1. Die ontleding van die uitkomste van die PPBOS-modereringsproses vir die 2004/05-siklus het die volgende aangedui:
1.2 Meer personeellede op hoŽr vlakke het prestasiebonusse ontvang as personeellede op intreevlakke (1 tot 6).
1.3 Modereringspanele het probleme ondervind om benoemdes, op grond van die motiverings wat ontvang is, vir prysenswaardige en uitstaande prestasie aan te beveel. Motiverings het oor die algemeen nie voldoen aan die vereistes van [Personnel Management Minute] 0014 van 2005 nie. In sommige gevalle was die motiverings wat ontvang is nog geskoei op die verslagpatroon van die vorige prestasiebeoordelingstelsel. Die motiverings kon in sommige gevalle nie in verband gebring word met die ooreengekome uitkomste van die Individuele Prestasieplanne nie.
1.4 PosbekleŽrs, toesighouers en bestuurders het nie elkeen PPBOS-vorms (AANHANGSELS A-D) onderteken nie, wat die verwerking van die benoemings gestrem het.
1.5 Talle berekeningsfoute by die bepaling van die finale assesserings het voorgekom, wat foutiewe prestasie-aanslae tot gevolg gehad het.
1.6 Die algemene gehalte van dokumente dui daarop dat lynbestuurders nie die stelsel konsekwent gedurende die prestasiesiklus toegepas het nie.
2. Die volgende algemene aanslagfoute moet verhoed word om die regverdige toepassing van die PPBOS, asook die toekenning van voordele aan daardie werknemers wat erkenning verdien, te verseker:
2.1 Graderings

Lynbestuurders wat graderings toeken wat nie ooreenstem met die werklike werksprestasie van werknemers nie, skep onredelike verwagtinge by sodanige werknemers omdat hulle die toekenning van kontantbonusse as 'n uitgemaakte saak beskou. Die moderering van graderings is 'n integrale deel van die beoordelingsproses aangesien die uitkoms van die modereringsproses bepaal of kontantbonusse aan werknemers toegeken gaan word of nie.

2.2 Algemene tendens

Baie lynbestuurders gradeer al hulle werknemers as aanvaarbaar, ongeag werklike prestasie, ten einde konflik te vermy. Hierdie tendens dra beduidend by tot werknemers se traagheid om hulle te verbind tot prestasie en bereidheid om te presteer.

2.3 Stralekrans-effek

Die lynbestuurder ken aan almal 'n hoŽ aanslag toe, ongeag die werklike prestasie van die werknemers.

2.4 Onlangse-aanslagtendens

Lynbestuurders doen hulle oorsig op die laaste oomblik en neem dan nie die totale prestasie van werknemers oor die volle siklus in ag nie. Aanslae wat op hierdie wyse gedoen word gee dan 'n skewe beeld van werknemers se prestasie.

2.5 Klem op subjektiewe prestasie-kriteria

Lynbestuurders fokus op subjektiewe kriteria soos persoonlikheid en lojaliteit, in plaas van objektiewe kriteria soos die aantal kwalitatiewe en kwantitatiewe doelwitte wat bereik is.

2.6 Verhoudingseffek

Werknemers wat goeie verhoudings met lynbestuurders het, ontvang hoŽr aanslae, ongeag van werksprestasie, terwyl diť in minder goeie verhoudings as "onder aanvaarbaar" of "bevredigend" aangeslaan word.

2.7 Vooroordeelfout

Lynbestuurders laat toe dat persoonlike opvattings oor werknemers die gradering beÔnvloed.

3. Dit is belangrik om daarop te let dat 'n werknemer sy of haar salaris ontvang om werk ten minste op 'n ten volle aanvaarbare/bevredigende vlak te lewer. Verder moet die volgende kriteria in gedagte gehou word met betrekking tot die toekenning van 'n kontantbonus vir die 2005/2006-siklus:
3.1 'n Werknemer moes op 31 Maart van 'n jaar een jaar aaneenlopende diens op sy/haar huidige salarisvlak voltooi het;
3.2 Prestasiebonusse word toegeken vir werk wat kwalitatief en kwantitatief die werk wat op 'n ten volle aanvaarbare/bevredigende wyse verrig word, oortref. Met ander woorde, slegs werknemers wat bewys het dat hulle werkverrigting bygedra het tot uitmuntende dienslewering sal oorweeg kon word vir benoeming vir 'n kontantbonus.
3.3 Slegs 20% van die personeel is normaalweg hoŽ presteerders, waarvan 15% op prysenswaardige vlak (4) en 5% op uitstekende vlak (5) binne 'n organisasie presteer. Lynbestuurders moet dit in gedagte hou wanneer hulle die graderings in hulle komponente of opvoedkundige inrigtings doen.
4. Indien van prestasie-aanslae
4.1 Lynbestuurders word versoek om die voltooide aanslagvorms in te dien ten opsigte van hul Staatsdienspersoneellede, dit is Bylae A tot D, insluitende Appendix I (Motiveringsvorm) vir personeellede wat as prysenswaardig en uitstaande presteerders vir die 2005/06-siklus aangeslaan is.
4.2 Die volgende kontrolelys kan help om te verseker dat die volledig ingevulde bylae ingedien word:

NrItemJa/Nee
1Aanhangsel A ingevul, onderteken en gedateer 
2Aanhangsel B ingevul, onderteken en gedateer 
3Aanhangsel C ingevul, onderteken en gedateer; 2 vorms 
4Aanhangsel D ingevul, onderteken en gedateer 
5Aanhangsel E ingevul, onderteken en gedateer 
6Motivering ooreenkomstig voorskrifte 
7Werklike poging om presteerders te identifiseer (20%) 

4.3 Alle ingevulde PPBOS-vorms moet ingedien word by die Hoof: Onderwys, Wes-Kaap Onderwysdepartement, vir die aandag van: PPBOS-beampte, Direktoraat: Personeelbestuur (Staatsdienspersoneel), Kamer 10-11, Grand Central-gebou, Privaatsak X9114, Kaapstad 8000 teen nie later nie as 20 April 2007.
5. 'n Hulptoonbank vir lynbestuurders wat ondersteuning rakende die toepassing van die PPBOS verlang, is beskikbaar en al sodanige navrae kan gerig word aan die volgende beampte te Hoofkantoor:
Mnr RT Manasse
Tel: 021 467 2426
E-posadres: tmanasa@pgwc.gov.za
6. Bring asseblief die inhoud van hierdie omsendbrief onder die aandag van alle staatsdienspersoneel onder u toesig.


GETEKEN: G.J. ELLIOTT
HOOF: ONDERWYS
DATUM: 2007:03:23