1. ARMOEDEKLASSIFIKASIE
1.1 Die armoedeklassifikasie van skole is gedoen ingevolge die Nasionale Norme en Standaarde vir Skoolbefondsing (NNSSB) (Staatskoerant 29179 van 31 Augustus 2006).

(a) Gedurende 2006 is alle skole van die WKOD herrangskik ingevolge paragraaf 101 van die NNSSB. Die armoede van die skool is gebaseer op die relatiewe armoede van die gemeenskap rondom die skool, wat op sy beurt afhang van 'n individuele of huishoudelike bevoordeling of benadeling met betrekking tot inkomste, welvaart en/of vlak van opleiding.
(b) Data van die Nasionale Sensus wat deur StatsSA afgeneem is, is as bron gebruik. Die NNSSB bepaal die volgende: "Ten einde die moontlikheid van skeefgetrekte inligting uit te skakel, moet die ontvangers van skooltoekennings (soos skole en distrikte) nooit die bron van die data wees nie." Om hierdie rede kan die WKOD nie opnames van die armoededata van individuele leerders in skole te gebruik nie.

1.2 Die nasionale armoedeverspreidingstabel (armoedetabel) moet ingevolge paragraaf 109 van die NNSSB deur provinsiale onderwysdepartemente gebruik word om te bepaal hoe die teikenbedrae in die onderskeie provinsies toegeken sal word. Die tabel hieronder dui die persentasie leerders in die Wes-Kaap aan wat in die onderskeie nasionale kwintiele (NK's) geplaas mag word.

 NK1NK2NK3NK4NK5Totaal
Nasionaal20%20%20%20%20%100%
Wes-Kaap6.54%8.02%23.09%27.72%34.63%100%


2. GEENSKOOLGELDSTATUS
2.1 Ten einde die stygende koste van onderwys te bekamp vir ouers met beperkte finansiŽle vermoŽns, is die SASW verder gewysig om ook voorsiening te maak vir die instelling van geenskoolgeldskole, d.w.s. openbare skole wat nie verpligte skoolgeld mag hef nie.
2.2 Die nasionale teiken vir die geenskoolgeldskole is steeds NK 1 & 2, soos bepaal deur die nasionale Minister van Onderwys (MvO) in 2006.
2.3 Aangesien die Wes-Kaapprovinsie 'n lae persentasie leerders in NK's 1 en 2 het in vergelyking met die ander provinsies, het die provinsie in 2007 besluit om geenskoolgeldstatus ook te bied aan skole in NK 3. Aangesien dit nie by wyse van die Staatskoerant gedoen kon word nie, het dit deur middel van 'n vrywillige reŽling met die geÔdentifiseerde NK 3-skole geskied. Hierdie skole mag ook nie verpligte skoolgeld hef nie.
2.4 Aangesien daar ook geen verdere wysiging aan die armoedetabel (paragraaf 1.2 hierbo) gemaak is nie, kan geen addisionele skole in 2008/09 tot geenskoolgeldskole verklaar word nie.

3. TOEKENNING

Besonderhede van die N&S-toekenning vir die finansiŽle jaar wat strek vanaf 1 April 2008 tot 31 Maart 2009 vir u skool is aangeheg. U aandag word op die volgende gevestig:

3.1 Toekennings is bereken ingevolge die voorskrifte in paragrawe 108 tot 113 van die NNSSB.
3.2 Die N&S-toekennings vir die 2008/09 finansiŽle jaar is bereken op grond van die leerdertal soos in die 2007 SOBIS-opname.
3.3 Die fondse wat ingevolge Omsendbrief 0049/2006 aan skole toegeken is, moet teen 31 Maart 2008 deur nie-artikel 21-skole bestee word aangesien onbestede fondse op daardie datum verbeur sal word. Die fondse van artikel 21-skole wat teruggehou word omdat hulle nie hulle kwartaallikse verslae van uitgawes op vorm WKOD 043 ingedien het nie, sal ook na 31 Maart 2008 verbeur word, tensy die uitstaande vorms voor 29 Februarie 2008 ontvang word.

4. BETALINGSKEDULE
4.1 Skoolgeldvorderende skole
4.1.1 Nie-artikel 21-skole moet voor 29 Februarie 2008 hulle N&S-toekenning vir die finansiŽle jaar eindigende 31 Maart 2009 op vorm WKOD 032 indeel in die vier kategorieŽ, naamlik handboeke en ander boeke, plaaslike aankope, munisipale dienste en instandhouding. By ontvangs van die ingevulde WKOD 032-vorm sal die WKOD die begrotings kontroleer en skole sal verwittig word indien dit nie in orde is nie sodat 'n gewysigde WKOD 032 ingedien kan word.
4.1.2 Die oordragbetaling aan alle nie-artikel 21-skole vir instandhouding en die oordragbetaling aan nie-artikel 21-skole wat hulle eie munisipalediensterekeninge betaal, sal soos volg hanteer word: 50% van die begrote bedrae sal in April 2008 betaal word en die ander 50% sal in November 2008 betaal word.
4.1.3 Artikel 21-skole sal hul N&S-toekennings vir die 2008/09 finansiŽle jaar in twee paaiemente ontvang, naamlik 60% in April 2008 en 40% in November 2008. Artikel 21-skole moet hul eerste oordragbetaling (60%), wat gedurende April 2008 gemaak sal word, gebruik om hul 2009 leer- en onderrigondersteuningsmateriaal (LOOM) aan te koop sodat dit voor die einde van September 2008 beskikbaar sal wees, en ook om vir ander uitgawes te betaal, soos in paragraaf 5.1 hieronder gestipuleer. Die tweede oordragbetaling (40%) wat gedurende November 2008 gemaak sal word, moet gebruik word om toepaslike skoolverwante uitgawes tot aan die einde van die Staat se finansiŽle jaar, nl. 31 Maart 2009 te dek.
4.2 Geenskoolgeldskole
4.2.1 Vir nie-artikel 21-skole, sal 20% van die totale N&S-toekenning, wat geag die jaarlikse skoolfondsinkomste te wees, in April 2008 aan skole betaal word. Skole sal van hierdie bedrag ingelig word op die aangehegte N&S-toekenningsbrief. Dit is belangrik om daarop te let dat die bedrag die skool moet deursien tot April 2009 wanneer die volgende finansiŽle jaar se betaling aan die skool gemaak sal word. Nie-artikel 21-skole moet voor 29 Februarie 2008 hulle N&S-toekenning vir die finansiŽle jaar eindigende 31 Maart 2009 op vorm WKOD 032 indeel in die vier kategorieŽ, naamlik handboeke en ander boeke, plaaslike aankope, munisipale dienste en instandhouding en by die Departement indien. By ontvangs van die ingevulde vorms sal die WKOD die begrotings nagaan en skole sal verwittig word indien dit nie in orde is nie sodat gewysigde WKOD 032-vorms ingedien kan word.
4.2.2 Daarbenewens sal oordragbetalings aan alle nie-artikel 21-skole vir instandhouding en die oordragbetaling aan nie-artikel 21-skole wat hulle eie munisipalediensterekeninge betaal, soos volg hanteer word: 50% van die begrote bedrae sal in April 2008 betaal word en die ander 50% sal in November 2008 betaal word.
4.2.3 Die artikel 21-skole se N&S-toekennings vir die 2008/09 finansiŽle jaar sal in April 2008 (60%) en in November 2008 (40%) oorbetaal word. Dit is belangrik om daarop te let dat die totale N&S-toekenning vir die 2008/09 finansiŽle jaar is, want die toekenning moet skole deursien tot April 2009 wanneer die betaling vir die volgende finansiŽle jaar gemaak sal word. Soortgelyk aan die nie-artikel 21-skole (sien paragraaf 4.2.1 hierbo), moet 20% van die totale toekenning opsygesit word vir die uitgawes wat voorheen deur die skoolfonds gedek is. Die balans moet ingevolge paragraaf 5 hieronder bestuur word.

5. GEBRUIK VAN DIE TOEKENNING
5.1 Die N&S-toekenning is bedoel vir handboeke en ander boeke, plaaslike aankope, munisipale dienste, noodsaaklike dag-tot-dag instandhouding van skoolgeboue, terreine en toerusting (niegeskeduleerde instandhouding), en ander lopende uitgawes. Eie inkomste, soos bedoel in paragraaf 6, moet eers gebruik word om tekorte in bogenoemde verband te dek voordat dit aangewend word om beheerliggaamposte te finansier.

Daar word voorgestel dat skole hulle beskikbare toekenning soos volg tussen die onderskeie uitgawekategorieŽ verdeel:

  • 60% vir handboek- en ander boekbestellings vir 2009. Elke leerder moet vir elke leerarea of vak 'n handboek hÍ. Sien Bylae A vir die lys items wat by handboeke en ander boeke ingesluit is.
  • 20% vir munisipale dienste. Skole kan 'n groter persentasie vir munisipale dienste begroot indien uitgawetendense dit vereis.
  • 4% vir instandhouding
  • 16% vir plaaslike aankope

5.1.1 Leer- en onderrigondersteuningsmateriaal (LOOM)

(a)

Skole kan, onderhewig aan die volgende voorwaardes, minder geld vir handboeke en ander boeke toeken

  • indien elke leerder in die skool 'n handboek vir elke leerarea of vak het EN indien die beheerliggaam 'n formele besluit oor die afwyking geneem het.
  • indien die beheerliggaam se besluit rakende die begroting wat aan die ouervergadering voorgelÍ is, verduidelik word en die bedrag wat per leerder aan handboeke en ander boeke bestee word, vermeld word. Hierdie besluit moet by die ouervergadering voorgelÍ word, ongeag of dit deur die kringbestuurder ondersteun word al dan nie.

(b) Alle skole moet die Voorkeurverkrygingsbeleid van die provinsie nakom in die aanwending van die N&S-toekenning vir aankoop van handboeke en ander boeke. Daar is twee lyste van verskaffers vir hierdie doel. Die eerste lys (voorkeurlys) verteenwoordig daardie verskaffers wat voorkeur moet kry. Hulle is die sogenaamde voorheen benadeelde individue (VBI's) en klein, medium en mikro-ondernemings (KMMO's). Skole moet handboeke en ander boeke ter waarde van ten minste 70% van die N&S-toekenning vanaf die verskaffers op die eerste lys aankoop. Handboeke en ander boeke vir die balans (30% van die toekenning vir handboeke en ander boeke) mag vanaf verskaffers op die tweede lys aangekoop word. Die nuutste lyste is onder dekking van aparte omsendbriewe aan skole voorsien.
(c) Skole word daaraan herinner dat dit hulle verantwoordelikheid is om ernstige pogings aan te wend om 'n groter afslag met hul verskaffers te beding.
(d) Hoe om LOOM te verkry
  • Skole wat tans nie op die artikel 21-lys is nie, moet die voorgeskrewe prosedures in Bylae A volg.
  • Artikel 21-skole moet self hulle LOOM aankoop en ander uitgawes aangaan.
  • Skole kan met hulle OBOS'e in verbinding tree indien hulle hulp met die keuse van LOOM en onderhandeling vir die beste pryse benodig.

5.1.2 Munisipale Dienste

(a) Die N&S-toekenning aan skole is bedoel, onder andere, vir die betaling van hulle maandelikse munisipalediensterekeninge, bv. elektrisiteit, water, riool en vullisverwydering, maar sluit die betaling van eiendomsbelasting uit. Soos in die verlede, sal die Staat die eiendomsbelasting op eiendom wat in die naam van die RSA geregistreer is, betaal.
(b) Enkele skole het aangedui dat hulle nie hulle eie munisipale dienste wil bestuur nie en hulle rekeninge sal steeds deur die betrokke OBOS betaal word. Die OBOS sal afskrifte van die rekeninge maandeliks aan die skole voorsien ter insae en bevestiging dat die rekeninge korrek is.
(c) Nie-artikel 21-skole moet die bedrag bereken aan die hand van uitgawes in vorige jare vir hierdie dienste, en die bedrag op die WKOD 032-vorm aandui. Hierdie bedrag, en die skole se instandhoudingsgelde, sal tegelykertyd aan daardie skole wat die funksie aanvaar het, oorbetaal word.
(d) Skole moet steeds, onder andere, die besparingsmaatreŽls wat in Bylae B aangedui word, toepas.
(e) ESKOM en die meeste munisipaliteite het aangedui dat hulle meters vir voorafbetaalde elektrisiteit aan skole beskikbaar kan stel. Dit sal skole in staat stel om beter beheer oor hulle verbruik van en besteding aan elektrisiteit uit te oefen.

5.1.3 Dag-tot-dag instandhouding

(a) Dag-tot-dag instandhouding sluit in die instandhouding van die terrein asook die instandhouding, skoonmaak, opknap, herstel en/of vervanging van spesifieke gedeeltes van skoolgeboue. Sou dag-tot-dag herstelwerk nie vroegtydig aandag geniet nie, sal die toestand van die geboue tot so 'n mate versleg dat duur noodherstelwerk nodig word.
(b) Skole moet begroot vir dag-tot-dag instandhouding na gelang van die toestand van hulle geboue en terreine. Die N&S-toekenning vir dag-tot-dag instandhouding kan ontoereikend wees. In sodanige gevalle behoort skole die toekenning uit die skoolfonds aan te vul.
(c) Dag-tot-dag herstelwerk aan koshuise mag nie uit N&S-toekennings befonds word nie. Sodanige herstelwerk moet befonds word uit leerders se losiesgeld/-beurse.

5.1.4 Instandhouding van toerusting

(a) Skole moet 'n bedrag eenkant hou van hulle jaarlikse toekenning vir dag-tot-dag instandhouding van toerusting wat gebruik word vir die verfraaiing van die skoolgronde, bv. versiening van grassnyers, verf van banke op die terrein, aankoop van kunsmis en kalk.
(b) Huur moet nie verwar word met instandhouding nie. Skole is verantwoordelik vir die betaling van huurooreenkomste en die herstel en versiening van toerusting soos fotokopieerders, rekenaars, ens. Herstel van hierdie items vorm nie deel van dag-tot-dag herstelwerk aan skoolgeboue en skoolgronde nie.

5.2 Nie-artikel 21-skole moet toekennings vir die instandhouding van geboue, terreine en toerusting as 'n enkelbedrag op die WKOD 032-vorm aandui.
5.3 Die WKOD aanvaar nie aanspreeklikheid vir die betaling van uitgawes waar skole meer bestee as die bedrag wat aan hulle toegeken is nie. Skole sal self hierdie uitgawes moet dek. Indien, om welke rede ookal, nie-artikel 21-skole hulle N&S-toekennings oorskry, sal die WKOD enige oorbesteding van die daaropvolgende finansiŽle jaar se N&S-toekenning van die skool verhaal. Dit beteken nie dat die N&S toekenning oorskry mag word nie. As 'n nie-artikel 21-skool nie sy volle N&S-toekenning benut nie, sal die oorblywende bedrag verval. Sien paragraaf 3.3 hierbo.

6. EIE INKOMSTE

Ingevolge artikel 36(1) van die SASW, moet skoolbeheerliggame (SBL'e) alle redelike stappe doen om die staatshulpbronne aan te vul ten einde die gehalte van onderwys deur die skool aan alle leerders te verbeter. Geenskoolgeldskole mag nie verpligte skoolgeld hef nie. Hierdie skole word egter aangemoedig om vrywillige bydraes en fondse deur donasies, fondsinsamelingsfunksies, ensovoorts in te samel.


7. VERSLAGDOENING
7.1 Die goedgekeurde begroting van die skool moet jaarliks teen 1 Desember by die betrokke OBOS ingedien word.
7.2 Alle skole moet 'n WKOD 043-vorm (kwartaalverslag) indien by die betrokke OBOS binne 30 dae na die einde van elke kwartaal (uitgawe tot 31 Maart, 30 Junie, 30 September en 31 Desember). Fondse sal slegs aan skole betaal word indien bevredigende WKOD 043-verslae aangaande die finansiŽle aktiwiteite van vorige kwartale ontvang is. Die elektroniese formaat van die WKOD 043 is verkrygbaar vanaf die OBOS'e.
7.3 Ingevolge artikel 43(5) van die SASW moet skole 'n geouditeerde stel finansiŽle state vir die vorige finansiŽle jaar teen 30 Junie van elke jaar voorlÍ (vir aandag van die betrokke OBOS-direkteur).

8. GROOT NOODHERSTELWERK

Ingevolge paragraaf 97 van die NNSSB vir groot noodherstelwerk aan geboue, aanvaar die WKOD verantwoordelikheid vir sodanige herstelwerk, maar die Departement word beperk tot die fondse wat vir hierdie doel beskikbaar is. Die volgende herstelwerk sal ooreenkomstig die prosedures in Omsendbrief 175/2000 oorweeg word:

KATEGORIE A
Ernstige skade as gevolg van natuurrampe, strukturele probleme en brande

Die WKOD sal slegs verantwoordelikheid vir sulke noodinstandhouding aanvaar as die koste meer as R5 000 beloop en op voorwaarde dat voldoende fondse beskikbaar is.
Die WKOD sal, volgens eie diskresie, dit oorweeg om 'n oordragbetaling te maak vir materiaal in betreklik minder ernstige gevalle.
KATEGORIE B
Die WKOD sal verantwoordelikheid aanvaar vir slegs die volgende kategorieŽ NOODHERSTELWERK indien die personeel en leerders se gesondheid of veiligheid bedreig word en voldoende fondse beskikbaar is:
Vervanging/herstel van ondergrondse water- en rioolpype
Herstel van ondergrondse elektriese kabels
Herstel van elektriese warmwatereenhede (slegs koshuise)
Herstel van groot koshuistoerusting
Herstel van drinkwatertoevoerbron
(Bystand kan die vorm aanneem van die voorsiening van fondse slegs vir die aankoop van materiaal.)
Skole moet 3 kwotasies indien. Herstelwerk mag slegs 'n aanvang neem nadat goedkeuring daarvoor van Hoofkantoor verkry is.

9. VERDERE VOORWAARDES
9.1 Die SBL moet behoorlike beheer oor inkomste en besteding uitoefen soos uiteengesit in die Handleiding: Basiese FinansiŽle Stelsel vir Skole. Indien die lede van die SBL nie oor die nodige kundigheid beskik om hierdie funksie te verrig nie, moet hulle iemand koŲpteer wat hulle kan help.
9.2 Alle skoolfondse afkomstig van die Staatstoekenning sowel as eie inkomste, moet aangewend word vir doeleindes wat direk met onderwys verband hou, soos bepaal in artikel 37(6) van die SASW, en veral vir die aankoop van handboeke, ander boeke en ander LOOM. Ingevolge WKOD-beleid mag handboeke en leesboeke nie gefotokopieer word nie aangesien dit neerkom op skending van die Wet op Kopiereg, 1978 (Wet 98 van 1978).
9.3 Die WKOD het die reg om skoolfondsrekords te ondersoek en op te tree teen enige lid van die personeel of SBL indien hy of sy betrokke is by die wanadministrasie van skoolfondse. Skole moet alle bewyse van inkomste en uitgawes vir hierdie doel bewaar.

10. AANSOEK OM ARTIKEL 21-STATUS

Aansoeke om te verander van nie-artikel 21-status na artikel 21-status moet teen 29 Februarie 2008 op die aangehegte aansoekvorm ingedien word. Suksesvolle skole sal eers vanaf die aanvang van die daaropvolgende finansiŽle jaar artikel 21-status ontvang, d.w.s. vanaf 1 April 2008.


11. APP»LE
11.1 Leerdergetalle

Soos in paragraaf 3.2 hierbo gemeld, is die leerdergetalle van die 2007 Jaarlikse SOBIS-opname gebruik vir die berekening van die N&S-toekennings. Sou die leerderinskrywing van 'n skool aansienlik toeneem, met meer as 7% aann die begin van die nuwe (2008) skooljaar, sal die N&S-toekennings aangepas word. Aansoeke om die addisionele befondsing as gevolg van die groei in leerdergetalle moet teen 15 Februarie 2008 ingedien word. Geen aansoek sal na die datum hanteer word nie.

11.2 Armoede

Die WKOD het talle geskrewe en telefoniese versoeke in 2007/08 ontvang vir die hersiening van die NK van skole, gegrond op werkloosheid van ouers, leerders uit 'n armer woonbuurt wat die skool bywoon, niebetaling van skoolgeld, ens. In die verband is die NNSSB duidelik dat skole (ontvangers van die toekenning) nie die bron van diesulke inligting kan wees nie en dat StatsSA of soortgelyke data gebruik moet word.

Geen aanpassings kon gemaak word op grond van die redes wat skole in 2007/08 aangevoer het nie. Oorweging vir die verandering van die skole se armoedeklassifikasie kan plaasvind in gevalle waar die WKOD leerders plaas in skole buite hulle gemeenskap as gevolg van a) onvoldoende plekke of b) probleme met die gehalte van onderrig.

Hierbenewens mag die WKOD slegs die aantal leerders toeken aan die nasionale kwintiel (NK) soos aangedui in die armoedetabel in paragraaf 1.2 hierbo. VanweŽ die relatiewe welvaart in die Wes-Kaap is 62% van die leerders (skole) in NK 4 en 5. Daar moet in gedagte gehou word dat die plasing van 'n skool in 'n NK geskied op grond van vergelyking met ander skole (en hulle gemeenskappe) dwarsdeur die land.

Sou skole, bogenoemde inaggenome, steeds appŤl wil aanteken met betrekking tot die plasing in 'n betrokke kwintiel of die toekenning, moet die appŤl teen 30 November 2007 ingedien word. Geen aansoek sal na die datum hanteer word nie.


12. KONTAKNOMMERS VIR NAVRAE

OnderwerpNaamTelefoonnr.
WKOD 043-kwartaalverslae en geouditeerde finansiŽle jaarstateOBOS: Adjunkdirekteur: AdministrasieToepaslike OBOS
Indeling van jaarlikse toekenning (WKOD 032)Mnr P Steyl021 467 2762
Aankoop van handboeke en ander boeke(WCED 034) en plaaslike aankope (WCED 026). Alle nie-artikel 21-skoleMnr M Josias021 903 8453
Oordragbetalings aan skole (N&S- toekennings)Mnr A.Ngxoza021 467 2212
NoodherstelwerkMnr G Martin
Mnr P Beukes
021 467 2137
021 467 2134
AppŤlle: leerdergetalle en algemene navraeMnr J Kitshoff
Mnr R Eyssen
021 467 2665
021 467 2662



GETEKEN: L.J. ELY
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2007:09:21

Bylae A: Prosedure vir die verkryging van goedere en dienste  (grootte: 25 KB)
Bylae B: BesparingsmaatreŽls ten opsigte van munisipale dienste  (grootte: 11 KB)
Aansoek om Artikel-21 Status  (grootte: 6 KB)

WKOD-vorms:
The following forms are in Wordģ (".doc") format.
To save a form for later use, click on the "zipped" link below and follow the intructions.
If you have Wordģ installed on this computer, click on the "DOC" link below (the form will open in a separate window: to return to this circular, close that window)


WKOD026-vorm: Rekwisisie vir voorrade en ander benodigdhede  ("zipped" weergawe, grootte: 34 KB)
WKOD026-vorm: Rekwisisie vir voorrade en ander benodigdhede  ("DOC" weergawe, grootte: 63 KB)

WKOD032-vorm: Toekenning vir plaaslike aankope, munisipale dienste en instandhouding
("zipped" weergawe, grootte: 35 KB)
WKOD032-vorm: Toekenning vir plaaslike aankope, munisipale dienste en instandhouding
("DOC" weergawe, grootte: 65 KB)

WKOD034-vorm: Rekwisisie vir handboeke en ander boeke  ("zipped" weergawe, grootte: 6 KB)
WKOD034-vorm: Rekwisisie vir handboeke en ander boeke  ("DOC" weergawe, grootte: 28 KB)

The following form is in Excelģ format.
To save it for later use, click on the "zipped" link below and follow the intructions.
If you have Excelģ installed on this computer, click on the "XLS" link below (the form will open in a separate window: to return to this circular, close that window)


WKOD043-vorm: Kwartaalverslag  ("zipped" weergawe, grootte: 33 KB)
WKOD043-vorm: Kwartaalverslag  ("XLS" weergawe, grootte: 57 KB)