1. Om toegang tot inligting en dienslewering te verbeter, het die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) 'n behoefte vir 'n stelsel geïdentifiseer wat kwessies aangaande menslikekapitaalbestuur sou ondersteun. Die Departement het dus die MK-VBS ontwikkel wat 'n bestuursinligtingstelsel is wat prinsipale en bestuurders met personeelkwessies sal bystaan. Die MK-VBS is ontwerp om huidige werknemersinligting soos op Persal vasgelê, te vertoon.
2. Die data wat op die MK-VBS weerspieël sal word, sal weekliks van Persal afgelaai word. Prinsipale en bestuurders sal by die stelsel kan aanteken om te sien watter vordering gemaak is met kwessies wat na die Menslikekapitaaldirektorate te Hoofkantoor verwys is. Kommunikasie sal bevorder word, aangesien prinsipale en bestuurders boodskappe en navrae op die MK-VBS-stelsel sal kan stuur, wat die proses sal versnel.
3. Die areas van verlof, werknemerbywoning, betaalstaatkontrole en die nasporing van kontrakaanstellings is geselekteer as die kritieke areas wat deur die MK-VBS hanteer moet word.

Besonderhede in hierdie verband is as volg:
3.1 Verlofbestuur

Prinsipale en bestuurders sal in staat wees om die verlofinligting van al hulle personeel (opvoeders en staatsdienspersoneel) te kan besigtig. Ten opsigte van tydelike ongeskiktheidsverlof en gevalle van aftrede weens swak gesondheid in besonder, sal prinsipale en bestuurders ook die vordering van hierdie aansoeke kan monitor. Die Hoofkantoor sal op sy beurt weer uitstaande dokumentasie van prinsipale/bestuurders via die MK-VBS kan aanvra.
3.2 Werknemers se bywoningsregister

Daar word van alle prinsipale en bestuurders verwag om besonderhede aangaande die bywoning van alle personeel op die stelsel in te sleutel. Dit is verpligtend vir prinsipale en bestuurders om die bywoningsregister daagliks op die MK-VBS te voltooi. 'n Afsnytyd ten opsigte die daaglikse insleutel van die bywoning van werknemers, 10:00 op die betrokke werksdag, sal mettertyd ingestel word ten einde die doeltreffendheid van die stelsel te verhoog. Dit sal alle bestuurders op die verskillende vlakke in staat stel om 'n breedvoerige oorsig oor bywoning in die hele stelsel te verkry.

Die register sal die volgende opsies bied:

  • Geskeduleerde afwesigheid (waar die werknemer vooraf goedkeuring/verlof gekry het vir afwesigheid, laat aankoms, vroeë vertrek, ens.)
  • Ongeskeduleerde afwesigheid (waar die werknemer nie vooraf reëlings getref het vir afwesigheid nie)
  • Laat opdaag, met vooraf goedkeuring (waar die werknemer die inrigting vooraf inlig dat hy/sy sal laatkom)
  • Laat opdaag, sonder vooraf goedkeuring (waar die werknemer die inrigting nie vooraf ingelig het dat hy/sy sal laatkom nie)
3.3 Betaalstaatbeheer

Dit is 'n bestuurinstrument wat spesifiek vir die Direktoraat: Rekeningkundige Dienste ontwerp is om die terugstuur van betaalstate aan die Hoofkantoor te monitor. Die Hoofkantoor sal nou in staat wees om boodskappe op die MK-VBS na skole te stuur, ten opsigte van uitstaande betaalstate. Prinsipale en toesighouers sal kan reageer met 'n boodskap op die MK-VBS sodra hulle voldoen het aan die versoek of navraag.
3.4 Nasporing van kontrakaanstellings

Prinsipale sal in staat wees om die MK-VBS te gebruik om te monitor watter vordering gemaak is met die prosessering van aanstellings/reël van salarisbetalings aan kontrakopvoeders na die voorlegging van nominasievorms. Die Hoofkantoor sal in staat wees om boodskappe na skole te stuur indien enige van die vereiste dokumente nie voorgelê is nie.
4. Toegang tot die MK-VBS se webtuiste word op die volgende wyse verkry:
  • Gaan na die Internetblaaier (6 of 7) en tik in "Ims.wcape.gov.za"
  • Die aantekenskerm sal verskyn.
  • Tik in jou Persalnommer en die woord "password".
  • Druk die Submit-knoppie.
  • Die stelsel sal jou aanpor om jou wagwoord te verander.
  • Daarna sal dit jou versoek om die nuwe wagwoord te bevestig.
  • Kliek op die Submit-knoppie.
  • Indien jy oor die goedgekeurde toegangstatus beskik, bv. dié van prinsipaal of bestuurder, sal jy toegang hê tot al die rekords van jou personeel.
  • As jy aanteken as 'n algemene gebruiker, sal jy net toegang tot jou persoonlike inligting hê.
  • Indien jy aanteken as 'n stelseladministrateur, d.w.s. bestuurder by Hoofkantoor, sal jy toegang hê tot die rekords van alle personeel te Hoofkantoor, distrikskantore en skole.

LW: Daar word van prinsipale en bestuurders verwag om die bywoning van personeel met terugwerkende effek vanaf 1 Julie 2008 op die stelsel in te sleutel.
5. Registrasie op die MK-VBS

Aanvanklik sal alleenlik prinsipale op die MK-VBS geregistreer word na die voltooiing van 'n registrasievorm wat deur die kringbestuurder onderteken is. Na ontvangs van die voltooide registrasievorm, sal die stelseladministrateur by Hoofkantoor die prinsipaal op die MK-VBS registreer en dan daardie prinsipaal in kennis stel dat toegang tot die stelsel verleen is.

Staatsdienspersoneel (toesighouers) sal op die MK-VBS geregistreer word deur die registrasievorm wat deur 'n lynbestuurder geteken is, te voltooi.

Behalwe dit wat op die personeelbywoningsregister voorkom, sal prinsipale en bestuurders nie enige data op die MK-VBS kan verander nie. 'n Boodskap-en-navraagstelsel sal egter beskikbaar wees sodat die stelseladministrateur te Hoofkantoor versoek kan word om veranderinge aan te bring.
6. Hulplessenaar

Die MK-VBS beskik oor 'n hulplessenaar om prinsipale en bestuurders te help om die stelsel meer effektief te gebruik. Die telefoonnommers van die hulplessenaar is 021 467 2155, 021 467 2046, 021 467 2047, 021 467 2072 en 021 467 2751.

Die e-posadres van die MK-VBS is as volg: hclms@pgwc.gov.za.

'n Volledige handleiding met betrekking tot MK-VBS en die gebruik daarvan, verskyn op die aantekenskerm.
7. Prinsipale en bestuurders word versoek om die inhoud van hierdie omsendbrief onder die aandag van alle werknemers te bring, met inbegrip van diegene wat met verlof is. Prinsipale word ook versoek om seker te maak dat 'n afskrif van hierdie dokument aan die voorsitter van die skool se beheerliggaam gegee word.
8. Daar word vertrou dat prinsipale en bestuurders die MK-VBS as 'n waardevolle hulpmiddel sal vind met betrekking tot menslikehulpbronbestuur. Kollegas word uitgenooi om enige insette/kommentaar met betrekking tot MK-VBS in te dien ten einde verdere verfyning van die stelsel te bewerkstellig.
9. Die samewerking van alle kollegas, ten einde 'n sukses van hierdie nuwe stelsel te verseker, word hoog op prys gestel.


GETEKEN: RB SWARTZ
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2008:08:22