1. Dit wil voorkom asof daar `n mate van verwarring bestaan ten opsigte van die eis van reis- en verblyfuitgawes wanneer `n werknemer van die Wes-Kaap Onderwysdepartement (WKOD) in werksverband weg van sy of haar Hoofkwartier moet oornag. Om meer duidelikheid hieroor te verskaf, word die volgende situasies geskets:
1.1 Wanneer `n werknemer op `n amptelike besoek is wat langer as 24 uur duur en hy of sy weg van sy of haar hoofkwartier moet oornag, is die mees algemene gebruik om die werklike uitgawes te eis wat aan `n hotel of gastehuis betaal moet word. Sodanige tarief sluit normaalweg bed en ontbyt in, maar as noodsaaklike uitgawes ten opsigte van etes aangegaan moet word, kan dit ook terugbetaal word by die indiening van kwitansies tesame met die faktuur ten opsigte van die verblyf. Tesame hiermee kan daar ook `n spesiale dagtoelae geëis word ten opsigte van vol dae of gedeeltes van `n dag wat tans R67,50 per volle 24 uur beloop. Die doel van hierdie spesiale dagtoelaag is om werknemers te vergoed vir klein uitgawes soos fooitjies, koerante, ensovoorts.
1.2 Wanneer die uitgawes van `n werknemer van die WKOD deur `n ander party betaal word of wanneer die Departement self die verblyfrekening direk vereffen (met ander woorde wanneer die persoon dit nie eers uit sy eie sak hoef te betaal en dan terug te eis nie) is hy of sy nog steeds geregtig om die spesiale dagtoelae (tans R67,50) waarna hierbo verwys word, te eis. Die algemene gebruik is egter dat dit slegs by uitsondering in hierdie gevalle geëis word.
1.3 Daar kan ook in sekere omstandighede, soos wanneer `n werknemer byvoorbeeld by familie of vriende tuisgaan, of wanneer hy of sy gaan kamp, `n vaste dagtoelae geëis word wat tans R221,00 per dag beloop. Wanneer hierdie toelae geëis word, is geen verdere verblyfuitgawes van enige aard betaalbaar nie selfs ook nie die spesiale dagtoelae wat tans R67,50 beloop nie.
2. Opsommend dus, indien 'n werknemer vir tydperke van langer as 24 uur van sy of haar hoofkwartier afwesig is, kan daar soos volg geëis word:
2.1 Wanneer die verblyfkoste meer as die dagtoelaag (tans R221,00) beloop en die werknemer self die rekening moet vereffen, eis hy of sy die volle verblyfkoste (soos per faktuur wat saam met die eis ingedien moet word) plus die spesiale dagtoelaag (tans R67,50).
2.2 Wanneer die verblyfkoste meer as die dagtoelaag (tans R221,00) beloop en dit direk deur die WKOD of `n ander instansie betaal word, kan slegs die spesiale dagtoelaag (tans R67,50) geëis word.
2.3 Wanneer geen verblyfkoste, of minder as die dagtoelaag (tans R221,00) betaalbaar is, byvoorbeeld as daar by familie of vriende tuisgegaan word, kan slegs die dagtoelaag (tans R221.00) geëis word.
3. Wanneer `n werknemer vir minder as 24 uur van sy of haar hoofkwartier afwesig is, kan slegs vir etes geëis word. Die volgende tariewe is tans van toepassing en terugbetaling is streng onderworpe aan die indiening van kasregisterstrokies of fakture wat die datum, tyd en plek van aankope aantoon, asook presies wat aangekoop is: 
Ontbyt - R33,95 (indien die werknemer sy woonplek 
voor 06:00 verlaat het)
Middagete - R41,90 (indien die werknemer na 14:00 terugkeer)
Aandete - R58,90 (indien die werknemer na 20:00 terugkeer)
Middernagete - R 41,90 (indien die werknemer na 02:00 terugkeer)
Tee/koffie/koeldrank - R6,77 per geleentheid 
('n maksimum van twee per dag = R13,54)
4. Bring asseblief die inhoud van hierdie omsendbrief onder die aandag van alle personeellede van wie dit verwag kan word om van tyd tot tyd van hulle hoofkwartiere afwesig te wees.


GETEKEN: E. KIRSTEN
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2007:11:13