1. Hierdie omsendbrief moet saamgelees word met Omsendbrief 0164/2002 van 20 Desember 2002 en Omsendminuut DLS/0005/2002 van 18 April 2002.
2. Ingevolge artikel 38(1)(d) van die Wet op Openbare FinansiŽle Bestuur (WOFB), 1999, (Wet 1 van 1999), moet elke bestuurder 'n stelsel in gebruik hÍ vir die beheer en veilige bewaring van bates. Die Departementshoof moet daarenteen 'n bateregister hÍ wat, onder andere, die presiese ligging van sodanige bates aandui. 'n Volledige rekord moet bygehou word van alle A-klas verrekenbare items (bv. tafels, stoele, rekenaars, fotokopieerders, faksmasjiene en ander arbeidsbesparende toerusting) wat in die besit van die WKOD is.
3. Na die onlangse voorraadopnames is inventarisse van alle items (meubels en toerusting) waarvoor u verantwoordelikheid dra deur u onderteken en agter die deur van elke lokaal aangebring waarvoor u verantwoordelik is. Dit beteken dat die items daar moet wees wanneer die Ouditeur-generaal die bateregister ouditeer.
4. In Omsendbrief 0028/2005 van 23 Mei 2005 en 0041/2005 van 17 Augustus 2005 is u versoek om nie enige bateregisteritems tussen kantore te verskuif sonder om die Verkrygingslyn van sodanige bewegings in kennis te stel nie. 'n Bewegingsvorm moet vir hierdie doel ingevul word.
5. Gedurende die voorraadopname van 2006/07 en die indien van die bateregister vir ouditering, is daar opgelet dat verantwoordelike bestuurders dikwels nie voldoen aan die maatreŽls soos bepaal in bogenoemde omsendbrief nie, aangesien inventarisitems verskuif is sonder dat bewegingsvorms ingedien is. Dit het gelei tot onnodige ouditnavrae.
6. Alle verantwoordelike bestuurders word weereens versoek om aan die volgende gehoor te gee:
6.1 Geen item mag vanaf 'n ligging verskuif word nie, tensy die bewegingsvorm, aangeheg by Omsendbrief 28/2005, ingevul en goedgekeur is.
6.2 Enige item wat gesteel is of verlore geraak het, moet ingevolge die verliesbeheerprosedure onmiddellik by die verliesbeheerbeampte van die Departement aangemeld word. Die batebestuureenheid moet ook in kennis gestel word sodat die bateregister bygewerk kan word.
6.3 Die batebestuureenheid moet ook in kennis gestel word van alle aankope, geskenke en verskuiwings ten einde te verseker dat die inventarisse voortdurend bygewerk word.
6.4 Indien enige nuwe toerusting direk by u kantoor deur die diensverskaffer afgelewer word, byvoorbeeld rekenaars (lessenaar- of skootrekenaars) of meubels, moet die batebestuurafdeling onmiddellik daarvan in kennis gestel word en hierdie afdeling sal reŽl dat strepieskodes op die items aangebring word en die bateregister bygewerk word. U moet met betrekking tot lessenaarrekenaars aandui wie die gebruiker sal wees, die rekenaar se presiese ligging en die relevante reeksnommer. Dit is u verantwoordelikheid om met die Sentrum vir e-Innovasie te reŽl vir die installering van die rekenaars. Indien 'n bestaande rekenaar vervang word, moet die besonderhede van die ou rekenaar voorsien word en die beskikking daarvan moet aangevra word per 'n Log 1-rekwisisievorm. Al hierdie inligting word benodig om die bateregister by te werk.
6.5 Indien 'n strepieskodeplakker van enige item sou loskom of wegraak moet dit onmiddellik aan die batebestuureenheid gerapporteer word. Die eenheid sal die plakker vervang of weer aanbring.
7. Verantwoordelike bestuurders word ook versoek om 'n beampte aan te stel vir inventarisbeheer (een vir elke direktoraat of OBOS) wie se posbeskrywing aangepas moet word om die take van 'n batebestuurder vir die direktoraat of betrokke kantoor in te sluit ('n posbeskrywing vir 'n batebestuurder word hierby aangeheg vir u gebruik). Elke verantwoordelike bestuurder is versoek om die naam van die aangestelde persoon teen 26 Julie 2007 aan mnr DT Scholtz by die volgende adres te stuur:
Kamer 609, 6de Vloer
Grand Central Towers
Kaapstad  8000

Slegs enkele bestuurders het reageer en u word nou versoek om die name van die benoeming(s) op of voor 17 Augustus 2007 voor te lÍ. Hierdie persone sal skriftelik van hulle aanstellings in kennis gestel word deur die Hoof FinansiŽle Beampte en sal 'n opleidingsessie moet bywoon.

8. Indien bogenoemde voorskrifte nie nagekom word nie, sal stappe gedoen word ingevolge artikel 51 (1) (e) (i) en (ii) van die WOFB wat soos volg lees:

"'n Rekenpligtige owerheid vir 'n openbare liggaam moet doeltreffende en toepaslike dissiplinÍre stappe doen teen enige werknemer van die openbare liggaam wat

(i) hierdie Wet oortree of versuim om te voldoen aan 'n bepaling van hierdie Wet;
(ii) optree op 'n wyse wat die finansiŽle bestuur en interne beheerstelsel van die openbare liggaam ondermyn."
9. Daar word vertrou dat die instruksies in hierdie omsendbrief te alle tye nagekom sal word, sodat dit nie nodig sal wees om dissiplinÍre stappe teen enige beampte in te stel nie.
10. Enige navrae aangaande die inhoud van hierdie omsendbrief kan gerig word aan die volgende persone:
Mnr D Scholtz   tel. 021 467 2799
Mnr D Jacobs    tel. 021 467 2012
11. Verantwoordelike bestuurders word versoek om alle personeel van die inhoud van hierdie omsendbrief in kennis te stel.


GETEKEN: L.J. ELY
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2007:08:13