| 1. |
Talle navrae word in verband met die verwydering van oortollige, verouderde en ondiensbare meubels en toerusting ontvang.
|
| 2. |
U aandag word gevestig op Nasionale Tesourieregulasie 10.1.2, saamgelees met artikel 38(1)(d) van die Wet op Openbare Finansiële Bestuur, 1999 (Wet 1 van 1999) wat soos volg lees: "Rekenpligtige Beamptes moet seker maak dat die prosesse en prosedures ingestel is vir die effektiewe, doeltreffende, ekonomiese en deursigtige gebruik van die inrigting se bates."
|
| 3. |
Verantwoordelikheidsbestuurders verbonde aan Hoofkantoor en die distrikskantore word versoek om die volgende prosedure in hierdie verband te volg:
|
| 3.1 |
Verantwoordelikheidsbestuurders by Hoofkantoor
|
| 3.1.1 |
'n Log 1- (Rekwisisie-) vorm moet ingevul en deur die verantwoordelikheidsbestuurder onderteken word. Die vorm moet ingedien word by mnr P Venter op die 6de verdieping van die Grand Central Towers-gebou. Die volgende inligting moet op die Log 1-vorm verskyn:
- 'n Volledige beskrywing van die item(s)
- Die toestand van die item(s)
- Die presiese ligging van die item(s) (verdieping, gebou en kamernommer)
- Die strepieskodenommer van die item
- Die reeksnommer van die item, waar van toepassing
|
| 3.1.2 |
In die geval waar daar te min ruimte op die Log 1-vorm is, kan 'n aparte lys van die item(s) waaroor beskik moet word, saamgestel en aangeheg word. Die inligting soos aangedui in paragraaf 3.1.1 moet egter ten opsigte van elke item voorsien word. Verantwoordelikheidsbestuurders moet seker maak dat, in die geval van die vervanging van rekenaartoerusting, die besonderhede van die nuwe sowel as die ou item(s) teenoor mekaar op die IKT-installeringskontrolelys (afdruk aangeheg) aangedui word. Dit is belangrik dat hierdie vorm volledig ingevul word. Hierdie kontrolelys(te) moet by die Log 1-vorm aangeheg word.
|
| 3.1.3 |
'n Ingevulde BAS-toewysingsvorm (PGWC 002) moet die Log 1-vorm vergesel. Hierdie vorm sal gebruik word om enige uitgawe wat aangegaan word in die beskikkingsproses te dek. Elke Verantwoordelikheidsbestuurder moet sodanige uitgawe dek uit sy of haar begroting.
|
| 3.1.4 |
Verantwoordelikheidsbestuurders sal voorsien word van dokumentasie as bewys dat die item(s) wel afgeskryf is en sodanige dokumentasie moet tesame met 'n afdruk van die inventaris van die direktoraat op 'n veilige plek vir ouditdoeleindes bewaar word.
|
| 3.2 |
Verantwoordelikheidsbestuurders by Distrikskantore
|
| 3.2.1 |
Alvorens die prosedure soos uiteengesit in paragraaf 3.1.1 gevolg word, moet die lys van die oortollige, verouderde en ondiensbare meubels en toerusting ingedien word by 'n beskikkingskomitee, wat uit ten minste drie lede bestaan en waarvan een moet optree as voorsitter. Die voorsitter moet die rang van ten minste Senior Beampte beklee. Hulle moet skriftelik deur die hoof van die kantoor aangestel word. Die funksie van komitee is om die item(s) waaroor beskik moet word, fisies na te gaan en te verseker dat die werklike toestand daarvan afskrywing regverdig. Die betrokke beskikkingskomitee maak dan 'n aanbeveling aan die gedelegeerde beampte (Adjunkdirekteur: Verkrygingsbestuur). Indien nodig, moet tegniese verslae ten opsigte van toerusting aangevra word.
|
| 3.2.2 |
In die geval van oortollige, verouderde en ondiensbare rekenaartoerusting moet dieselfde prosedure soos in paragraaf 3.1.2 uiteengesit, gevolg word.
|
| 3.2.3 |
'n VA 27-vorm waarop die aanbeveling van die beskikkingskomitee aangebring is, moet ingevul word en aan die Log 1-vorm, soos in paragraaf 3.1.1 verduidelik, geheg word, tesame met die notule van die komitee se vergadering sowel as 'n ingevulde BAS-toewysingsvorm (PGWC 002) en aan Hoofkantoor voorsien word vir die aandag van mnr. P Venter. Die versoek sal dan aan die gedelegeerde beampte vir oorweging voorgelê word. Die BAS-toewysingsvorm word verlang om dieselfde rede soos in paragraaf 3.1.3 aangedui.
|
| 3.2.4 |
Nadat die versoek deur die gedelegeerde beampte oorweeg is, sal die betrokke kantoor van die uitslag van die aansoek verwittig word. Waar items afgeskryf word, sal 'n beskikkingsnommer ook voorsien word. Die magtigingsbrief vir die beskikking moet tesame met 'n afdruk van die inventaris van die betrokke kantoor op 'n veilige plek vir ouditdoeleindes bewaar word.
|
| 4. |
Na die afhandeling van die voormelde proses, sal die betrokke inventarisse sowel as die bateregister deur Hoofkantoor bygewerk word en gewysigde invertarisse sal aan Verantwoordelikheidsbestuurders voorsien word vir kontrolering en aftekening.
|
| 5. |
Let egter daarop dat alle meubels en toerusting in die bewaring en sorg van die betrokke verantwoordelikheidsbestuurder bly totdat die beskikkingsproses afgehandel is. Sodanige meubels en toerusting moet derhalwe op 'n veilige plek bewaar word totdat daaroor beskik is. Geen meubels en toerusting mag verskuif of verwyder word nie alvorens die afskrywings- en beskikkingsproses afgehandel is (verwys na die verskuiwingsvorms soos voorgeskryf in Omsendbrief 28/2005 van 23 Mei 2005).
|
| 6. |
Bring asseblief die inhoud van hierdie omsendbrief onder die aandag van alle belanghebbendes.
|
GETEKEN: L.J. ELY
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2007:11:29
|