1. Danksy die benoemings wat by Hoofkantoor gedurende 2007 ontvang is, kon daar die afgelope jaar elke maand, (met die uitsondering van Augustus, waarvoor 'n benoeming nog afgewag word), 'n spesiale maandelikse toekenning (14de tjek) aan individue of lede van 'n groep toegeken word. Besonderhede van personeel wat gedurende 2007 toekennings ontvang het, word in die meegaande Bylae VIII vervat. Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) wil in 2008 met hierdie toekennings voortgaan en daarom word u versoek om met dieselfde erns oorweging te skenk om beamptes vir bogenoemde spesiale toekenning te benoem.
2. Daar kan slegs een toekenning per maand vir die hele WKOD aan 'n individu of 'n groep werknemers vir 'n werklik uitstaande prestasie gemaak word.
3. In die lig van die bogenoemde, moet 'n benoeming van een, of 'n kombinasie, van die volgende getuig:
  • Verbetering in, onder meer, metodes, prosedures, toerusting, gereedskap en/of werksomstandighede
  • Verbetering van die gehalte van produkte en/of diens
  • Uitstekende prestasie soos 'n mooi tuin en/of 'n netjiese skoolterrein
  • Vermindering in koste en/of die uitskakeling van verkwisting, byvoorbeeld in die gebruik van skryfbehoeftes, voorrade en materiaal
  • Verbeterde veiligheids- en sekerheidsvoorsorgmaatreëls en/of -optrede
  • 'n Spesiale of ingewikkelde en veeleisende taak wat, benewens die normale pligte van die betrokke persoon/persone, met buitengewone inspanning aangepak en suksesvol afgehandel is
  • Enige ander verbetering, besparing of buitengewone werkprestasie of diens

Voorbeelde van motivering wat vir die spesiale toekenning aanvaar is, is as Bylae IX aangeheg.
4. Assesseringskriteria en belading
4.1 Gevalle moet aan die hand van die volgende kriteria geassesseer word (gewig tussen hakies):
  • Verdienstelikheid (10 punte)
  • Praktiese waarde (10 punte)
  • Bewese voordele (10 punte)
  • Inspanning en opoffering (10 punte)
4.2 Die finale punt word toegeken uit 'n totaal van 40 en 'n beampte of groep moet ten minste 80% behaal (dit wil sê 32 uit 40) om vir 'n toekenning te kwalifiseer. Puntestate ( Bylae V vir individue en Bylae VI vir groepe) is aangeheg. Let daarop dat die kriteria vir die assessering van 'n groep nie baie van die kriteria wat op 'n individu van toepassing is, verskil nie.
5. Soos gemeld in paragraaf 2, kan 'n toekenning ook aan 'n groep werknemers gemaak word.
5.1 'n Benoeming vir 'n groep word gemaak op 'n voorgeskrewe vorm ( Bylae III ) en die vereistes is dieselfde as dié vir 'n individu.
5.2 Groepbenoemings moet vergesel wees van 'n volledige uiteensetting van verantwoordelikhede (per individu) wat gedurende die proses van toepassing was. Vir hierdie doel moet Bylae IV, gebruik word, wat, onder andere, die volgende inligting moet bevat:
  • 'n Samevatting van wat die taak of projek behels het
  • 'n Uiteensetting van die onderskeie verantwoordelikhede van die beamptes betrokke by die projek
  • 'n Assessering of puntetoekenning ten opsigte van elke beampte se bydrae tot die eindresultaat
6. Die volgende is van toepassing op die beloning van individue of die lede van 'n groep:
  • 'n Toekenning sal wees in die vorm van 'n kontantbedrag wat deur die Superintendent-Generaal bepaal word.
  • Die basis waarop die kontantbedrag onder die groeplede verdeel moet word, moet in die toesighouer se motivering verskaf word.
  • 'n Toekenning mag nie die waarde van 'n individu se basiese maandelikse pensioendraende salaris oorskry nie.
  • 'n Sertifikaat, onderteken deur die Superintendent-Generaal, word aan 'n individu toegeken ter erkenning van sy of haar prestasie.
7. Ten einde toekennings op regverdige wyse onder departementele werknemers te versprei, is die beleid steeds dat benoemings slegs uit 'n bepaalde area in 'n bepaalde maand oorweeg sal word. Vanaf Januarie 2008 word benoemings uit die onderskeie distrikte en Hoofkantoor soos volg afgewag: 
Januarie  2008 DISTRIK METRO-NOORD
Februarie 2008 HOOFKANTOOR 
Maart     2008 DISTRIK EDEN & KAROO	
April     2008 DISTRIK METRO-OOS
Mei       2008 DISTRIK WESKUS 
Junie     2008 DISTRIK METRO-SUID
Julie     2008 DISTRIK KAAPSE WYNLAND
Augustus  2008 DISTRIK METRO-SENTRAAL
September 2008 DISTRIK OVERBERG 
Oktober   2008 DISTRIK METRO-NOORD 
November  2008 HOOFKANTOOR 
Desember  2008 DISTRIK EDEN & KAROO
8. Aangesien dit uiters noodsaaklik is dat benoemings betyds ingedien moet word, word u weereens versoek om toe te sien dat 'n benoeming vir 'n spesifieke maand hierdie kantoor teen nie later nie as die 15de van die voorafgaande maand bereik. Die benoeming vir Maart moet byvoorbeeld voor 15 Februarie reeds in hierdie kantoor ontvang word. Die 10de van die maand wat die toekenning voorafgaan, moet dus as sperdatum beskou word deur die betrokke distrikskantore en direktorate.
9. Let asseblief daarop dat alIe staatsdienspersoneel wat aan 'n kantoor of inrigting binne 'n spesifieke distrik of Hoofkantoor verbonde is, binne die bepaalde maand soos hierbo aangedui, oorweeg moet word.
10. Verslae oor persone of groepe persone wat waardig bevind is om benoem te word, moet verwys word na hulle onderskeie distrikskantore, waar die benoemings deur 'n komitee onder leiding van die direkteur en/of die administratiewe hoof gesif sal word. Nadat die voorafsifting gedoen is, moet die gekeurde verslae afkomstig van inrigtings en distrikskantore, vergesel van 'n aanbeveling ten opsigte van die persoon of die groep wat dit behoort te kry, by die Personeelkantoor te Hoofkantoor ingedien word vir finale oorweging.
11. Met die oog op moontlike navrae moet rekord gehou word van die besprekings tydens die voorafsiftingsproses op distriks- of Hoofkantoorvlak.
12. Die volgende dokumente rakende die keuringsproses is aangeheg:
  • Bylae I: Benoeming van 'n individu
  • Bylae II: Pligstaat van 'n individu
  • Bylae III: Benoeming van 'n groep
  • Bylae IV: Groepsbenoeming (volledige beskrywing van die verantwoordelikhede per individu)
  • Bylae V: Puntestaat vir 'n individu
  • Bylae VI: Puntestaat vir 'n groep
  • Bylae VII: Artikel 37(2)(c) van die Staatsdienswet, 1994 (soos gewysig)
  • Bylae VIII: Besonderhede van personeel wat gedurende 2007 toekennings ontvang het
  • Bylae IX: Voorbeelde van motiverings wat vir die spesiale toekenning aanvaar is.
13. Dit kan nie oorbeklemtoon word nie dat 'n prestasie werklik uitstaande moet wees voordat 'n persoon of 'n groep vir hierdie toekenning oorweeg sal kan word.
14. Aangesien die toekenning van toepassing is op alle staatsdienspersoneel op alle posvlakke onder senior bestuursvlak (salarisvlak 13), word u versoek om alle werknemers by u inrigting of in u komponent te verwittig van die inhoud van hierdie omsendbrief.
15. U word vriendelik versoek om die inhoud van hierdie omsendbrief bekend te maak aan alle werknemers in u inrigting, komponent of kantoor.


GETEKEN: E. KIRSTEN
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2007:12:21

Bylae I  (grootte: 5 KB)
Bylae II  (grootte: 4 KB)
Bylae III  (grootte: 5 KB)
Bylae IV  (grootte: 4 KB)
Bylae V  (grootte: 6 KB)
Bylae VI  (grootte: 6 KB)
Bylae VII  (grootte: 8 KB)
Bylae VIII  (grootte: 6 KB)
Bylae IX  (grootte: 29 KB)