toe, druk hierdie kodes uit op etikette (plakkers) en gee dan aan elke kandidaat 'n etiket soos wat hy of sy die rekenaarlokaal binnekom.
8.4.2 Die etiket moet voorsiening maak vir 'n ruimte waar die kandidaat sy of haar eksamennommer kan neerskryf en die etiket moet aan die opsiener terugbesorg word onmiddellik nadat die gebruiker aangeteken het. Indien die kandidaat as gevolg van omstandighede, soos byvoorbeeld 'n kragonderbreking, weer moet aanteken, kan die etiket van die opsiener aangevra word. Die etiket moet egter onmiddellik weer aan die opsiener oorhandig word. (Verwys na Bylae A vir 'n voorbeeld van 'n etiket.)
8.4.3 By afhandeling van die eksamen moet die kontroleblaaie aan die opsiener oorhandig word en die toegangskodes moet gedeaktiveer word.
8.5 Internet, e-pos- en boodskapstelsels tussen werkstasies MOET gedeaktiveer word vir die duur van die eksamen sodat die kandidate nie boodskappe of lêers van een werkstasie na 'n ander kan stuur nie. Indien dit nie gewaarborg kan word nie, moet die netwerk ontkoppel word en die rekenaars in losstaande modus gebruik word.
8.6 Dit is moontlik om op sommige netwerke 'n log by te hou van wie toegang tot watter gidse verkry het. Indien u netwerk hierdie fasiliteit het, moet dit gedurende die eksamen geaktiveer word en dan behou word na afloop van die eksamen in geval navrae as gevolg van ongerymdhede ontstaan. Hierdie log-lêer moet op die CD gekopieer word saam met die kandidate se gidse.
8.7 Die statistiese data wat gepaard gaan met elke lêer wat in MS Office geskep word, is van groot waarde, omdat dit onder andere inligting bevat oor wanneer lêers geskep is. Onderwysers moet seker maak dat die stelseldatum en -tyd op al die werkstasies en die bediener korrek is voordat die eksamen begin en dat die lêers nie op enige manier verander word nadat die eksamen afgehandel is nie.
8.8 Kandidate MOET die Exam_data n-gids herbenoem met hulle eksamennommer en hulle lêers in die herbenoemde gids op die netwerkaandrywer stoor.
8.9 Die onderwyser moet, in die teenwoordigheid van die hoofopsiener, die kandidate se gidse op die flitsaandrywer (wat aan die skool voorsien sal word) en op 'n CD kopieer. Beide moet aan die hoofopsiener oorhandig word. 'n Kopie van die CD moet ook gemaak word en aan die prinsipaal oorhandig word. Die prinsipaal, onderwyser en hoofopsiener moet dan die aangehegte kontrolelys (Bylae B) saam invul en al drie persone moet dit onderteken. Die hoofopsiener moet dan die flitsaandrywer, een van die CD's, die sitplekplan, die skrifkontrolelys, die puntestaat vir Rekenaartoepassingstegnologie of Inligtingstegnologie Vraestel 1 en die ingevulde kontrolelys (Bylae B) in die eksamensak plaas, dit verseël en die verseëlde sak aan die prinsipaal oorhandig. Die prinsipaal moet die verseëlde sak in die skool se kluis bewaar totdat dit by die Direktoraat: Eksamens van die WKOD ingedien word. Die tweede CD en die toegangsetikette (plakkers) moet deur die skool gehou en apart in die kluis bewaar word.
8.10 Tweede sessies
'n Maksimum van slegs twee eksamensessies word toegelaat. Indien dit nodig is om twee eksamensessies te hê, maak asseblief seker van die volgende:
8.10.1 Kandidate wat die eksamen tydens die tweede sessie aflê, moet vir die volle duur van die eerste sessie onder streng toesig in 'n afgesonderde lokaal gehou word. Terwyl hulle daar is, mag hulle geen toegang hê tot selfone of ander vorms van kommunikasie met mense buite die lokaal nie. Hulle mag ook nie met kandidate wat die eksamen tydens die eerste sessie afgelê het, kommunikeer nie. Kandidate wat die eksamen gedurende die tweede sessie aflê, mag egter hulle boeke by hulle hê, hersiening doen en met mekaar kommunikeer.
8.10.2 Die herwinblik (Recycle Bin) op elke rekenaar moet tussen sessies skoongemaak word.
8.10.3 Geen gebruikerslêers moet iewers op die hardeskyf van enige rekenaar weggesteek wees nie. Dit kan die beste gedoen word deur op elke hardeskyf te soek (search) na lêers wat gedurende die vorige 2-3 uur verander is en om hulle uit te vee indien dit gebruikerslêers is.
8.10.4 Die toegangskodes van die gidse wat met die eerste sessie gebruik is, moet gedeaktiveer word.

9. MONITERING VAN EKSAMENLOKALE:
9.1 Monitors wat deur die WKOD aangestel is, sal eksamenlokale besoek op die dag voor die eksamen om seker te maak dat alle netwerke en losstaande rekenaars behoorlik opgestel is.
9.2 Amptenare van die WKOD sal eksamenlokale op die dag van die praktiese eksamen besoek om seker te maak dat instruksies wat in hierdie omsendbrief vervat is, uitgevoer word.

10. VEREISTES VIR TOESIG
Opsieners speel 'n belangrike rol om seker te maak dat kandidate nie van mekaar kopieer nie en nie deur hulle kollegas of onderwysers gehelp word terwyl hulle die eksamen skryf nie. Dit is dus noodsaaklik dat die minimum vereistes vir toesig noukeurig nagekom word. Benewens die sekuriteitsmaatreëls hierbo, word prinsipale aan die volgende herinner:
10.1 Verantwoordelikhede van die opsiener
10.1.1 Voor die aanvang van die eksamen moet alle kandidate deur middel van 'n algemene aankondiging ingelig word dat hulle uitslae vir die vak nietig verklaar kan word en hulle vir 'n tydperk van DRIE jaar verbied kan word om die vak te herskryf, indien hulle lêers kopieer of stoor op ander plekke as wat deur die opsiener aangedui word. Die presiese bewoording wat deur die hoofopsiener gebruik moet word vir hierdie afkondiging sal in die koevert geplaas word saam met die CD wat die datalêers bevat.
10.1.2 Indien daar enige tegniese navrae is, moet die opsiener as 'n agent optree deur wie die onderwyser met die kandidate kommunikeer.
10.1.3 Die opsiener MOET teenwoordig wees wanneer die datalêers van en na die losstaande rekenaars en/of bediener op die netwerk gekopieer word en wanneer die gidse op 'n CD geskryf word.
10.1.4 Etikette (plakkers) met die toegangskodes moet ingeneem word by die kandidate onmiddellik nadat hulle aangeteken het.
10.1.5 Die opsiener moet teenwoordig wees in die eksamenlokaal aan die einde van die eksamensessie om die instruksies uit te voer soos aangedui in 7.6 en 8.9 hierbo.
10.2 Verantwoordelikhede van die onderwyser
10.2.1 Die Rekenaarstudie-onderwyser moet in die eksamenlokaal bly vir die duur van die eksamen ten einde enige tegniese probleme wat mag ontstaan op te los.
10.2.2 Die onderwyser moet aan die einde van die eksamensessie teenwoordig wees in die eksamenlokaal om die instruksies uit te voer soos uiteengesit in 7.6 en 8.9 hierbo.
10.3 Verantwoordelikhede van die prinsipaal
10.3.1 Die prinsipaal moet seker maak dat die CD met die datalêers twee (2) dae voor die eksamen aan die onderwyser of netwerkadministrateur oorhandig word wat verantwoordelik is vir die voorbereiding van die sentrum.
10.3.2 Die prinsipaal moet seker maak dat die onderwyser of netwerkadministrateur die netwerk en/of werkstasies voorberei op die dag wat die CD ontvang word. Monitors van die WKOD sal op die dag voor die eksamen nagaan of die netwerk en/of werkstasies behoorlik opgestel is.
10.3.3 Die prinsipaal moet die CD met die data in ontvangs neem direk nadat die sentrum voorberei is en dit in die skool se kluis bêre.
10.3.4 Die prinsipaal moet verseker dat geen onderwyser of leerder toegang het tot die rekenaarsentrum nadat die datalêers gelaai is en die netwerk en/of werkstasies opgestel is nie.
10.3.5 Die prinsipaal moet aan die einde van die eksamensessie in die eksamenlokaal teenwoordig wees om die instruksies uit te voer soos uiteengesit in 7.6 en 8.9 hierbo.

11. Kragonderbrekings
11.1 Indien 'n kragonderbreking voorkom gedurende die eksamen, moet die volgende prosedure gevolg word:
11.1.1 Kandidate moet in die rekenaarlokaal bly totdat die kragtoevoer herstel is. Kandidate mag nie met mekaar kommunikeer terwyl daar gewag word dat die kragtoevoer herstel is nie. Die tyd wat verlore gaan gedurende die kragonderbreking moet as addisionele tyd toegelaat word.
11.1.2 Indien 'n kragonderbreking voorkom, moet die sentrumbestuurder onmiddellik die plaaslike owerheid daarvan in kennis stel. Hy of sy moet ook, indien moontlik, vasstel hoe lank die kragonderbreking moontlik sal duur.
11.1.3 Die WKOD moet onmiddellik in kennis gestel word van die kragonderbreking.
11.1.4 Indien die kragtoevoer na 2 uur nog nie herstel is nie, moet die eksamen herskeduleer word.
11.1.5 Die werk wat deur die kandidate voltooi is, moet ingehandig word en by die WKOD ingedien word saam met die dokumente.
11.1.6 In die geval van 'n eksamen wat gekanselleer word as gevolg van 'n kragonderbreking, moet die leerders die rugsteunvraestel op 'n ander datum aflê.
11.1.7 In gevalle waar twee eksamensessies geskeduleer is, naamlik in die oggend en die middag, geld bogenoemde prosedure vir beide sessies.
11.2 In die geval van rekenaars wat breek gedurende die eksamen, moet die volgende prosedure gevolg word:
11.2.1 Kandidate moet onmiddellik oorgeskuif word na rugsteunapparaat en toepaslike addisionele tyd moet aan die kandidate toegestaan word.
11.2.2 Geen addisionele tyd sal toegestaan word vir werk wat verlore gegaan het wat nie behoorlik gestoor is nie.
11.2.3 Kandidate moet die eksamenvraestel binne die gegewe tyd afhandel.

12. Indien daar nie aan die instruksies soos vervat in hierdie omsendbrief voldoen word nie, kan dit lei tot dissiplinêre stappe en selfs moontlike formele klagte.
13. Maak asseblief seker dat 'n afskrif van hierdie omsendbrief aan alle onderwysers en toesighouers vir Rekenaartoepassingstegnologie en Inligtingstegnologie voorsien word.
14. Skakel gerus met mnr I Francis (besonderhede in 7.7 hierbo) vir meer inligting en/of hulp.


GETEKEN: BK SCHREUDER
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2008:10:22

Bylae A: voorbeeld van toegangsetiket  (grootte: 22 KB)
Bylae B: kontrolelys  (grootte: 14 KB)