1. Die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) het 'n prosedure ontwikkel wat gevolg moet word wanneer amptenare van die WKOD genomineer word om op nasionale en provinsiale vlak op liggame soos taakspanne, adviesliggame, komitees en verwysingsgroepe te dien.
2. Hierdie prosedure het ten doel om te verseker dat die WKOD se kernfunksies en verantwoordelikhede nie benadeel word wanneer amptenare die nodige ondersteuning aan die nasionale Onderwysdepartement, ander provinsiale onderwysdepartemente en ander provinsiale departemente verleen nie.
3. Hierdie prosedure is ontwikkel na aanleiding van kommer wat uit verskeie oorde gelug is oor die wyse waarop amptenare van die WKOD genomineer word om op hierdie liggame te dien. Dit blyk dat amptenare dikwels persoonlik en dikwels ook sonder departementele goedkeuring genader word.
4. In die lig van bogenoemde, moet die volgende prosedure gevolg word wanneer amptenare van die WKOD versoek word om op nasionale of provinsiale liggame te dien:
4.1 Alle versoeke vir amptenare om genomineer te word om op nasionale of provinsiale liggame te dien, moet skriftelik gerig word aan die Superintendent-generaal, vir oorweging deur die betrokke adjunk-direkteur-generaal op aanbeveling van die direkteur en/of hoofdirekteur.
4.2 Die skriftelike versoek moet insluit die doel van die betrokke liggaam, die duur waarvoor dit gestig is, hoe gereeld dit sal vergader en besonderhede van wie die koste vir die amptenaar se deelname aan die aktiwiteite van die betrokke liggaam gaan dra. Die naam van die persoon wat vir die amptenaar in sy of haar afwesigheid sal instaan, moet ook ingesluit word.
4.3 Besonderhede van die betaling van reis- en verblyftoelae moet goedgekeur word, via die betrokke programbestuurder, voordat die naam van die genomineerde amptenaar ingedien word. Daar moet in gedagte gehou word dat reis- en verblyftoelae slegs betaal sal word indien die betrokke adjunkdirekteur-generaal goedkeuring verleen het dat die amptenaar op die liggaam mag dien.
4.4 Amptenare mag nie nominasies in hulle persoonlike hoedanigheid of buite hierdie protokol ontvang nie.
4.5 Waar van toepassing, moet die genomineerde amptenaar 'n mandaat van die betrokke hoofdirekteur en/of adjunkdirekteur-generaal bekom aangaande aangeleenthede wat bespreek moet word by die vergaderings van die betrokke liggaam.
4.6 Skriftelike verslae oor die aktiwiteite van die liggaam moet ingedien word soos versoek deur die betrokke adjunkdirekteur-generaal.
5. 'n Register van WKOD-amptenare wat dien op liggame op nasionale en provinsiale vlak sal in die kantoor van die Superintendent-generaal bygehou word.
6. Bring asseblief die inhoud van hierdie omsendbrief onder die aandag van alle amptenare en versoek hulle om die dokument te onderteken en te dateer as ontvangserkenning.


GETEKEN: J.H. HURTER
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2007:02:23